En 2023, le taux d’absentéisme atteint 6,11 % dans le secteur privé. En cause : les maladies ordinaires, la fatigue, les mauvaises conditions de travail . Autant de facteurs obligeant les services RH à réajuster les plannings de l’entreprise, réorganiser les équipes, actualiser les compteurs de congés payés… Ces tâches administratives sont particulièrement chronophages ! Dans ce guide, retrouvez nos conseils pour gagner du temps dans la gestion des absences.
Qu'est-ce que la gestion des congés et absences en entreprise ?
La gestion des congés et absences consiste à planifier, valider, suivre les différents types d’absences des collaborateurs (congés payés, RTT, maladie, maternité, etc.). Ce processus implique notamment la validation des demandes, le calcul des soldes, le respect des réglementations, la gestion des reports d’une année sur l’autre.
Quels sont les enjeux d'une gestion optimisée des congés ?
Une bonne gestion des congés permet de :
- Maintenir la motivation des employés. En accordant les congés demandés dans la mesure du possible, vous montrez à vos collaborateurs que vous prenez en compte leurs besoins personnels.
- Cela contribue à renforcer leur engagement.
- Assurer la continuité du service rendu aux clients. Une planification rigoureuse des absences garantit la poursuite des activités, sans baisse de productivité.
- Éviter les sanctions. Le non-respect de la réglementation en matière de congés payés peut exposer l’entreprise à des condamnations prud’homales.
- Réduire les coûts. Une mauvaise gestion des absences engendre des surcoûts en heures supplémentaires, remplacements temporaires ou chute de production.
- Améliorer le bien-être des employés. Si les congés et absences sont gérés de manière juste, transparente, cela contribue à créer un climat de travail serein, épanouissant.
Gestion des congés et absences : quelles difficultés pose-t-elle aux RH ?
Le cadre légal, conventionnel en matière de congés est particulièrement dense, évolutif. Les équipes RH doivent sans cesse se tenir informées pour assurer la conformité. Par exemple, de nouvelles dispositions concernant les congés payés en cas de maladie non professionnelle sont entrées en vigueur le 24 avril 2024 . L’article 37 de la loi DDADUE prévoit l’acquisition de deux jours ouvrables de congés chaque mois, soit un total de 24 jours annuels.
Certaines entreprises ont optimisé leur gestion des congés et absences grâce à des solutions digitales innovantes comme Eurécia. Elles automatisent ainsi de nombreuses tâches tout en réduisant les risques d’erreurs. D’autres sont toujours confrontées aux limites des méthodes traditionnelles. Ces dernières, souvent basées sur des outils manuels à l'instar des tableaux Excel, peuvent s’avérer chronophages, sources d’inefficacités.
Les périodes estivales et les vacances scolaires concentrent traditionnellement un pic de demandes de congés, complexifiant la gestion des plannings. La confrontation entre les souhaits individuels des collaborateurs et les nécessités de l’entreprise constitue un enjeu récurrent pour les services RH.
Ils gèrent une grande diversité de congés, chacun avec ses spécificités. Au-delà des congés annuels, les RH traitent les demandes exceptionnelles (mariages, décès, etc.) et répondent aux questions des collaborateurs concernant les reports de congés. Ces situations particulières nécessitent une gestion personnalisée. Elles peuvent avoir un impact sur la charge de travail des équipes, mais aussi sur l’organisation globale de l’entreprise.
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Diagnostic de la gestion des congés et absences : comment identifier les points d'amélioration ?
Réalisez un état des lieux précis de la situation actuelle avec :
- Des questionnaires. Recueillez le ressenti de vos collaborateurs, leurs attentes en matière de gestion des congés. Les questionnaires mettent en évidence les problématiques rencontrées par les collaborateurs lors de leurs demandes de congés (procédures trop longues, refus fréquents, etc.).
- Des entretiens. Comprenez les enjeux, difficultés de chacun (managers, RH, comptabilité, etc.). En évaluant leur niveau de satisfaction, il est possible d’identifier les points forts et les points faibles du système actuel. Les entretiens permettent de recueillir des propositions concrètes pour améliorer la gestion des congés et absences.
- Une analyse des données. Étudiez finement les taux, motifs, périodes récurrentes d’absentéisme. Cette analyse détermine si l’absentéisme est lié à la santé, l’organisation du travail ou à d’autres facteurs. Elle donne la possibilité de mesurer l’impact des actions mises en place pour le réduire, optimiser la planification des effectifs, mieux anticiper les périodes de forte activité.
