BDES : modèle gratuit à télécharger

Quel est le contenu de la BDES ?

Le document qui rassemble toutes les données économiques et sociales de l’entreprise

La BDES compile toutes les données chiffrées relatives à l’entreprise dans un document unique : orientations stratégiques, documents comptables et financiers, bilan social, informations périodiques… Tout est désormais regroupé dans une base de données unique régulièrement actualisée, au format papier ou numérique.

Un support obligatoire pour la consultation des IRP

La BDES est mise à disposition des instances représentatives du personnel (IRP). Ce document essentiel sert de support aux consultations récurrentes et obligatoires du comité social économique (CSE) ou à défaut du CE, qui portent sur trois thèmes :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise 
• La situation économique et financière de l’entreprise 
• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Les informations contenues dans la BDES permettent aux IRP d’émettre un avis éclairé sur ces 3 sujets. Ainsi, cette base de données unique doit offrir aux IRP « une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ».

Les 4 étapes clés pour construire sa BDESE

Etape 1 : s'ouvrir à la négociation collective ou non ?

La négociation n’est pas obligatoire. C’est donc à vous de décider si vous souhaitez définir le cadre de la BDESE par accord collectif ou non.

Si vous optez pour la négociation, un accord d’entreprise, ou en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE, peut définir les éléments suivants :

• L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE
• Les modalités de fonctionnement (droit d’accès, niveau de mise en place dans une entreprise comptant plusieurs établissements)
• Le support et les modalités de consultation et d’utilisation de la BDESE
• La période sur laquelle portent les informations
• Le contenu de la BDESE, à travers l’ajout de nouvelles rubriques.

Pour être valide, l’accord d’entreprise doit avoir été signé par l’employeur et par une ou plusieurs organisations syndicales représentant 50 % des suffrages exprimés. L’accord avec le CSE, lui, doit avoir emporté l’adhésion de la majorité des membres de la délégation du personnel.

À défaut d’accord dans les entreprises de moins de 300 salariés, un accord ou une convention de branche peut aménager certains aspects de la BDESE.

Si vous ne souhaitez pas vous engager dans une négociation collective, la BDESE doit alors obligatoirement renseigner les indicateurs économiques, sociaux et environnementaux fixés par décret.

Etape 2 : le format de la BDESE

Numérique ou papier, c’est à vous de décider du format de la BDESE. Cependant, à partir de 300 salariés, la BDESE doit obligatoirement être sous format numérique.

Si vous optez pour le format numérique, soyez vigilant quant aux conditions de modification et d’accès au document pour éviter des erreurs et que des informations finissent entre les mains de mauvaises personnes.

Pour plus de sécurité, certains logiciels SIRH comme celui d’Eurécia proposent une extraction automatique de vos données sociales, économiques et environnementales. C’est également un gain de temps non négligeable puisque le tableau est configuré à partir des obligations légales.
 

Etape 3 : les modalités de consultation de la BDESE

Qui va pouvoir consulter la BDESE ? Comment ? Quand ? Le document unique met à la disposition des représentants du personnel des informations sensibles sur la vie économique, sociale et environnementale de l’entreprise. Il est donc important de définir les règles relatives à l’accès à la BDESE et à la confidentialité.
 

Etape 4 : mettre à jour la BDESE

La BDESE est une base de données vivante : elle doit être mise à jour régulièrement pour transmettre aux membres du CSE les informations les plus récentes dans le cadre de leurs consultations. Sans mise à jour, ils ne peuvent pas rendre un avis éclairé.

Enfin, à défaut d’accord collectif, c’est à vous de définir les modalités de mise à jour de la BDESE.

La BDES en pratique

Qui peut consulter la BDES ?

La BDES doit en permanence être accessible aux membres du CSE ou de toute autre IRP. Certaines personnes extérieures au CSE peuvent avoir accès à tout ou partie de la BDES, comme le médecin du travail, ou bien l’inspection du travail.

Tous les utilisateurs de la base de données ont une obligation de discrétion lorsque des informations sont indiquées comme confidentielles par l’employeur.

Comment et quand mettre à jour la BDES ?

La BDES doit être actualisée avant les 3 grandes consultations obligatoires annuelles du CSE (ou à défaut du CE).

