En 2024, le coût moyen de traitement d'une note de frais manuelle est d'environ 50 €. Près de 20 % des notes de frais papier contiennent des inexactitudes , soulignant l'importance d'une gestion rigoureuse. La digitalisation apparaît comme une solution prometteuse, permettant de réduire la durée de validation et, par conséquent, les délais de remboursement. Cet article explore les défis actuels, les meilleures pratiques, les innovations technologiques en faveur d’une gestion plus efficace des frais professionnels en entreprise.
Enjeux, impact financier de la gestion des notes de frais : chiffres en 2024
La gestion des notes de frais représente un défi significatif pour les entreprises, sur le plan financier comme administratif.
Impact financier, administratif
La gestion manuelle des notes de frais implique :
- La saisie.
- La transmission des justificatifs aux différents services.
- Le contrôle.
- Le respect de la politique de remboursement.
- La correction des erreu
En moyenne, le traitement d’une note nécessite 20 minutes. En cas d'erreur, la durée de travail est allongée de 18 minutes supplémentaires.
Les erreurs sont fréquentes lors du traitement manuel, engendrant des pertes de temps considérables. Elles peuvent être largement évitées grâce à l'utilisation de systèmes OCR (reconnaissance optique de caractères).
La réduction des dépenses liées à la gestion des notes de frais passe également par l'identification, puis l'élimination des coûts cachés associés à la gestion manuelle. Parmi eux, le temps passé à la recherche de justificatifs manquants ou à la correction d'erreurs de saisie.
🔎 Exemple concret
Une entreprise de 100 employés traite en moyenne 5 notes de frais par employé et par mois. Elle peut économiser jusqu'à 30 000 € par an en passant à un système digitalisé, réduisant le coût de traitement à environ 15 € par note.
👉 Pour aller plus loin
Quels risques face aux erreurs de gestion des notes de frais dans une PME ?
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Conformité légale, fiscale
Le risque de redressement URSSAF en cas de non-conformité des justificatifs est réel. Il peut entraîner des conséquences financières significatives pour l'entreprise. De plus, il est obligatoire de conserver les justificatifs pendant dix ans pour les contrôles fiscaux . La digitalisation des notes de frais réduit considérablement les risques de perte des documents papier, en les stockant sur un espace en ligne unique, sécurisé.
Satisfaction des collaborateurs
La gestion efficace des notes de frais a un impact direct sur la satisfaction des collaborateurs. Les cadres de TPE, par exemple, sont souvent confrontés à des délais de remboursement excessifs, avec plus de deux semaines d'attente pour 75 % d'entre eux. Cette situation génère du stress, de l'insatisfaction.
La dématérialisation des notes de frais répond à cette attente en accélérant les processus, réduisant ainsi le stress des employés tout en améliorant leur productivité. Certaines solutions, comme Eurécia, permettent de diviser par deux le délai de remboursement.
Transformation digitale : comment choisir, puis implémenter la solution de gestion des notes de frais idéale ?
La transformation digitale de la gestion des notes de frais est une étape cruciale pour optimiser ce processus.
Choix d'une solution adaptée
Le choix d'une solution de gestion des notes de frais doit se faire en fonction des besoins de l'entreprise. Les fonctionnalités clés à évaluer incluent :
- La reconnaissance optique de caractères (OCR) pour l'extraction automatique des données des justificatifs.
- L'intégration bancaire pour la réconciliation automatique des dépenses.
- Un workflow de validation configurable selon la structure de l'entreprise.
- La scalabilité, pour que la solution puisse accompagner sa croissance.
💡 Conseil pratique
Etablissez une grille de critères pondérés incluant le coût, les fonctionnalités, la facilité d'utilisation, le support client. Testez au moins trois solutions différentes avant de faire votre choix final.
Intégration avec le système d'information existant
L'intégration de la solution de gestion des notes de frais avec le système d'information existant est cruciale pour maximiser son efficacité. Cela implique :
- La connexion avec le SIRH pour la mise à jour automatique des données collaborateurs.
- L'interfaçage avec le logiciel comptable pour l'imputation automatique des dépenses.
Une intégration réussie permet d'éliminer les doubles saisies tout en réduisant considérablement les erreurs.
Formation des utilisateurs
La formation des utilisateurs est une étape clé pour assurer l'adoption, l'utilisation efficace de la nouvelle solution. Il est recommandé d'organiser :
- Des sessions de formation en présentiel, à distance pour s'adapter à tous les profils d'utilisateurs.
- Un système de parrainage entre utilisateurs expérimentés, novices pour faciliter la prise en main.
