Modèle d'entretien de suivi du télétravail
gratuit à télécharger

Quel est l'objectif de faire un entretien de suivi de télétravail ?

L’article L 1222-10 du Code du travail précise les obligations de l’employeur dans la mise en place du télétravail :
 

• Informer ses collaborateurs des restrictions d’usage sur les équipements, les outils informatiques ou les services de télécommunication pendant le télétravail. Il doit également préciser les sanctions pouvant être imposées en cas de non-respect.
• Informer, mais aussi donner la priorité au collaborateur de reprendre un poste sans télétravail disponible.
• Organiser une fois par an un entretien pour évoquer les conditions d’activité ou encore la charge de travail du salarié en télétravail

L’entretien de suivi du télétravail n’est pas évoqué plus en détail. Il ne fait pas l’objet de sanction en cas de non-réalisation. Néanmoins, il s’agit d’un très bon exercice pour s’assurer du bon déroulement du télétravail.

Le télétravail est un mode de travail assez difficile à apprivoiser pour certains. Les salariés ne disposent plus du cadre de l’entreprise. Ils sont plus libres dans leurs horaires, dans leur organisation. Ils sont moins soumis au regard des autres, agissant parfois comme une « pression collective ». Des collaborateurs peuvent avoir du mal à gérer leur temps lorsqu’ils ne se rendent pas au travail. D’autres peuvent connaitre des difficultés à ne pas se laisser distraire ou à suivre leur planning comme au bureau. D’où l’intérêt de l’entretien de suivi du télétravail !

Le rendez-vous peut aussi être vu comme l’opportunité d’améliorer les pratiques de l’entreprise en matière de travail à distance. Les informations remontées par les managers pourront permettre d’améliorer les outils, l’organisation ou de mettre en place des actions à destination des télétravailleurs.

Le rendez-vous doit concerner tous les salariés en télétravail : ceux rencontrant des difficultés tout comme ceux s’épanouissant dans ce mode de travail. En effet, l’employeur ne peut pas faire de discrimination parmi ses collaborateurs.

L’entretien annuel dédié au télétravail a pour objectif d’améliorer les performances du collaborateur lorsqu’il travaille hors des murs de l’entreprise. Il doit aussi permettre de déterminer le niveau de bien-être physique comme mental du salarié.

Il est tout à fait possible de réaliser l’entretien de suivi du télétravail concomitamment à l’entretien annuel ou à l’entretien professionnel. Dans cette situation, il faudra toutefois veiller à bien séparer les deux entretiens. Vous pouvez par exemple énoncer le programme de la rencontre au début. Il est aussi recommandé de marquer une pause entre chaque entretien ou énoncer clairement la différence.

Il peut aussi être intéressant de réaliser l’entretien de suivi du télétravail de manière isolée. Vous pourrez ainsi le prévoir au moment le plus propice, c’est-à-dire si vous détectez une difficulté chez un collaborateur.
 

Quels sont les points à aborder pendant l'entretien ?

Lors de l’entretien de suivi, il est recommandé d’aborder les points suivants :
 

• Les conditions de travail.
• Les temps de travail.
• Le ressenti du salarié et du manager.
• Le droit à la déconnexion.

S’agissant des conditions d’exercice du télétravail, le manager et le salarié seront amenés à échanger sur le bien-être du salarié, physique comme mental. Il s’agit d’une obligation de l’employeur existant pour le travail au bureau, mais aussi pour le télétravail.

Il est d’abord important d’évoquer l’aménagement du poste de travail du salarié chez lui ou dans un tiers lieu (un espace de coworking, par exemple). Pour sa qualité de travail, le collaborateur doit disposer d’un endroit calme. Le manager peut lui recommander de s’isoler dans une chambre ou un bureau si c’est possible. Par manque de place, le salarié travaille dans son salon ? Le manager doit alors lui recommander de faire garder ses enfants pendant ses horaires de travail.

