Matrice Eisenhower : Modèle gratuit à télécharger

Matrice Eisenhower : définition et méthode d'utilisation

La matrice d’Eisenhower est un outil permettant de prioriser les tâches à accomplir. Son objectif final est d’accroître la productivité de la personne l’utilisant. Pour cela, la matrice permet de classer les missions à accomplir dans un tableau à quatre cases. Après avoir complété le schéma, le collaborateur aura identifié les tâches les plus urgentes.  

Concrètement, la matrice d’Eisenhower se compose d’un tableau à quatre entrées, appelées « quadrants » :

• Le quadrant 1 est en haut à droite de la matrice : il s’agit de la case destinée aux missions urgentes et importantes.
• Le quadrant 2 est situé en haut à gauche du schéma : il accueille les taches importantes, mais non urgentes.
• Le quadrant 3 est situé en bas à droite du schéma : il permet de classer les actions non importantes, mais urgentes.
• Le quadrant 4 est en bas à gauche du tableau : cette dernière case sert à ranger les taches non importantes et non urgentes.

Présentation de notre modèle gratuit de matrice Eisenhower

Téléchargez gratuitement notre modèle de matrice Eisenhower et bénéficiez des avantages ci-dessous :

• L'amélioration de la productivité : faites plus, en moins de temps en concentrant vos efforts sur les tâches importantes et urgentes.
• Une réduction du stress : diminuez la pression en clarifiant vos priorités et en planifiant votre charge de travail.
• Une meilleure prise décision : libérez du temps en éliminant les tâches inutiles et en déléguant celles qui peuvent l'être.
• Un gain de temps et d'énergie : gagnez en clarté et en efficacité en visualisant et en organisant vos tâches.

Quels sont les 4 quadrants d'une matrice Eisenhower ?

Quelle organisation adopter pour être efficace au travail ? Il existe une multitude de méthodes. Parmi elles, la matrice d’Eisenhower est un outil très efficace pour prioriser ses tâches. Son principe est de répartir vos missions dans 4 quadrants en fonction de leur importance et de leur urgence. La méthode a été créée par le président américain Dwight D. Eisenhower, réputé pour sa gestion de son temps précise et performante. Pour lui, « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ». Après cette rapide définition de la matrice Eisenhower, intéressons-nous à son fonctionnement.

Le quadrant urgent et important

Ce premier quadrant comprend les tâches à faire en priorité. Il s’agit des missions :

• Devant être réalisées immédiatement. Le non-respect d’un délai court peut entraîner des conséquences pour votre entreprise.
• Vous permettant d’atteindre vos objectifs à long terme.

Vous pouvez classer dans cette case, les choses à faire vous causant le plus de stress. Il est normalement assez facile d’identifier les tâches à classer dans le quadrant n° 1.

Le quadrant important, mais non urgent

Le deuxième quadrant est réservé aux tâches stratégiques. Elles sont déterminantes pour l’évolution de l’entreprise, mais ne demandent pas une réalisation immédiate. N’ayant pas d’échéance, elles devront être effectuées dans un second temps, lorsque vous aurez fini vos missions urgentes et importantes.

Il est néanmoins nécessaire de les planifier dans votre emploi du temps. Il est facile de les négliger pour effectuer uniquement des missions urgentes.
 

Le quadrant urgent, mais pas important

Le troisième quadrant concerne les tâches sans importance pour la croissance de votre entreprise. Elles se reconnaissent aisément. Ce sont celles pour lesquelles vous n’avez pas besoin de mobiliser vos connaissances ou vos compétences.
 

Sans valeur ajoutée, il est préférable de déléguer ces missions afin de ne pas perdre de temps. De cette manière, vous allégez votre charge de travail tout en donnant à vos collaborateurs la possibilité d’améliorer leurs compétences.