Une formation adéquate maximise rapidement le retour sur investissement (ROI) de la solution.
💡 Astuce
Créez des tutoriels vidéo courts (2-3 minutes) pour chaque fonctionnalité clé de l'outil. Ces vidéos peuvent être facilement consultées par les utilisateurs en cas de besoin, réduisant ainsi la charge sur le support IT.
Comment élaborer une politique de frais claire et équitable ? Conseils, exemples
Une politique de frais bien définie est essentielle pour une gestion efficace des dépenses professionnelles.
⏳ Découvrez 3 astuces pour arrêter de perdre votre temps à courir après les justificatifs de notes de frais.
Définition des catégories de dépenses
La première étape consiste à créer une matrice des dépenses autorisées selon les fonctions, niveaux hiérarchiques. Elle doit être facile à comprendre, accessible à tous les collaborateurs.
La mise en place d'un système de tags pour catégoriser les dépenses facilite l'analyse ultérieure par projet ou département.
Exemple de catégorisation :
- Déplacements : transport, hébergement, repas.
- Bureau : fournitures, équipement informatique.
- Formation : frais d'inscription, matériel pédagogique.
- Relations clients : repas d'affaires, cadeaux (dans la limite légale).
Fixation des plafonds par type de frais
La définition de plafonds de dépenses est cruciale pour contrôler les coûts. Voici quelques approches :
- Utiliser des données de marché pour définir des plafonds d'hébergement par ville.
- Mettre en place des limites de remboursement avec possibilité de justification pour les dépassements exceptionnels.
- Paramétrer des forfaits pour certains types de dépenses (repas, téléphone, etc.)
💡 Conseil pratique
Révisez vos plafonds annuellement en tenant compte de l'inflation, des tendances du marché. Communiquez clairement tout changement à vos employés.
Procédure de validation, délais de remboursement
Le processus pour valider les notes de frais peut inclure :
- Un workflow de validation à plusieurs niveaux selon les montants.
- Un engagement sur un délai de remboursement maximum (par exemple, cinq jours ouvrés après validation).
👉 Exemple de workflow :
- Notes de frais < 100 € : validation automatique.
- 100 - 500 € : validation par le manager direct.
- 500 € : validation par le manager direct et le responsable financier
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le remboursement des notes de frais.
Cas particuliers (déplacements à l'étranger, invitations clients)
La politique de frais doit également prévoir des règles pour les cas particuliers :
- Les déplacements à l'étranger, avec des règles spécifiques pour les frais en devises étrangères.
- Les invitations clients, nécessitant parfois un processus de pré-approbation.
- L'utilisation d'un barème kilométrique légal ou sur mesure pour les déplacements en voiture personnelle.
Certaines solutions, comme Eurécia, offrent des fonctionnalités avancées. Parmi elles, le calcul automatique des taux de change pour les notes en devises étrangères.
Contrôle, optimisation fiscale : comment maximiser la récupération de la TVA ?
La récupération de la TVA sur les notes de frais permet non seulement de diminuer les coûts opérationnels, mais aussi d'augmenter les liquidités disponibles.
Récupération de la TVA
Plusieurs stratégies peuvent être mises en place pour optimiser la récupération de TVA :
- Utilisation de l'OCR pour extraire automatiquement les informations des justificatifs, y compris les montants de TVA.
- Mise en place d'un dashboard de suivi de la TVA récupérable par mois, catégorie de dépenses.
- Formation des collaborateurs à la collecte de justificatifs conformes pour la récupération de TVA.
💡 Conseil fiscal
Assurez-vous que votre solution est capable de gérer les différents taux de TVA, les règles spécifiques à chaque pays. Cette fonctionnalité est particulièrement importante pour les entreprises opérant à l'international.
Détection des fraudes, des erreurs
La lutte contre la fraude et les erreurs est essentielle pour maintenir l'intégrité du processus de gestion des notes de frais :
- Utilisation de l'intelligence artificielle pour détecter les anomalies, doublons.
- Mise en place d'un processus d'audit aléatoire sur un échantillon de notes de frais.
Tableaux de bord, reporting
Des outils de reporting performants permettent un meilleur contrôle, une optimisation continue :
- Mise en place d'alertes automatiques pour les dépenses inhabituelles.
- Création de rapports mensuels par département pour le suivi budgétaire.
- Développement d'un dashboard de benchmarking interne des dépenses entre équipes similaires.
✅ Ce que propose eurécia
- Export sans ressaisie vers la comptabilité.
- Calcul des titres-restaurants.
