Organigramme RH : une vision claire pour mieux piloter vos équipes

Un logiciel d’organigramme est un outil destiné à schématiser l’organisation d’une entreprise.

Il offre une vision d’ensemble :

• Du capital humain.
• Des liens hiérarchiques.
• Des liens fonctionnels.
• Des différents services.
• Des postes existants.

L’organigramme digital définit les canaux de communication. Pour faciliter la compréhension du schéma, il est possible d’y ajouter les portraits de chaque collaborateur.

La principale différence entre un organigramme manuel et un organigramme généré pour un logiciel est la flexibilité. La version numérique permet des mises à jour régulières. De cette façon, les salariés disposent à tout moment d’une photographie authentique. Le logiciel permet les interconnexions avec le SIRH (système d’information des ressources humaines) pour une coordination automatique des données.

Les principales fonctionnalités d’un logiciel d’organigramme sont les suivantes :

• Interface de création d’organigrammes avec la fonction « glisser-déposer ».
• Modèles et templates d’organigrammes prédéfinis.
• Choix des vues : hiérarchique, fonctionnelle, annuaire ou trombinoscope.
• Partage et exportation des organigrammes.
• Outil de recherche multicritère avec filtres.
• Synchronisation et automatisation avec les autres logiciels RH.

Vous recherchez un logiciel d’organigramme performant ? Pour trouver l’outil le plus adapté à votre organisation, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères.

• La compatibilité avec d’autres outils RH : pour diffuser le plus largement possible vos organigrammes, il est important de vérifier la compatibilité du logiciel d’organigramme avec vos autres solutions. Par exemple, il peut être intéressant de télécharger une version Word, Excel ou PDF. De plus, il est utile de pouvoir transférer un lien vers l’organigramme pouvant s’ouvrir depuis différents logiciels détenus par les interlocuteurs.
• La facilité d’utilisation : c’est essentiel pour assurer l’adoption de l’outil auprès de vos équipes RH, de la direction et de tous les salariés. Le logiciel d’organigramme doit posséder une interface facilement compréhensible. Son paramétrage doit se prendre en main aisément, sans nécessiter une longue formation. La présence d’une option « coller-déposer » ou de modèles à adapter peut vous faire gagner du temps. La facilité d’utilisation doit se traduire par la dématérialisation du document. Il est possible de consulter l’organigramme à tout moment, n’importe où.
• La personnalisation : chaque entreprise possède son organisation propre. Le logiciel d’organigramme sélectionné doit s’adapter à votre structure. Vérifiez la présence de plusieurs options de choix graphiques (couleurs, formes, flèches ou traits, etc.). Assurez-vous de la présence de nombreux modèles pour simplifier la création de votre organigramme. La personnalisation facilite une communication claire et transparente autour de votre organisation pour les salariés, mais aussi les partenaires. Les possibilités de spécialisation permettent d’augmenter l’efficacité du schéma et favorisent la productivité des collaborateurs. Toutes les informations sont énoncées de manière pertinente. Elles sont facilement accessibles.
• Les mises à jour automatiques avec la base de données RH interne : l’interconnexion de votre logiciel d’organigramme avec vos solutions numériques RH est incontournable. De cette manière, il est possible d’automatiser la création ou les mises à jour de l’organigramme. Par exemple, lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, il est automatiquement supprimé du schéma. Son remplaçant est ajouté en temps réel, sans nécessiter d’action manuelle de la part des équipes RH. L’interconnexion est un gage de gain de temps pour tous les acteurs de l’entreprise.
• Les prix et le modèle tarifaire : le prix du logiciel est un critère incontournable. Il doit respecter le budget fixé dans le cahier des charges. Il existe plusieurs modèles tarifaires. Vous pouvez vous tourner vers un logiciel d’organigramme en mode SaaS. Vous payez alors un abonnement mensuel ou annuel. Il est également possible d’acquérir une licence utilisateur à un tarif fixe. Pour chaque tarif, il est important de s’assurer des frais cachés auprès de l’éditeur (mise en service, intégration, service client, etc.)

Un logiciel d’organigramme doit proposer quatre grandes fonctionnalités.

Il doit posséder une fonction de création et de personnalisation des organigrammes.  Vous devez pouvoir réaliser un schéma représentatif de votre structure.

Il inclut :

• Une banque de formes (carrés, ronds, rectangles, triangles, etc.) afin de distinguer différentes missions, services ou postes.
• Un choix de liaisons (flèche ou trait, notamment)
• Un large échéancier de couleurs pour personnaliser l’organigramme.
• Un système de « glisser-déposer » afin de déplacer les éléments facilement.
• Des modèles ou templates pour faciliter la création de vos organigrammes.
• La possibilité d’apposer vos couleurs ou logos sur les organigrammes créés pour en faire un document corporate.

Le logiciel d’organigramme doit autoriser la mise à jour et la synchronisation des données d’entreprise. Ce type de schéma structurel est une photographie de l’organisation à un instant T. Toute évolution doit pouvoir être prise en compte rapidement pour proposer aux collaborateurs un organigramme actualisé. C’est un enjeu essentiel pour la performance de l’entreprise. Par exemple, cela peut éviter les erreurs d’interlocuteurs. La solution d’organigramme en ligne peut prévoir deux types de mise à jour  :  manuelle ou automatique via l’interconnexion de l’outil avec vos logiciels RH.

La solution d’organigramme digitale doit proposer la possibilité de gérer les accès et les droits d’utilisateurs.

Les équipes peuvent contrôler les personnes ayant accès aux informations structurelles des organigrammes. Il est possible d’autoriser l’accès à l’organigramme à un prestataire externe pour une durée limitée ou de le segmenter pour conserver certaines données stratégiques.

Enfin, le logiciel doit permettre de distinguer les collaborateurs pouvant consulter ou modifier les organigrammes. Limiter le nombre d’éditeurs des schémas structurels aide à éviter les erreurs de manipulation.

Le logiciel d’organigramme doit offrir la possibilité d’exporter et de diffuser les réalisations. L’exportation doit pouvoir se faire sous différents formats pour optimiser les possibilités de lecteur (Word, Excel, PDF, PNG…). La diffusion peut avoir lieu directement via le tableau de bord de l’outil ou via un lien d’invitation. Il est important de choisir une solution d’organigramme d’entreprise disposant de larges interconnexions avec vos logiciels RH en place.

Il existe un large éventail de solutions d’organigrammes digitaux sur le marché. La sélection du meilleur logiciel est une tâche complexe. Pour vous aider à vous décider, voici un tableau comparatif des principaux logiciels d’organigramme :