Durant cette phase de l’entretien du télétravail, il est intéressant d’aborder les points suivants :

• La charge de travail : à distance, le manager est moins à même de surveiller la charge de travail de son collaborateur. De plus, comme le salarié gagne du temps (en supprimant son temps de transport, par exemple), il peut être tenté d’en faire plus, donc de se retrouver dépassé.
• L’équilibre vie professionnelle/vie personnelle : en travaillant de chez soi, le collaborateur fait entrer son travail dans sa vie personnelle. Dans cette situation, certains éprouvent des difficultés à créer une barrière entre les deux. Le manager pourra alors donner des conseils d’organisation lors de l’entretien.
• La qualité de la communication et de la collaboration : à distance, il peut être difficile de conserver un lien avec ses collègues. Le manager doit s’assurer de la bonne maitrise par le collaborateur des outils de visioconférence ou de messagerie instantanée.
• Le bien-être physique et mental : les règles d’ergonomie s’appliquent aussi pour le poste de travail à distance. Le manager doit enfin vérifier si l’employé garde le moral en télétravail. 

La seconde étape de l’entretien de suivi du télétravail porte sur les modalités du travail à distance. Le collaborateur doit respecter :

• Les horaires tout comme les jours fixés par l’entreprise.
• Le lieu du télétravail.
• Les règles de suivi de son activité (par exemple, en déclarant les heures effectuées)

 
À la troisième étape, il s’agit de parler du ressenti du salarié. Le télétravail est un mode de travail ne convenant pas à tout le monde. Le salarié doit y trouver son compte. Ce n’est pas toujours le cas, mais il peut être difficile pour lui de l’exprimer. Il est donc recommandé au manager, à cette étape, d’évoquer :
 

• Les avantages du télétravail pour le collaborateur.
• Les inconvénients pour lui.

L’objectif final ici est de déterminer le niveau de satisfaction globale de l’employé. Vous pourrez ensuite mettre en place des actions correctives si nécessaire.

La quatrième étape est optionnelle. Elle peut être abordée rapidement par le manager. Il s’agit du rappel du droit à la déconnexion du collaborateur. La loi Travail du 8 août 2016 a introduit ce droit dans le Code du travail. Il consiste à ne pas obliger le salarié à se connecter à son environnement de travail en dehors des horaires officiels.

Quelles sont les étapes d'un entretien de suivi télétravail ?

Comme tous les entretiens « officiels », il est incontournable de les préparer. C’est la clé pour les rendre efficaces et utiles. Il est d’abord utile de se remémorer les objectifs globaux de l’entreprise s’agissant du télétravail. Ce doit être la base de l’entretien. Ensuite, il est recommandé de créer une grille d’évaluation du bon fonctionnement du télétravail. Pour cela, vous pouvez déterminer des indicateurs de performance : délai respecté, atteinte des objectifs, qualité du travail, collaboration avec l’équipe, communication avec les collègues, les clients ou les partenaires. Enfin, vous pouvez lister toutes les informations à recueillir lors de l’entretien.

Il est recommandé de fournir un formulaire de préparation de l’entretien au collaborateur. Cela lui permettra de connaitre à l’avance les points abordés pendant le rendez-vous pour mieux y réfléchir. C’est un moyen efficace de créer des échanges constructifs.

Au moment de l’entretien, il est important de créer un environnement propice aux échanges. Le manager peut réserver une salle de réunion pour s’assurer de ne pas être dérangé. Un environnement calme permet de mettre en confiance le salarié. Les différents entretiens annuels peuvent être source de stress pour les collaborateurs. C’est notamment le cas s’ils se sentent jugés. Le manager doit écouter avec bienveillance, tout en étant ouvert aux difficultés ou aux suggestions d’améliorations. 

Après le rendez-vous, il est incontournable d’effectuer un suivi. Le manager doit envoyer un compte-rendu de l’entretien à son collaborateur, évoquant les éventuelles actions d’amélioration à mettre en place.