En France, 20 % des effectifs RH sont consacrés à la gestion des temps et des activités (GTA) et de la paie. L’utilisation d’une solution de gestion des temps et des activités (GTA) permet de mieux organiser le travail selon l’activité, les ressources humaines. Grâce à une meilleure planification, elle améliore la productivité, simplifie le respect des obligations liées au temps de travail, optimise la qualité de vie du personnel.
Qu'est-ce que la GTA ?
La gestion des temps et des activités (GTA) englobe l’ensemble des processus et outils liés au suivi, à l’analyse, à l’optimisation du temps de travail des collaborateurs. Elle va bien au-delà du simple pointage. Elle offre une vision globale de l’utilisation du temps dans l’entreprise. Elle permet ainsi d’améliorer la productivité, la qualité de vie au travail.
Concrètement, la GTA couvre plusieurs aspects essentiels de la gestion des ressources humaines :
- Gestion précise du temps de travail.
- Suivi des heures supplémentaires.
- Attribution de tâches aux salariés, équipes.
- Organisation des plannings.
- Gestion des congés, absences.
- Suivi de la productivité.
Par exemple, un système de GTA moderne permet à un manager de visualiser en temps réel les heures effectuées par son équipe, anticiper les dépassements d’horaires, puis ajuster les plannings en conséquence. Pour un collaborateur, cela peut se traduire par la possibilité de consulter facilement son solde de congés ou faire une demande d’absence directement depuis son smartphone.
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Gestion des temps et des activités : quel cadre légal et réglementaire ?
La mise en place d’une GTA efficace doit impérativement s’inscrire dans le respect du cadre légal comme réglementaire. Les principaux textes à connaître sont :
- Les articles D3171-1 à D3171-16 du Code du travail.
- La DIRECTIVE 2003/88/CE du Parlement européen et du Conseil.
- Les articles L3121-1 à L3121-69 du Code du travail.
- Les politiques de "droit à la déconnexion".
Par exemple, l’article D3171-8 du Code du travail stipule que si les salariés d’un atelier, service ou d’une équipe ne sont pas soumis au même horaire collectif, la durée du travail de chacun d’entre eux doit être décomptée quotidiennement :
- Soit en relevant les heures de début et de fin de chaque période de travail.
- Soit en relevant le nombre d’heures de travail réalisées.
La DIRECTIVE 2003/88/CE, quant à elle, impose une durée maximale hebdomadaire de travail de 48 heures en moyenne, périodes supplémentaires comprises. Ces dispositions doivent être intégrées dans les paramètres de l’outil de GTA pour garantir leur respect.
Le "droit à la déconnexion" est introduit dans le Code du travail français en 2016. Il oblige les entreprises à négocier avec les partenaires sociaux des mesures visant à réguler l’utilisation des outils numériques . Un outil de GTA moderne peut contribuer à l’application de ce droit, comme le blocage de l’accès aux e-mails professionnels en dehors des heures de travail.
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Quelle évolution de la GTA face aux nouveaux modes de travail ?
L’impact du travail hybride est considérable. Les outils de GTA doivent permettre un suivi cohérent des temps, activités, que les collaborateurs soient sur site ou à distance. Par exemple, une entreprise peut mettre en place un système de pointage virtuel, afin de signaler le début et la fin de leur journée aux télétravailleurs, via une application mobile.
L’adaptation au travail à distance implique également de repenser la manière dont la productivité est mesurée. Au lieu de se focaliser uniquement sur le temps passé, certaines entreprises mettent en place des systèmes d’objectifs, résultats (OKR - Objectives and Key Results) pour évaluer la performance des salariés à distance.
La gestion des équipes internationales, des fuseaux horaires, ajoute une couche de complexité supplémentaire. Les outils de GTA modernes doivent pouvoir gérer ces différences horaires, avec un respect des législations locales.
Quels sont les avantages d'un outil de gestion des temps et des activités ?
