Matrice Eisenhower : Modèle gratuit à télécharger

Matrice Eisenhower : définition 

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des priorités qui permet de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle aide à mieux organiser son temps en évitant de se laisser submerger par les tâches secondaires.

Concrètement, la matrice d’Eisenhower se compose d’un tableau à quatre entrées, appelées « quadrants » :

• Le quadrant 1 est en haut à droite de la matrice : il s’agit de la case destinée aux missions urgentes et importantes.
• Le quadrant 2 est situé en haut à gauche du schéma : il accueille les taches importantes, mais non urgentes.
• Le quadrant 3 est situé en bas à droite du schéma : il permet de classer les actions non importantes, mais urgentes.
• Le quadrant 4 est en bas à gauche du tableau : cette dernière case sert à ranger les taches non importantes et non urgentes.
   

Quels sont les 4 quadrants d'une matrice Eisenhower ?

Vous vous sentez débordé par des tâches qui s’accumulent et ne savez plus par où commencer ? La matrice d’Eisenhower vous aide à prendre du recul et à organiser vos priorités. En classant vos tâches selon leur urgence et leur importance, vous reprenez le contrôle de votre temps et gagnez en efficacité.

Quadrant 1 : urgent et important

Ce premier quadrant concerne les tâches cruciales et urgentes, qui doivent être traitées sans attendre. Si elles sont ignorées, elles peuvent avoir des conséquences immédiates (perte financière, problème légal, dysfonctionnement critique)

• Exemple : un problème technique qui bloque les ventes d'un site e-commerce ou une échéance administrative (comme une déclaration d'impôts) à respecter.

Quadrant 2 : important, mais non urgent

Le deuxième quadrant est réservé aux tâches stratégiques. Elles sont déterminantes pour l’évolution de l’entreprise, mais ne demandent pas une réalisation immédiate. Sans d’échéance, elles sont effectuées dans un second temps, lorsque vous aurez fini vos missions urgentes et importantes. Le piège ? Les remettre à plus tard et finir par les négliger, car elles ne semblent pas urgentes sur le moment.
 

• Exemple : rédiger une stratégie marketing pour les prochains mois ou suivre une formation pour améliorer ses compétences.

Quadrant 3 : urgent, mais pas important

Le troisième quadrant concerne les tâches sans importance pour la croissance de votre entreprise. Ces tâches requièrent une action immédiate, mais elles n’apportent pas de réelle valeur ajoutée à votre activité. Elles sont souvent liées à des demandes externes qui prennent du temps sans contribuer directement à vos objectifs.

• Exemple : Répondre à des e-mails non essentiels ou assister à une réunion où votre présence n'est pas indispensable.

Quadrant 4 : non urgent et non important

Ces tâches n’apportent aucune valeur directe à votre productivité. Elles prennent du temps sans contribuer à vos objectifs. Si elles deviennent trop présentes, elles nuisent à votre efficacité et vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel.
 

• Exemple : Accepter des réunions inutiles par habitude ou effectuer des tâches secondaires qui pourraient être automatisées.

Présentation de notre modèle gratuit de matrice Eisenhower

Téléchargez gratuitement notre modèle de matrice Eisenhower pour :

• Améliorer votre productivité : faites plus, en moins de temps, en concentrant vos efforts sur d'importantes tâches urgentes.
• Réduire votre stress : diminuez la pression en clarifiant vos priorités et en planifiant votre charge de travail.
• Prendre de meilleures décisions : libérez du temps en éliminant les tâches inutiles et en déléguant celles qui peuvent l'être.
• Gagner du temps et d'énergie : gagnez en clarté et en efficacité en visualisant et en organisant vos tâches.

Comment savoir si une tâche est urgente ou importante ?

Pour utiliser la matrice d’Eisenhower, il faut être capable de distinguer les tâches urgentes ou les missions importantes. Ces deux notions sont subjectives, il est donc important de les définir avant de commencer à utiliser le schéma.

Une tâche est urgente si elle doit être réalisée rapidement sous peine d'avoir des conséquences négatives immédiates. Elle est importante si elle contribue à des objectifs à long terme ou a un impact significatif.

 

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'outil ?

La matrice permet de s’interroger sur la méthode de hiérarchisation des tâches. Elle oblige à lister ses missions puis à leur attribuer un ordre de priorité. 

Le schéma est utile pour les managers. En remplissant le document, ils identifient plus facilement les actions à déléguer, car elles possèdent peu de valeur ajoutée. Il s’agit donc d’une manière de :

• Réussir à déléguer pour se consacrer aux missions importantes.
• Maîtriser sa charge de travail.
• Déterminer le collaborateur pouvant s’occuper de la tâche en fonction de son expérience, tout comme ses compétences.

Cependant, cette méthode de priorisation a ses limites. Son schéma simpliste peut parfois conduire à une vision trop réductrice de certaines tâches. De plus, elle ne tient pas compte des imprévus : la matrice se base uniquement sur les missions planifiées. Pour éviter d’être débordé, il est préférable de prévoir des plages de disponibilité dans votre emploi du temps pour gérer les urgences.
 

Comment utiliser une matrice Eisenhower ?

Pour compléter la matrice Eisenhower, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

Commencez par lister les tâches à effectuer. 

• Parcourez votre « to do list » pour analyser les différentes actions. À cette étape, vous devez commencer à classer les missions en fonction de leur importance ou de leur urgence.
• Ensuite, il faut remplir la matrice Eisenhower. Placez les tâches dans chaque quadrant.
• Vous disposez maintenant d’un outil utilisable pour organiser votre planning.

Avec l’outil complété, vous allez pouvoir faire votre planning précisément en attribuant les tâches urgentes puis importantes dans vos premières disponibilités. Les missions ayant peu de valeur ajoutée peuvent être réparties entre vos collaborateurs selon leur poste ou encore leurs expériences.

Exemple de matrice Eisenhower pour un chef de projet MOA

Quadrant 1 : Urgent et important

• Valider le cahier des charges final avec le métier pour respecter la deadline de lancement du développement.
• Approuver une correction urgente en phase de recette car une anomalie bloque l’accès aux données clients.
• Répondre à une demande du DSI au sujet d'un problème de conformité RGPD.
• Coordonner une réunion avec la MOE pour corriger un problème bloquant avant la mise en production prévue dans 72h.

Quadrant 2 : Important mais pas urgent

• Préparer le plan de formation des utilisateurs pour assurer une adoption du CRM après déploiement.
• Analyser les retours des tests utilisateurs pour prioriser les améliorations à apporter dans la version suivante.
• Rédiger un guide de bonnes pratiques d’utilisation du CRM pour éviter une surcharge du support après la mise en production.

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

• Répondre aux questions répétitives des utilisateurs pilotes (peut être confié à un support dédié ou un membre de l’équipe).
• Envoyer les comptes-rendus de réunion aux parties prenantes (tâche administrative à confier à un assistant).
• Mettre en page les spécifications fonctionnelles avant transmission à la MOE.
• Organiser une session de démonstration pour les utilisateurs (logistique pouvant être prise en charge par un assistant de projet).

Quadrant 4 : Ni urgent, ni important

• Lire des articles génériques sur la gestion de projet CRM sans lien avec le contexte actuel.
• Tester des fonctionnalités non prioritaires du CRM qui ne seront utilisées que dans plusieurs mois.
• Faire une refonte esthétique des documents internes alors que leur contenu est déjà clair et compréhensible.