La gestion des plannings est devenue un enjeu business clé, face à des attentes croissantes en matière de flexibilité du temps, des lieux de travail. Les heures de travail flexibles sont bénéfiques pour l’équilibre vie privée/vie professionnelle, les entreprises, la productivité . De plus, l’hybridation du travail, le travail asynchrone impactent directement la planification. Elle nécessite des outils adaptés.
Qu'est-ce qu'un planning de travail ?
Un planning de travail est un outil de gestion. Il organise, visualise la répartition des tâches et des horaires des employés sur une période donnée. Le planning de travail optimise l’utilisation des ressources humaines, assure une couverture adéquate des besoins de l’entreprise, facilite la coordination entre les membres de l’équipe.
Il existe plusieurs types de plannings :
- Planning classique. Horaires fixes, identiques chaque semaine. Utilisé dans les environnements de travail traditionnels.
- Planning par plage horaire. Divise la journée en plages avec des tâches spécifiques. Courant dans les secteurs de service, comme la restauration ou la vente au détail.
- Planning flexible. Offre plus de souplesse aux employés pour choisir leurs heures de travail, tout en respectant certaines contraintes. Populaire dans les entreprises modernes cherchant à améliorer l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle.
Le choix du type de planning dépend de la nature de l’activité, des besoins opérationnels, préférences des employés, obligations légales.
Quels sont les aspects légaux et réglementaires liés à la planification du travail ?
En France, la durée légale du travail est de 35 heures par semaine pour la plupart des salariés à temps plein . Toutefois, elle peut varier selon les conventions collectives ou les accords d’entreprise. Le planning doit respecter cette limite, mais aussi les règles concernant les pauses, les repos quotidiens, hebdomadaires.
Les heures supplémentaires doivent être comptabilisées, rémunérées selon les taux en vigueur. Leur recours est encadré avec des limites maximales à ne pas dépasser.
L’organisation hybride du travail est encadrée par de nouvelles dispositions conventionnelles. Par exemple, la convention collective IDCC 1486 prévoit des règles spécifiques . Par exemple, l’instauration d’une période d’adaptation, durant laquelle le collaborateur ou l’employeur peuvent mettre un terme au télétravail en observant un délai de prévenance.
Certaines catégories de salariés, comme les travailleurs de nuit, jeunes travailleurs ou femmes enceintes, bénéficient de protections particulières en matière de temps de travail. Par exemple, la possibilité de réduire l’horaire journalier de travail pour une collaboratrice enceinte.
L’utilisation d’un logiciel de planning spécialisé garantit le respect de ces aspects légaux, conventionnels. Ces outils évitent les erreurs tout en faisant gagner du temps au service RH dans la création des plannings.
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Travail hybride, flexible, équipes dispersées : quel impact sur la gestion du planning des équipes ?
Le travail hybride, le travail flexible, la gestion d’équipes dispersées géographiquement posent de nouveaux défis aux équipes RH.
Tendances du travail hybride et flexible
71 % des collaborateurs travaillent déjà dans un environnement flexible, nécessitant des plannings plus dynamiques. 36 % des entreprises françaises autorisent le télétravail jusqu’à trois jours par semaine, complexifiant la gestion des plannings.
Les salariés français sont présents sur site 3,5 jours par semaine en moyenne, contre 3,1 dans le reste du globe, 2 jours aux États-Unis ou en Angleterre. Ces chiffres soulignent l’importance d’un planning de travail hybride adaptable.
Des outils de planification flexibles sont nécessaires pour gérer efficacement les jours de présence sur site et de télétravail. Ils facilitent la communication, la coordination entre les membres de l’équipe.
Défis liés à la gestion des équipes dispersées géographiquement
Un quart des managers observent des tensions en lien avec le télétravail dans leur entreprise , dues à plusieurs facteurs :
- Mauvaise qualité de connexion (18 %).
- Délitement des interactions avec leurs collègues (14 %).
- Sentiment de surveillance, de contrôle (14 %).
- Grande amplitude des horaires de travail (12 %).
L’inégalité entre les salariés pouvant télétravailler et ceux n’en ayant pas la possibilité peut également créer des tensions .
Pour relever ces défis, il est essentiel de :
- Prévoir des plages horaires de travail communes pour faciliter la collaboration, en tenant compte des différents fuseaux horaires pour les équipes internationales.
- Inclure dans les plannings des moments dédiés aux interactions informelles entre collègues, même à distance, pour maintenir la cohésion d’équipe.
- Mettre en place des outils de suivi de la charge de travail pour éviter les amplitudes horaires excessives.
- Alterner les périodes de travail sur site et à distance de manière équitable entre les membres de l’équipe, dans la mesure du possible.
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Comment optimiser les temps de réunion, de communication dans les plannings ?
Plusieurs tendances se dégagent. Premièrement, la réduction de la durée moyenne des réunions de 30 % depuis 2021, impactant directement la structure des plannings. Ensuite, l’adoption de "jours sans réunion". Certaines entreprises ont mis en place des jours dédiés au travail individuel, modifiant l’organisation des plannings hebdomadaires. Enfin, l’utilisation croissante d’outils de communication asynchrone influence la planification des tâches, offrant plus de flexibilité dans la gestion du temps.
Pour optimiser les temps de réunion et de communication dans vos plannings, vous pouvez :
- Planifier des réunions plus courtes (15-30 minutes), focalisées.
- Réserver des plages horaires pour le travail individuel, la concentration.
- Intégrer des temps dédiés à la communication asynchrone dans les plannings.
- Utiliser des outils de planification permettant de visualiser facilement les disponibilités de chacun.