Le contenu des différents bilans et rapports annuels doit aujourd’hui être disséqué de sorte à alimenter les bonnes rubriques de la base de données unique.

Pour certains éléments, le Code du travail prévoit qu’ils soient assortis d’une analyse ou d’explications… Les données brutes n’étant pas toujours très digestes ! Il est aussi possible de mettre à jour les données de la BDES, puis d’y déposer un rapport rédigé qui « décrypte » les informations chiffrées. Vous l’aurez compris, les données doivent dans tous les cas être compréhensibles par le commun des mortels.

Informer les élus du personnel

La mise à disposition de ces informations équivaut à la communication du bilan social, du bilan financier, etc. À chaque actualisation de la BDES, l’employeur doit notifier les représentants du personnel suffisamment tôt pour que ceux-ci puissent préparer leur consultation.

Que change la création du comité social et économique (CSE) pour la BDES ?

Les ordonnances Macron ont instauré le comité social et économique (CSE) et modifié quelques aspects relatifs à la BDES, ce qui génère un peu de confusion autour de celle-ci. Reprenons quelques points...

Le CSE est la nouvelle IRP

Il fusionne et remplace le CHSCT et le CE (ou à défaut les délégués du personnel). Le CSE est instauré dans toutes les entreprises de 11 salariés et plus, au plus tard au 1^er janvier 2020. En attendant, les entreprises dotées d’un CE ou de délégués du personnel appliquent les anciennes règles.

Rôle du CSE

Dans les entreprises de 11 à moins de 50 salariés, les attributions du CSE sont réduites et se rapprochent de celles des délégués du personnel.

A compter de 50 salariés, le rôle du CSE est très proche de celui du CE et du CHSCT. Comme ces IRP, il fait l’objet des 3 grandes consultations obligatoires. La base de données doit être actualisée suffisamment tôt pour que le CSE en prenne connaissance avant les consultations. Après celles-ci, il émet des avis ou des vœux, auxquels l’entreprise est tenue de répondre de façon argumentée.

Qui est concerné par la BDES ?

Les sociétés dont l'effectif atteint 50 salariés

Rappelons que la BDES est obligatoire pour les entreprises de 50 salariés et plus. Dans celles comptant plusieurs établissements, c’est l’effectif total qui est pris en compte. Par ailleurs, une BDES est toujours mise en place au niveau de l’entreprise : les différents établissements d’une même entreprise ou les groupes rassemblant plusieurs entreprises peuvent se doter eux aussi d’une base de données, mais celle-ci vient se rajouter à la première, et non la remplacer.

Qui dans l'entreprise ? 

C’est à l’employeur qu’il revient de concevoir, remplir, tenir à jour et mettre à disposition la BDES. Le renseignement de certaines informations peut être délégué aux services compétents, comme les ressources humaines ou le service financier.

Comme indiqué précédemment, la BDES est destinée aux représentants élus du personnel. 

Quelles informations doivent obligatoirement figurer dans la BDES ?

Des sujets incontournables

À défaut d’accord sur le contenu de la BDES, celui-ci est détaillé précisément aux articles R. 2312-8 (pour les entreprises de moins de 300 salariés) et R. 2312-9 (pour les entreprises de plus de 300 salariés) du décret du 29 décembre 2017.

Dans les deux cas, plusieurs thèmes sont incontournables :

• L’investissement social, matériel et immatériel
• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l'entreprise
• Les fonds propres, endettements et impôts
• La rémunération des salariés et des dirigeants
• Les activités sociales et culturelles
• La rémunération des financeurs
• Les flux financiers à destination de l’entreprise
• Les partenariats
• Pour les entreprises appartenant à un groupe, les transferts commerciaux et financiers entre entités du groupe

A noter : les deux dernière rubriques énoncées peuvent dorénavant être écartées par accord : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. 

Rappel : depuis le 1^er janvier 2016, les entreprises doivent dresser le bilan de l’avancement de l’égalité femmes-hommes, et détailler les mesures prises pour favoriser celle-ci.

Forme

Les informations contenues dans la BDES sont présentées sous forme de données chiffrées ou de grandes tendances. Si ce n’est pas possible, l’employeur doit expliquer quelles informations sont manquantes, et pourquoi.

