Planning

Un logiciel de planning est un outil informatique qui simplifie la création des emplois du temps et des plannings de travail des collaborateurs, en se basant sur les horaires de leur contrat de travail et leurs éventuelles absences prévisionnelles posées dans le système.

Il permet d'automatiser les tâches des managers en les alertant en cas de non respect de certaines règles et contraintes, et ainsi de s'assurer d'avoir des plannings conformes et sans erreur.

Un logiciel de planning en ligne et digitalisé permet également de publier et communiquer les plannings en notifiant les collaborateurs directement sur leur mobile.

Un logiciel de planning a plusieurs avantages par rapport à un planning papier ou sur Excel:

• Gain de temps lors de la création des planning
• Evite les erreurs
• Optimise la productivité des équipes
• Fluidifie la communication entre managers et collaborateurs
• Réduit le flux d'emails
• Disponible à tout instant et sur n'importe quel support (ordinateur, tablette ou mobile)
• Permet de contrôler les accès en fonction des droits de chaque profil
• Un lien direct entre le planning et les heures à payer en fin de mois

En fonction de votre activité et de votre organisation, il existe plusieurs types de planification : planning projets, planning horaires, planning équipe, planning du personnel, planning d’activités, etc…Pour vous assurer de trouver le meilleur logiciel de planification, il est donc important de bien définir son besoin principal en terme de planning.

Planning projets ou planning d'activités

Un planning projet permet de planifier, d’attribuer et de suivre l’avancement de tâches afin d’atteindre un objectif global de fin de projet en terme de respect des temps passés, des délais et du budget.

Il permet d’indiquer pour chaque collaborateur les tâches sur lesquelles il doit travailler mais n’est pas forcément suivi à l’heure près, certains des collaborateurs pouvant être en forfaits jours par exemple.

Le plus généralement le planning projet ou planning d’activités permet d’alimenter les feuilles d’activités ou les comptes-rendus d’activités (CRA) de chaque collaborateur.

Planning horaire, planning du personnel ou planning équipe

Un planning horaires permet de planifier les emplois du temps de vos employés de manière très précise. Par exemple, dans un magasin il est possible d’indiquer que Sophie sera en Caisse de 9h à 11h puis en rayon de 11h à 12h30. Les temps de pauses peuvent également être suivi sur un planning horaires.

Par ailleurs le planning du personnel doit respecter les contraintes légales ou organisationnelles (respect des temps de repos, nombre de personnes présentes minimum, etc…).

Enfin chaque collaborateur a besoin de connaître son emploi du temps en avance pour s’organiser personnellement et savoir sur quelle activité il est affecté à tout moment, il est donc recommandé de communiquer le planning à son équipe au moins 7 jours à l’avance.

Le planning horaires doit être flexible et permettre des ajustements de dernière minute en cas d’absences ou de retard.

En fin de mois le lien avec la paie est essentiel puisque les horaires réalisés par les collaborateurs viendront alimenter leur fiche de paie.

Quels sont les avantages du planning d'équipe ?

• Coordination et collaboration : un logiciel de planning d'équipe facilite la coordination entre les différents membres, en permettant de voir les horaires de chacun. Il améliore la communication et la collaboration au sein de l'équipe, en évitant les conflits d'horaires et en assurant une répartition équilibrée des tâches.
• Gestion des compétences : le planning d'équipe permet de s'assurer que les compétences nécessaires sont présentes à tout moment. En planifiant les horaires en fonction des compétences, on s'assure que tous les besoins opérationnels sont couverts.
• Réponse aux imprévus : un logiciel de planning d'équipe flexible permet de réagir rapidement aux imprévus, comme les absences ou les pics d'activité. Il devient plus facile de reprogrammer les tâches et de redistribuer le travail sans affecter la productivité générale de l'équipe.
• Engagement et satisfaction des employés : lorsque les employés voient que leur disponibilité et leurs compétences sont prises en compte dans la planification, ils se sentent valorisés. Un bon planning d'équipe contribue à augmenter la satisfaction et l'engagement des employés, ce qui peut réduire le turnover et améliorer l'ambiance de travail.

Historiquement de nombreuses organisations utilisent Excel ou autre tableur pour gérer leur planning. Mais cet outil atteint vite ses limites pour répondre aux usages d’aujourd’hui (vous pouvez tout de même utiliser notre modèle de planning gratuit pour mettre en place une solution temporaire).

