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Dématérialisation des bulletins de paie : de quoi parle-t-on ?
La dématérialisation des bulletins de salaire consiste à fournir aux salariés des fiches de paie sous format électronique. Les documents papier sont remplacés par des fichiers (le plus souvent des PDF) stockés dans des coffres-forts numériques. L’espace de stockage peut être internalisé sur les serveurs de l’entreprise ou dans le Cloud d’un prestataire.
La fiche de paie numérique a une valeur légale identique à celle du bulletin de salaire papier. L’employeur doit toutefois respecter certaines conditions techniques pour obtenir l’équivalence de valeur.
L’objectif de cette évolution est multiple. Elle vise tout d’abord à faciliter la conservation des bulletins de salaire par le salarié. Celui-ci dispose d’identifiants confidentiels lui permettant de se connecter pour retrouver ses fiches de paie à tout moment de sa carrière ou même après son départ à la retraite. Elle doit ensuite permettre un accès plus facile ou plus rapide aux bulletins de salaire. L’employé n’a pas à stocker les documents chez lui, il ne risque pas de les perdre ou de les jeter par erreur.
Il s’agit aujourd’hui du postulat pour les entreprises du secteur privé, tout comme pour les organismes de la fonction publique. Le collaborateur peut continuer à recevoir son bulletin de salaire au format papier uniquement s’il en fait la demande expresse.
En 2019, le taux de déploiement du bulletin de paie dématérialisé était de 26 %. En 2023, le taux s’élevait à 62 %. Une augmentation remarquable démontrant le caractère utile de la démarche.
Quels sont les avantages de dématérialiser les bulletins de paie dans mon entreprise ?
Dématérialiser les bulletins de paie est une opération avantageuse pour l’entreprise, comme pour ses salariés. Cette solution innovante permet de réduire les coûts opérationnels, de sécuriser les données, mais aussi de simplifier les processus administratifs.
- Economique : Le premier atout est économique. Passer au bulletin de paie dématérialisé permet d’économiser en moyenne 32 centimes par document. En effet, l’entreprise dépense moins en papier, impression, mise sous pli et enveloppe timbrée. L’économie se joue également au moment du stockage. L’archivage physique est plus cher comparé à l’archivage numérique. Au global, il faut compter 2,53 € pour l’édition, l’envoi puis le stockage d’une fiche de paie papier. Un bulletin de salaire dématérialisé coûte 0,40 €. Cela représente une économie substantielle pour les entreprises.
- Ecologique : Au-delà de l’économie financière, la dématérialisation permet de diminuer son empreinte environnementale. Le papier est le premier déchet du bureau. Avec la fiche de paie numérique, vous tenez une formidable opportunité de faire baisser ce chiffre. C’est une action de plus à inscrire dans votre plan RSE.
- Gain de temps : Le processus de dématérialisation représente également un gain de temps intéressant, notamment pour les ETI ou les PME. Il permet de consacrer moins de temps aux tâches administratives comme l’envoi par courrier des fiches de salaires. Il faut environ une heure pour envoyer 100 courriers. Les équipes RH disposent de plus de temps pour se concentrer sur les missions stratégiques à forte valeur ajoutée. Passer au bulletin numérique, c’est aussi réduire les erreurs humaines grâce à l’automatisation de l’édition du document. Les RH passent moins de temps à vérifier des fiches de paie litigieuses, à répondre aux interrogations des salariés sur le sujet ou à réaliser des corrections.
- Sécurité : Le dispositif de stockage des bulletins de paie électronique est plus sécurisant pour les données. Le stockage sur un serveur digital avec un accès personnalisé, mais surtout protégé permet de limiter le risque de perte ou de vol.
- Amélioration de la marque employeur : En proposant les bulletins de salaire électroniques, vous améliorez également votre marque employeur. Vous proposez une solution simple, transparente à vos collaborateurs. Le dispositif les rend autonomes sur la consultation ou encore le téléchargement de leurs informations. C’est un argument de plus pour améliorer la fidélisation de vos talents. Par exemple, un salarié peut se rendre sur son espace de stockage personnel le dimanche à 18 heures s’il souhaite préparer un dossier de demande de prêt dans lequel doivent figurer trois bulletins de paie
Quelles sont les informations obligatoires à faire figurer sur un bulletin de paie dématérialisé ?
Les informations qui doivent figurer dans une fiche de paie au format digital sont les mêmes que pour un bulletin de salaire en version papier. Veuillez trouver ci-dessous les mentions obligatoires à indiquer. Concernant l'identité de l'employeur :
- Son nom et son adresse ;
- Son numéro SIREN ;
- Son code APE/NAF ;
- La convention collective applicable.
Concernant l'identité du salarié :
- Son nom et son prénom ;
- Son poste et sa classification ;
- La période de travail concernée et le nombre d'heures effectuées.
Concernant les informations en lien avec le calcul de la rémunération :
- Le salaire de base ;
- La rémunération brute ;
- La rémunération nette avant impôt et le montant de l'impôt prélevé à la source ;
- Le nombre d'heures payées au taux standard et le nombre d'heures majorées ;
- Le montant et la nature des avantages (tickets-restaurant, frais, primes) ;
- Le montant des cotisations de prévoyance ;
- Le montant des exonérations ;
- Les repos compensateurs ;
- Les périodes de congés payés et son indemnité ;
- La date de paiement du salaire ;
- Mention d'information concernant la durée de conservation du bulletin.