Période couverte

En l'absence d'un accord spécifiant une autre période, les informations de la BDES portent sur l'année en cours ; les deux années précédentes et les trois années suivantes (il s’agit alors de perspectives). Il n’est pas obligatoire de conserver les données des années antérieures.

Comment s'organise l'accès à la BDES ?

Dans les entreprises de moins de 300 salariés

La base de données doit être mise à disposition du CSE de manière permanente. Tous les membres du CSE et les représentants du personnel peuvent y accéder s’ils en ont besoin. Il ne peut être fait de distinction en fonction du poste, du profil ou de l’ancienneté.

La notion de permanence est définie dans le Code du travail. Elle ne signifie pas forcément un accès 24 heures sur 24, mais plutôt la possibilité d’y accéder à tout moment sur les horaires de travail. Si la BDES est au format électronique, l’accès 24 heures sur 24 est facile à instaurer. Le format papier ne le permet pas.

Les dirigeants de l’entreprise sont ensuite libres de fixer les règles d’accès relatives à la consultation, à l’utilisation et à l’actualisation de la base de données comme ils l’entendent. L’organisation de l’accès doit toujours permettre aux CSE et aux représentants du personnel d’exercer les prérogatives de manière efficace.

L’employeur dispose du choix du support de la BDES : il peut être papier ou informatique.

Dans les entreprises de plus de 300 salariés

Dans les grandes entreprises, l’accès au BDES se fait nécessairement sur un support informatique. Les membres du CSE et les représentants du personnel ont le droit d’y accéder en permanence. L’entreprise est contrainte d’organiser une communication trimestrielle pour le CSE afin de l’informer :

• des retards de paiement des cotisations sociales, s’il y en a ;
• la situation des commandes et des productions ;
• de l’évolution des effectifs salariés et de la qualification des collaborateurs.

L’employeur est libre de déterminer les règles d’accès au BDES, comme pour les entreprises de moins de 300 salariés. Des dispositions dans la convention collective ou l’accord de branche peuvent venir définir les conditions d’accès au BDES. L’employeur est alors tenu de les respecter.

Quelles sanctions en cas de BDES incomplète ou non mise à jour ?

En l’absence de BDES, l’employeur s’expose à une amende de 7 500 € pour délit d’entrave. En droit du travail, cela signifie que par son comportement (volontaire ou non), l’employeur empêche le fonctionnement normal d’une IRP ou l’exécution de ses missions.

En cas de BDES incomplète ou non mise à jour, le CSE ou l’IRP peut saisir le tribunal de grande instance, qui contraindra l'employeur à communiquer les éléments manquants.

BDES : ce qui a changé en 2018 avec la réforme du Code du Travail

Quoi de neuf depuis les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 ?

Le contenu de la BDES s’ouvre à la négociation

La réforme du Code du Travail renforce le rôle des accords majoritaires dans le dialogue social au sein de l’entreprise (article L. 2232-12). Plusieurs points de la BDES peuvent être négociés par ce biais.

Ainsi, un accord d’entreprise, ou en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE, peut définir les éléments suivants :

• L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES
• Les modalités de fonctionnement (droit d’accès, niveau de mise en place dans une entreprise comptant plusieurs établissements)
• Le support et les modalités de consultation et d’utilisation de la BDES
• La période sur laquelle portent les informations
• Le contenu de la BDES, à travers l’ajout de nouvelles rubriques

Pour être valide, l’accord d’entreprise doit avoir été signé par l’employeur et par une ou plusieurs organisations syndicales représentant 50 % des suffrages exprimés. L’accord avec le CSE, lui, doit avoir emporté l’adhésion de la majorité des membres de la délégation du personnel.

À défaut d’accord dans les entreprises de moins de 300 salariés, un accord ou une convention de branche peut lui aussi aménager certains aspects de la BDES.

A noter : cette négociation n’a rien d’obligatoire. En l’absence d’accord concernant la base de données économiques et sociales, les règles fixées par décret s’appliquent.

Pour les grosses entreprises : BDES numérique et bilan social intégré

Dans les entreprises de 300 salariés et au-delà, la BDES doit obligatoirement être disponible sur un support numérique. Les autres peuvent opter pour un support papier.

Enfin, tout le contenu du bilan social doit aujourd’hui être intégré dans la base de données économiques et sociales.

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