En effet, il est difficile de centraliser toutes les données RH au sein d’un tableur Excel, chaque service pouvant détenir une partie de l’information. Il n’y a pas de suivi ou d’alertes lorsqu’il y a des modifications, ce qui peut entrainer une désorganisation dans un service si une personne concernée n’a pas été informée.

Et les plannings sont peu adaptés au mobile, ils ne peuvent pas être consultés ou modifiés facilement sur un smartphone.

💡Découvrez nos 5 raisons d’abandonner vos fichiers Excel pour gérer les plannings!

Eurécia est un logiciel RH qui vous accompagne avec une suite de solutions RH simples et efficaces pour améliorer l’expérience au travail de vos collaborateurs.

Chez Eurécia nous sommes convaincus que l’épanouissement de vos collaborateurs est le facteur clé de performance de votre entreprise.

• Gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs en structurant les process RH (Dématérialisation des dossiers salariés, gestion des congés et absences, suivi des temps et activités, planning, gestion des notes de frais, paie externalisée, signature électronique…)
• Accompagnez le développement de vos talents (Recrutement, Onboarding, suivi des compétences, des objectifs, gestion de tous types d’entretiens, Formations…)
• Développez la cohésion entre les équipes et fluidifiez la communication (Communication interne, partage de bons plans, feedback entre collègues, indicateurs de bien-être…)

Les avantages du logiciel de planning Eurécia :

• Un outil évolutif permettant de gérer tout type de convention collective et qui s’adapte à tous les secteurs d’activité
• Des plannings intégrés à une solution SIRH globale permettant d’engager vos collaborateurs
• Une solution de planning moderne et intuitif pour assurer une bonne prise en main et l’adhésion de vos managers et collaborateurs
• Elu Service Client De l’Année pour la 3ème année consécutive, la satisfaction client est primordial chez Eurécia
• Une communauté active et des ressources pour nourrir votre quotidien RH

Pour bénéficier de tous les avantages d'un planning de travail, il faut s'assurer de le concevoir de manière efficace.

Pour réussir à créer un planning pour vos collaborateurs, il est recommandé de suivre ces étapes :

• Lister les tâches à réaliser : faire une to do list vous permet de poser sur le papier le travail à effectuer. Vous avez sous les yeux les missions à réaliser. Vous pouvez les hiérarchiser par importance ou urgence. Il est peut-être nécessaire de décomposer certaines tâches en plusieurs actions pour faciliter leur exécution. Cette liste est un outil d'organisation à part entière. Sauvegardez-la puis consultez-la régulièrement pour assurer un suivi du travail effectué.
• Définissez une échéance pour chaque mission
• Attribuer les tâches à une équipe ou à un collaborateur.
• Intégrer les différentes actions dans le planning : commencer par les plus importantes. Les tâches peu stratégiques seront insérées dans le planning s'il reste du temps.
• Communiquez le planning à vos collaborateurs : une fois le planning réalisé, envoyez-le à vos collaborateur ou à leurs managers. Il est préférable de le diffuser quelques jours avant le début de la semaine pour ne pas surprendre les salariés, surtout s'ils doivent partir en déplacement.

Bon à savoir : Le suivi du planning

Pour conserver toute son efficacité, le planning ne doit pas être figé. Il faut l'adapter aux imprévus. Ce peut être un collaborateur absent, une mission urgente s'ajoutant à la to do list ou un retard dans la réalisation d'une tâche.

Chaque entreprise a des besoins spécifiques, et le logiciel choisi doit pouvoir s'adapter aux spécificités de votre organisation. L'outil doit offrir des options de personnalisation permettant d'adapter les fonctionnalités et l'interface aux spécificités de votre entreprise. Que ce soit pour la gestion des équipes, les horaires de travail atypiques ou les processus internes, un logiciel flexible sera plus facile à adopter et à utiliser au quotidien.

Votre entreprise peut évoluer, et votre logiciel de planning doit pouvoir suivre cette évolution. Il doit être capable de s'adapter à une augmentation du nombre de salariés, à des changements dans l'organisation des équipes ou à l'intégration de nouvelles fonctionnalités selon les besoins futurs.

Le logiciel doit aussi pouvoir être intégré harmonieusement avec les processus existants de votre entreprise, sans créer de disruptions.

Pour des besoins très basiques en matière de gestion des plannings, un logiciel de planning gratuit peut être suffisant. Si vous souhaitez réellement prendre en charge et intégrer cette gestion dans le cadre de votre stratégie RH, une solution payante comme la nôtre est appropriée.