- Autonomie des collaborateurs, managers dans la gestion et la validation des notes de frais.
- Enregistrement des notes, justificatifs via l’appli myEurécia.
- Reporting des dépenses.
Responsabilisation des collaborateurs : quelles stratégies d'engagement, de sensibilisation ?
Les employés responsabilisés prennent des décisions éclairées sur leurs dépenses. Ils sont plus enclins à respecter les politiques de l'entreprise, mais aussi moins susceptibles de soumettre des demandes frauduleuses.
💡 Impliquer vos équipes dans le processus des notes de frais, c’est essentiel pour le rendre fluide et efficace. Découvrez comment faire adhérer les salariés à la procédure de notes de frais.
Communication transparente sur les enjeux financiers
Elle peut notamment reposer sur :
- Le partage trimestriel des indicateurs clés de performance liés aux notes de frais.
- L’organisation de sessions de sensibilisation concernant l'impact des frais sur la rentabilité de l'entreprise.
🔎 bon à savoir : comment expliquer la hausse de 8,57% des notes de frais entre 2022 et 2023 ?
Cette augmentation s'explique par plusieurs facteurs :
- L'inflation persistante en 2023, ayant entraîné une hausse des coûts pour les repas, les transports, l'hébergement.
- La reprise définitive de l'activité économique post-Covid, conduisant à une augmentation des déplacements professionnels, des déjeuners d'affaires.
- Une augmentation de 5 % du nombre de notes de frais soumises, reflétant une activité professionnelle plus intense.
- Les principaux postes de dépenses restent les transports (51,5 % du total), avec une augmentation de 8,85 % comparativement à 2022. Les repas d'affaires représentent 19,7 % des dépenses, en légère hausse de 0,31 %. Un fait notable est l'explosion de 51,25 % en 2023 des transactions liées aux formations, même si elles représentent seulement 0,44 % des dépenses totales.
Gamification du processus
La gamification peut encourager les bonnes pratiques :
- Récompenser les collaborateurs les plus vertueux en matière de dépenses.
- Mise en place d'un système de points basé sur la rapidité de soumission, la qualité des justificatifs.
idée de gamification
Créez un classement mensuel des « champions de l'optimisation des frais ». Offrez des récompenses symboliques (ex : badge virtuel, petit déjeuner avec le CEO) aux meilleurs performeurs.
Sensibilisation à l'impact environnemental des déplacements
L'intégration de considérations environnementales peut responsabiliser davantage les collaborateurs. Vous pouvez notamment implémenter un calculateur d'empreinte carbone dans l'outil de note de frais ou encore promouvoir des alternatives écologiques via des notifications push. Par exemple, encouragez l'utilisation du train au lieu de l'avion pour les trajets de moins de 3 heures.
Innovations technologiques : l'avenir de la gestion des frais professionnels
Les avancées technologiques ouvrent de nouvelles perspectives pour la gestion des frais professionnels.
Cartes bancaires corporate à débit différé
L'utilisation de cartes bancaires corporate offre de nombreux avantages :
- Intégration des relevés bancaires directement dans l'outil de gestion des notes de frais.
- Mise en place de limites de dépenses dynamiques basées sur les profils, les déplacements prévus.
Intelligence artificielle prédictive pour les budgets
L'IA apporte une dimension prédictive à la gestion des frais :
- Utilisation du machine learning pour prédire les dépenses futures par période, par catégorie.
- Développement d'un assistant virtuel pour guider les collaborateurs dans leurs choix de dépenses.
cas d'usage de l'ia
Un assistant virtuel pourrait suggérer le meilleur hôtel en fonction du budget alloué, la proximité du lieu de rendez-vous, les préférences passées du collaborateur. Il optimiserait ainsi les dépenses tout en améliorant l'expérience utilisateur (UX).
Intégration de la comptabilité analytique
L'intégration poussée avec la comptabilité analytique permet une gestion plus fine :
- Automatisation de la ventilation des frais généraux sur les différents projets ou départements.
- Mise en place d'un système de facturation interne automatisé pour les frais inter-départements.
💡 Les 3 points clés à retenir
- La digitalisation des notes de frais est essentielle pour réduire les coûts de traitement, améliorer la conformité, accélérer les remboursements.
- Une politique de frais claire, équitable, bien communiquée est la clé pour responsabiliser les collaborateurs, optimiser les dépenses.
- Les innovations technologiques, comme l'IA ou l'intégration poussée avec les systèmes comptables, ouvrent de nouvelles perspectives pour une gestion plus efficace, prédictive des frais professionnels.
Team Eurécia
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