Le quadrant non urgent et non important

Le dernier quadrant est celui des missions inutiles. Ni utiles ni importantes, elles sont à abandonner. Ces tâches risquent d’entraver votre productivité. Cela vous permettra de mieux cerner vos priorités. Vous pouvez aussi décider de les reporter à plus tard. Vous pourrez les réaliser pendant une période de creux.

Les avantages de la matrice d'Eisenhower sont sa simplicité de mise en place et son efficacité redoutable. Vous êtes intéressé par la méthode pour augmenter vos performances ?
Téléchargez notre modèle de matrice Eisenhower.
 

Comment savoir si une tâche est urgente ou importante ?

Pour utiliser la matrice d’Eisenhower, il faut être capable de distinguer les tâches urgentes ou les missions importantes. Ces deux notions sont subjectives, il est donc important de les définir avant de commencer à utiliser le schéma.

Une tâche urgente est une mission devant obligatoirement être réalisée. Si ce n’est pas le cas, des conséquences graves ou au moins dérangeantes surviendront. Dans les missions urgentes, il y a également une notion de délai à respecter. Pour ces tâches, il est possible de ressentir du stress.

Ce peut être, par exemple, le fait de devoir répondre à un appel d’offres ayant une deadline rapprochée. Devoir réaliser la déclaration de TVA dans les délais fixés par l’administration peut aussi être une mission urgente.

Une tâche importante relève de la stratégie d’entreprise. Il s’agit de mission sur le long cours visant à faire évoluer votre organisation. Ne pas les réaliser n’empêche pas à la continuité de l’activité à court terme. Néanmoins, sans elle, il n’est pas possible d’améliorer la croissance de l’entreprise. Pour réussir à la réaliser, il est important de se réserver des plages dans son planning.

Voici des exemples de tâches importantes :

• Planifier la digitalisation de l’entreprise.
• Participer à des événements de networking pour faire connaître son entreprise ou trouver de nouveaux clients et partenaires.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'outil ?

La matrice d’Eisenhower est intéressante, car elle permet de s’interroger sur sa méthode de hiérarchisation des tâches. Elle oblige à lister ses missions puis à leur attribuer un ordre de priorité. L’outil est très utile pour prendre du recul ou éviter de se laisser dépasser par son travail. Vous pouvez apprendre à dire non aux tâches inutiles grâce à la matrice.

Le schéma est notamment utile pour les managers. En remplissant le document, ils pourront identifier plus facilement les actions à déléguer, car elles possèdent peu de valeur ajoutée. Il s’agit donc d’une manière de :
 

• Réussir à déléguer pour se consacrer aux missions importantes.
• Maîtriser sa charge de travail.
• Déterminer le collaborateur pouvant s’occuper de la tâche en fonction de son expérience, tout comme ses compétences.

En utilisant la matrice d’Eisenhower, il faut également avoir conscience des limites de l’outil. Il reste un schéma très simplifié. Il peut vous conduire à porter des jugements réducteurs sur certaines missions. Il faut être capable d’utiliser la matrice tout en s’extrayant du schéma si c’est nécessaire.

Enfin, la matrice d’Eisenhower ne prend pas en compte les imprévues. Elle traite les missions ayant pu être listées au début de la journée ou au début de la semaine. Pensez à réserver des périodes sans tâches dans votre planning pour les imprévus.
 

Comment remplir une matrice Eisenhower ?

Pour compléter la matrice Eisenhower, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

Commencez par lister les tâches à effectuer. 

• Parcourez votre « to do list » pour analyser les différentes actions. À cette étape, vous devez commencer à classer les missions en fonction de leur importance ou de leur urgence.
• Ensuite, il faut remplir la matrice Eisenhower. Placez les tâches dans chaque quadrant.
• Vous disposez maintenant d’un outil utilisable pour organiser votre planning.

Avec l’outil complété, vous allez pouvoir faire votre planning précisément en attribuant les tâches urgentes puis importantes dans vos premières disponibilités. Les missions ayant peu de valeur ajoutée peuvent être réparties entre vos collaborateurs selon leur poste ou encore leurs expériences.