L’adoption d’un outil de GTA moderne offre de nombreux bénéfices pour l’entreprise. Il transforme la gestion du temps d’une tâche administrative en un véritable levier de performance. Ses principaux avantages sont :
- Automatisation des processus.
- Facilitation de la planification.
- Conformité aux obligations légales.
- Amélioration de la visibilité sur les emplois du temps.
- Optimisation de l’équilibre vie privée/vie professionnelle.
- Aide à la prise de décision.
Par exemple, une entreprise de 100 salariés habituée à un système de feuilles de temps papier peut économiser plusieurs jours de travail par mois pour son service RH, grâce à un outil de GTA. De plus, la visibilité en temps réel sur la charge de travail permet aux managers d’optimiser l’allocation des tâches, anticiper les périodes de calme ou de surcharge.
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- 73 % les jugent plus efficaces par rapport à un suivi manuel.
- 55 % estiment qu’ils améliorent la prise de décision.
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Logiciel de GTA : quels bénéfices pour le collaborateur, manager, service RH ?
Pour le collaborateur, l’utilisation d’un outil de GTA moderne se traduit par une plus grande autonomie, transparence. La saisie simplifiée des temps de travail, souvent possible via une application mobile, réduit le stress lié aux oublis de pointage. La visibilité sur ses heures travaillées, sur ses compteurs (RTT, congés, récupération), lui permet de mieux gérer son temps et de planifier ses absences.
Du côté des managers, un outil de GTA offre une vision globale des temps de travail de l’équipe, essentielle pour une gestion efficace. Cette vue d’ensemble permet d’optimiser la planification comme la répartition des tâches. Les alertes automatiques en cas d’anomalies ou de dépassements sont particulièrement utiles pour intervenir rapidement en cas de surcharge de travail d’un collaborateur.
Pour le service RH, l’automatisation des processus de gestion des temps réduit considérablement la charge administrative. La fiabilisation des données pour la paie est un autre avantage majeur. Elle réduit les risques d’erreurs et améliore son efficacité. Enfin, la génération facilitée de rapports, d’analyses, permet au service RH de jouer pleinement son rôle stratégique.
Comment choisir une solution de gestion des temps et des activités ?
Le choix d’un outil de GTA est une décision stratégique. Elle doit être mûrement réfléchie. Voici les principaux critères à considérer :
- Fonctionnalités.
- Paramétrage, flexibilité.
- Ergonomie, facilité d’utilisation.
- Services associés (support, formation).
- Budget, coût total de possession.
- Intégration avec les systèmes existants.
Lors de votre choix, n’hésitez pas à demander des démonstrations personnalisées. N’oubliez pas d’impliquer les futurs utilisateurs dans le processus de sélection pour favoriser l’adoption du logiciel.
Ce que propose Eurécia
- Pointage des heures, notifications en cas d’anomalie.
- Calcul des temps.
- Contrôle des horaires.
- Validation des feuilles de temps.
- Autodéclaration des temps de repos.
- Export des horaires saisis.
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Quels sont les facteurs clés de succès dans la mise en œuvre d'une solution GTA ?
La réussite d’un projet de GTA ne se limite pas au choix de l’outil. Sa mise en œuvre est tout aussi cruciale. Elle nécessite une approche méthodique.
L'importance d'un cahier des charges précis
Un cahier des charges bien conçu est la pierre angulaire d’un projet de GTA réussi. Il doit être le fruit d’une réflexion approfondie avec tous les acteurs concernés : RH, managers, collaborateurs. Assurez-vous d’y inclure :
- Les objectifs du projet.
- Le périmètre fonctionnel.
- Les contraintes techniques.
- Le calendrier de déploiement.
- Le budget alloué.
- Les indicateurs de performance (KPIs) associés.
Pour garantir l’exhaustivité, la pertinence de votre cahier des charges :
- Réalisez une analyse approfondie des processus existants. Avant de définir vos besoins, prenez le temps d’examiner en détail vos pratiques actuelles de gestion des temps. Identifiez les points forts à conserver, les faiblesses à corriger.