Le petit plus d'eurécia
- Édition automatisée de rapports personnalisables sur la durée, la fréquence, les types d’absence.
- Possibilité de suivre des indicateurs RH en temps réel : nombre de jours travaillés, taux d’absentéisme, etc.
Comment anticiper la gestion des congés et absences ?
💡 Une bonne gestion des congés, ça ne s’improvise pas ! Découvrez comment préparer et anticiper efficacement les congés des collaborateurs durant les vacances d'été.
Quelles sont les obligations légales à respecter ?
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif . Il est indispensable de respecter la législation française en matière :
- D’acquisition (30 jours ouvrables par an = 5 semaines de congés payés).
- De prise de congés (une période légale du 1er mai au 31 octobre est obligatoire).
Comment conserver le rythme de travail ?
Demandez aux collaborateurs de prévoir leurs congés en début d’année pour la période estivale, puis pour les fêtes de fin d’année. Fixez une date limite ferme pour la soumission des congés principaux. Maintenez à jour le solde des congés afin d’éviter les surprises de dernière minute. Envoyez des rappels mensuels automatiques sur le solde restant. Définissez un quota maximum de personnes absentes simultanément par service.
Gestion des congés et absences dans une pme :
- Ressources humaines souvent limitées, parfois sans service RH dédié.
- Besoin d’une gestion plus personnalisée, flexible des congés.
- Impact plus important des absences sur l’activité de l’entreprise.
- Nécessité de maintenir l’équité malgré des effectifs réduits.
- Mise en place de processus simples, adaptés à la taille de l’entreprise.
- Utilisation d’outils digitaux abordables, faciles à déployer.
- Possibilité d’une communication plus directe, personnalisée.
Quelles solutions mettre en place pour mieux gérer les congés et absences en entreprise ?
Une fois le diagnostic posé, déployez des actions concrètes.
S'équiper d'un outil de gestion des congés
Il existe de nombreux logiciels de gestion des congés sur le marché, gratuits ou payants. Choisissez le vôtre en vous basant sur ces critères :
- Facilité d’utilisation : l’interface doit être intuitive pour les employés comme pour les gestionnaires RH.
- Fonctionnalités : vérifiez qu’il offre toutes les options nécessaires (demandes de congés, validation, suivi des soldes, etc.).
- Intégration : capacité à s’intégrer avec d’autres outils RH ou de planification existants.
- Personnalisation : possibilité d’adapter le logiciel aux politiques spécifiques de l’entreprise.
- Accessibilité : disponibilité en mode SaaS sur différents appareils (ordinateur, mobile, tablette).
- Analyses : outils pour générer des rapports détaillés sur les congés et absences.
- Support : qualité du service client, de l’assistance technique.
- Sécurité : protection des données personnelles des employés, mais aussi de l’entreprise.
- Évolutivité : capacité à s’adapter à la croissance de l’entreprise.
- Coût : rapport qualité-prix en fonction du budget défini en amont.
Grâce aux logiciels de gestion des congés et absences, le collaborateur visualise son solde de congés, mis à jour en temps réel, les absences des autres salariés. Il peut signaler son absence à distance. Le manager est alerté en cas d’absence, visualise le planning de son équipe, valide les demandes de congés en toute facilité. Le RH peut exporter les congés vers la paie et les titres-restaurant, sécuriser les données de l’entreprise, les analyser grâce à des tableaux de bord personnalisés.
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Comment établir des règles transparentes, justes et équitables ?
Définissez des procédures claires concernant les demandes de congés, les reports. Par exemple :
- La personne habilitée à valider les demandes : responsable hiérarchique direct, chef de service, etc.
- Le délai pour solliciter un report de congé : 30, 15 ou 10 jours avant la date prévue.
- Les modalités pour modifier ou annuler une demande de congé déjà validée.
Ces règles doivent être communiquées à tous les employés.
Ce que vous propose la solution eurécia
- Valider les demandes de congés en un seul clic.
- Mettre à jour instantanément les compteurs de congés.
- Décompter automatiquement les jours de présence pour l’attribution des Tickets-Restaurant.
- Transférer les absences vers la paie.
Quelles solutions pour anticiper les demandes de congés ?
Commencez par déterminer quels sont les postes dont l’absence pourrait le plus impacter votre activité. Pour chacun d’entre eux, identifiez un ou plusieurs « remplaçants », susceptibles d’assurer la continuité en cas de besoin.