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La solution d'eurécia
La solution de planning d’Eurécia permet de communiquer en temps réel avec les collaborateurs. Ils sont notifiés sur mobile de la publication des plannings, et avertis en cas de modification de dernière minute. À la clé, une communication plus fluide, mais aussi une diminution des absences ou retards.
Gain de bien-être, de productivité des employés grâce à une meilleure planification
Une planification efficace peut avoir un impact significatif sur le bien-être comme la productivité des collaborateurs.
Technique de gestion du temps, des priorités
La méthode de gestion du temps Pomodoro est basée sur des cycles de travail et de pause. Elle consiste à travailler par tranches de 25 minutes, appelées "Pomodoros", suivies de pauses de 5 minutes. Après quatre Pomodoros, il est recommandé de prendre une pause plus longue, d’une durée comprise entre 15 et 30 minutes. L’intégration de cette technique dans les plannings peut aider les employés à mieux structurer leur journée de travail.
Il est nécessaire de réserver dans les plannings des moments de la journée où les interruptions sont minimisées pour les tâches complexes. Cette approche permet de créer un environnement propice au travail de fond. En réduisant le stress lié aux interruptions constantes, elle augmente la qualité du travail produit tout en favorisant l’entrée dans un état de "flow". Cet état mental, caractérisé par une immersion totale dans la tâche, est particulièrement bénéfique pour la créativité, la résolution de problèmes complexes.
Il est essentiel de prévoir des moments où les employés peuvent se déconnecter complètement du travail. Ces périodes sont cruciales pour favoriser leur récupération mentale comme physique. Elles contribuent significativement à réduire le risque de burn-out, touchant un collaborateur sur dix. De plus, ces moments de pause améliorent l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Prévention du burn-out, gestion du stress
Incluez dans la journée ou semaine des moments dédiés à des activités de bien-être, comme des séances de yoga ou de méditation. Encouragez l’utilisation d’applications de méditation ou de gestion du stress, en prévoyant du temps dans les plannings. Intégrez dans votre processus de planification des outils permettant de surveiller, équilibrer la charge de travail des employés.
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Quelles sont les nouvelles tendances en matière de planification du travail ?
Le monde du travail évolue constamment et, avec lui, les approches de la planification du travail. Voici les tendances émergentes à considérer :
- Semaine de travail "comprimée". 43 % des salariés sont favorables à une semaine de travail de 4 jours. Cette tendance nécessite une refonte des plannings pour condenser le travail sur moins de jours tout en maintenant la productivité.
- Choix des horaires, lieux de travail. 44 % des entreprises du classement Top Employer laissent à leurs salariés la possibilité de choisir leurs horaires et leur lieu de travail .
- Planification collaborative. Les employés sont de plus en plus impliqués dans la création de leurs plannings, favorisant ainsi l’engagement, la satisfaction au travail.
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Pour rester compétitives, les entreprises doivent adapter leurs pratiques de planification à ces nouvelles tendances. L’utilisation d’un logiciel de planning moderne, flexible, comme celui proposé par Eurécia, peut grandement faciliter cette transition.
bon à savoir : comment choisir son logiciel de planning d'entreprise ?
Assurez-vous que le tarif correspond à votre budget, sans risque d’augmentation importante à l’avenir. Prenez en compte le coût initial, mais aussi les frais de maintenance, de mise à jour. Évitez les solutions nécessitant une formation longue, complexe. Vérifiez également que le stockage des données respecte le RGPD. Le logiciel de planning doit pouvoir communiquer avec vos autres outils RH, pour une gestion fluide de vos ressources humaines.
Digitalisation des plannings de travail : quels bénéfices ?
La digitalisation des plannings de travail apporte de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles comme l’utilisation de tableurs Excel :
- Gain de temps. La création, la modification des plannings sont beaucoup plus rapides avec un outil digital spécialisé.
- Diminution des absences, retards. Grâce à une meilleure communication des plannings, les employés sont mieux informés de leurs horaires.
- Réduction du flux d’e-mails. Les informations sur les plannings sont centralisées.
- Disponibilité. Les plannings sont accessibles à tout moment, sur tous les supports (ordinateur, smartphone, tablette).
- Limitation des erreurs. Les logiciels de planning intègrent des règles permettant d’éviter les erreurs courantes dans la création des plannings.
- Avantages pour tous les acteurs :
- Pour le collaborateur : consultation facile du planning, notifications en cas de changement.
- Pour le manager : gain de temps, meilleure visibilité sur la disponibilité des équipes.
- Pour le service RH : conformité facilitée, préparation de la paie simplifiée.
Le petit plus d'eurécia
La solution de planning d’Eurécia offre tous ces avantages et plus encore. C’est un outil évolutif, adapté à tous les secteurs d’activité. Il permet de gérer tous les types de conventions collectives. De plus, étant intégré à une solution SIRH globale, il offre une vision complète, cohérente de la gestion des ressources humaines.
⏱️ On vous donne toutes les clés pour optimiser votre gestion des plannings horaires dans ce guide :
Les trois points clés à retenir :
- La gestion efficace des plannings est un enjeu stratégique face à l’évolution des modes de travail (hybride, flexible, équipes dispersées). Elle nécessite des outils adaptés pour répondre aux nouveaux défis de coordination, de communication.
- L’optimisation des plannings peut impacter le bien-être et la productivité des équipes, en intégrant des techniques de gestion du temps, plages de concentration, déconnexion.
- La digitalisation des plannings de travail offre de nombreux avantages, notamment en termes de gain de temps, réduction des erreurs, amélioration de la communication.
Team Eurécia
Contributeurs timides, les billets signés de la rédaction sont tous écrits avec passion !