Le solde des congés payés est généralement indiqué sur le bulletin de salaire. Cependant, cette mention est facultative.
Quelles sont les étapes à respecter pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?
Dites adieu aux rondes (carrément interminables) de distribution des bulletins de salaire. La dématérialisation des bulletins de paie passe par la mise en place d’un espace individuel et sécurisé.
Voici les 3 étapes du process de distribution des bulletins de paie dématérialisé avec le logiciel RH & paie Eurécia :
- Etape 1 : Vous importez l'ensemble des bulletins électroniques de vos collaborateurs en format PDF.
- Etape 2 : Grâce à l’extraction automatique du nom, du prénom et du numéro de sécurité sociale, chaque document légal est distribué dans le bon coffre-fort numérique.
- Etape 3 : Vous alertez vos collaborateurs de la distribution de leurs bulletins de salaire dans leur espace personnel.
Quelle est la réglementation à respecter concernant la dématérialisation des bulletins de paie ?
La dématérialisation du bulletin de salaire est un procédé technique officialisé en 2009 par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures.
La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, dite loi Travail, est venue affermir le dispositif. Elle a donné aux employeurs du secteur privé la possibilité de décider de la mise en place de la fiche de paie électronique. Depuis le 1er janvier 2017, c’est aux salariés souhaitant disposer de bulletins de paie papier d’en faire la demande expresse.
Dans l’implémentation de la dématérialisation des fiches de paie, l’entreprise doit respecter certaines conditions fixées par la loi Travail et inscrites au Code du travail à l’article L. 3243-2 (8) :
- Le stockage des documents dématérialisés doit durer 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
- La solution de dématérialisation doit garantir l’intégrité, la confidentialité des données, mais aussi la disponibilité des fiches de paie.
💡Bon à savoir : La cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire du coffre-fort numérique
Si l’entreprise ou son prestataire de stockage des bulletins de salaire ferme, le salarié doit en avoir connaissance trois mois avant la date de fermeture du service. Ce délai lui est laissé pour lui permettre de télécharger les fiches de paie dématérialisées, puis les stocker par lui-même.
Quel logiciel choisir pour faciliter la dématérialisation de mes bulletins de paie ?
Aujourd’hui, il existe plusieurs solutions vous permettant de dématérialiser vos fiches de paie. Chaque solution possède des atouts comme des inconvénients. L’outil choisi doit être adapté à votre organisation : nombre de salariés, filiales, franchise, types de salariés, utilisateurs principaux… En clair, quelles sont les spécificités de votre entreprise ? Vous pouvez établir en amont de vos recherches un cahier des charges décrivant vos besoins, mais aussi les spécificités de votre structure.
Pour identifier la bonne solution, vous pouvez aussi vous baser sur plusieurs critères :
- La simplicité d’utilisation du logiciel.
- Les conditions tarifaires de l’outil.
- Les possibilités d’interconnexion de la solution avec votre logiciel RH.
- La notoriété de l’éditeur du logiciel.
- Les garanties de sécurité et des respects des obligations légales.
- La disponibilité du service client.
La solution de dématérialisation des bulletins de paie d’Eurécia a été conçue pour répondre aux besoins de toutes les entreprises. Elle permet notamment l’édition des bulletins de salaire, puis leur envoi via un coffre-fort numérique de manière simplifiée, mais aussi rapide. Eurécia propose des mises à jour, comme des maintenances automatiques. Vous restez à la page en temps réel.
Un collaborateur est-il en droit de refuser la dématérialisation de son bulletin de paie ?
Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est la pratique de principe. Toutefois, un salarié peut refuser la dématérialisation de son bulletin de paie. Son employeur est alors tenu de lui faire parvenir le document sous format papier.
Le collaborateur doit être informé de cette possibilité de refus :
- Un mois avant le début de l’émission des bulletins de salaire dématérialisés.
- Au moment de son embauche.
Le collaborateur doit informer l’entreprise de sa décision par écrit. Il peut le faire à tout moment. L’entreprise a trois mois pour se conformer à la demande. Le salarié peut revenir sur sa décision en informant son employeur. Il existe des prestataires proposant une démarche multicanale, coffre-fort numérique ou encore édition des fiches de paie.
Que devient les bulletins de paie si un collaborateur quitte l'entreprise ?
Le bulletin de salaire sert à plusieurs moments de la vie d’un salarié : lors de l’achat de sa résidence, pour réaliser ses déclarations de revenus ou pour demander sa retraite. Il doit donc conserver ses fiches de paie pendant une longue période (50 ans ou jusqu’à ses 75 ans).
L’entreprise doit conserver les bulletins de ses collaborateurs pendant cinq ans au minimum. Elle doit aussi s’assurer que ces documents sont stockés jusqu’aux 75 ans du collaborateur, même s’il a quitté l’entreprise. Par une pratique commune, les fiches de paie dématérialisées restent dans le coffre-fort numérique du salarié toute sa vie.
Un employé peut posséder plusieurs coffres-forts numériques s’il a eu plusieurs employeurs. Chacune de ses entreprises peut avoir choisi un prestataire de stockage différent. Le salarié doit alors conserver les différents identifiants pour chaque coffre-fort. Ce dernier dispose du choix de faire envoyer ses anciennes fiches de paie vers son dernier espace de stockage pour simplifier sa gestion administrative.
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