Construisez des binômes de collaborateurs pour favoriser le partage des connaissances, garantir une transmission fluide des compétences. Ils permettent à vos équipes d’être plus polyvalentes, mais aussi de mieux se préparer à d’éventuelles absences.
Définissez des procédures de passation de dossiers claires, détaillées : liste des éléments à transmettre, mode de communication, périodicité, etc. Utilisez des outils de gestion de projets pour suivre l’avancement des tâches, faciliter la prise de relais. Avant et après chaque période d’absence, organisez des réunions de briefing pour faire le point sur les dossiers en cours, transmettre les informations nécessaires.
Mettez en place un outil de gestion des congés centralisé pour avoir une visibilité sur les disponibilités de chacun. Anticipez les périodes de forte activité ou les absences simultanées pour organiser au mieux les remplacements.
📅 Quand plusieurs demandes se chevauchent, comment décider ? Faites le point sur comment gérer la priorité des congés payés en entreprise.
Le petit plus d'eurécia
- Planning prévisionnel pour étudier l’impact de l’indisponibilité d’un salarié avant de valider ses congés.
- Envoi de notifications en cas d’absence d’un collaborateur.
- Historique des absences par salarié.
Savoir faire preuve de flexibilité : quels sont les bons réflexes à adopter ?
Si répartir les congés ne suffit pas à faire tourner l’entreprise, envisagez de :
- Recruter un ou plusieurs collaborateurs en CDD pour éviter les postes vacants.
- Muter un employé d’un autre établissement, de façon temporaire.
- Fermer l’entreprise pour inciter les salariés à prendre leurs congés durant cette période.
Comment refuser des demandes de congés de façon constructive ?
Avant tout refus, assurez-vous de bien connaître la réglementation applicable . Un employeur peut opposer un refus de congé au salarié uniquement s’il est justifié par :
- La continuité du service.
- Une forte activité.
- Des circonstances de nature exceptionnelle.
Il n’a pas le droit de refuser un congé lié à un événement familial. Par exemple, une naissance, un mariage ou un décès d’un membre de la famille de l’employé.
Prenez le temps d’expliquer à votre collaborateur les raisons de votre décision. Soyez transparent sur les impératifs de l’entreprise vous empêchant d’accorder sa demande.
Efforcez-vous de lui proposer des solutions alternatives. À titre d'illustration, un aménagement temporaire de ses horaires de travail ou davantage de jours de télétravail durant la période de congés souhaitée sont envisageables.
⚖️ Trouver le bon équilibre entre les besoins de l’entreprise et ceux des salariés, c’est tout un art ! Découvrez comment effectuer l’arbitrage des congés payés.
Pourquoi digitaliser la gestion des congés et absences ?
La digitalisation révolutionne la gestion des congés et absences à plusieurs niveaux :
- Automatisation des processus chronophages. Fini les calculs manuels, la solution digitale s’en charge, vous faisant gagner un temps précieux.
- Diminution des erreurs, meilleure précision. Les risques d’erreurs de calcul des soldes sont considérablement réduits.
- Simplification des procédures. Les collaborateurs effectuent leurs demandes en ligne, les managers valident d’un clic.
- Meilleure visibilité sur les absences. L’outil offre une vue d’ensemble du planning, permettant une planification optimisée.
- Conformité simplifiée. Le logiciel peut être paramétré pour prendre en compte les dispositions légales et conventionnelles. Il permet ainsi de s’assurer que toutes les règles sont respectées.
- Amélioration de l’expérience employé. Les collaborateurs ont un accès facile, en temps réel, à leurs informations de congés et d’absences.
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Digitalisation des congés et absences : bien définir son besoin
Comment convaincre votre direction de l'importance de la digitalisation RH ?
Les trois points clés à retenir :
- La gestion des congés et absences nécessite une planification minutieuse pour assurer la continuité de vos activités, motiver vos employés, respecter la réglementation.
- Les outils numériques sont indispensables pour automatiser les tâches, améliorer la visibilité sur les plannings, faciliter la communication entre collaborateurs et RH.
- En définissant des règles claires, écoutant les besoins des employés, anticipant leurs absences, vous créez un environnement de travail plus serein tout en boostant votre productivité
Team Eurécia
Contributeurs timides, les billets signés de la rédaction sont tous écrits avec passion !