- Anticipez les évolutions futures. Votre cahier des charges doit non seulement répondre à vos besoins actuels, mais aussi prendre en compte les évolutions prévisibles de votre organisation (croissance, internationalisation, nouvelles réglementations).
- Soyez précis dans la description des fonctionnalités. Plus vos exigences sont détaillées, plus il sera facile pour les fournisseurs de proposer une solution adaptée. Par exemple, si vous avez des besoins spécifiques en termes de gestion des temps de pause ou de calcul des heures supplémentaires, explicitez-les clairement.
- N’oubliez pas les aspects non fonctionnels. La sécurité des données, la performance du système, la compatibilité avec vos autres outils informatiques sont autant d’éléments cruciaux à spécifier.
- Prévoyez des scénarios de test. Définissez à l’avance les cas d’utilisation que vous souhaitez tester lors de l’évaluation des solutions. Cela vous permet de vérifier concrètement si les outils proposés répondent à vos besoins.
Composition adéquate de l'équipe projet
Le succès de l’implémentation du logiciel de GTA repose en grande partie sur la qualité de l’équipe projet. Celle-ci doit inclure :
- Un chef de projet expérimenté.
- Des représentants du service RH.
- Des managers opérationnels.
- Des utilisateurs finaux.
- Un représentant du service informatique.
Il est crucial de souligner l’impact potentiellement négatif d’une équipe projet sous-dimensionnée ou manquant d’expertise dans certains domaines clés. Par exemple, la réglementation du travail ou les spécificités techniques de l’outil choisi.
Pour éviter ce piège, il est recommandé de :
- Réaliser un audit des compétences nécessaires au projet dès sa phase initiale.
- Identifier les éventuelles lacunes au sein de l’équipe interne.
- Prévoir, si nécessaire, le recours à des experts externes pour les combler.
- Allouer suffisamment de temps aux membres de l’équipe projet pour qu’ils puissent s’investir pleinement.
Implication active des managers
Les managers jouent un rôle clé dans la réussite d’un projet GTA. Impliquez-les dès le début du projet, formez-les en priorité à l’utilisation de la solution, encouragez-les à partager leurs retours d’expérience pour améliorer continuellement l’outil.
Gestion efficace du changement
La mise en place d’un nouvel outil de GTA représente un changement significatif dans les habitudes de travail. Une stratégie de conduite du changement efficace s’appuie sur :
- Une communication transparente.
- Des formations adaptées.
- Un accompagnement de proximité.
- Une période de transition.
- Un processus de recueil, puis de traitement des feedbacks.
💡 Le changement peut bousculer l’organisation des collaborateurs, mais un bon accompagnement permet de fluidifier cette étape. Découvrez nos conseils pour réussir la conduite du changement dans votre entreprise.
Flexibilité, personnalisation de la solution
Choisissez une solution suffisamment flexible pour s’adapter à vos processus. Vérifiez que l’outil permet de paramétrer facilement vos règles de calcul des temps, de personnaliser les workflows de validation, de créer des rapports sur mesure.
💡 Les 3 points clés à retenir
- La gestion des temps et des activités (GTA) permet d’optimiser la productivité. La qualité de vie au travail des collaborateurs est ainsi améliorée.
- Le choix, puis la mise en œuvre d’une solution de GTA adaptée nécessitent une approche méthodique. Il convient de prendre en compte les spécificités de l’entreprise, le cadre légal, l’évolution des pratiques de travail, notamment l’essor du télétravail ou encore du travail hybride.
- La réussite d’un projet GTA repose sur une préparation minutieuse, l’implication de tous les acteurs (RH, managers, collaborateurs), une gestion efficace du changement
Team Eurécia
Contributeurs timides, les billets signés de la rédaction sont tous écrits avec passion !