47 % des salariés sont convaincus des bénéfices de la digitalisation RH. Pour répondre à leurs attentes, les outils digitaux se multiplient ; coffre-fort numérique, demande de notes de frais, planning en ligne… Les employeurs disposent d’un large choix d’offres liées aux ressources humaines pour améliorer le quotidien de leurs collaborateurs. La mise en place de ces solutions logicielles augmente la productivité de l’entreprise, mais également l’engagement des employés. Encore faut-il bien sélectionner les outils ! Comment faire les bons choix de digitalisation RH pour réussir à améliorer l’expérience collaborateur ? Découvrez tous nos conseils.
Expérience collaborateur, digitalisation RH : de quoi parle-t-on ?
Expérience collaborateur, digitalisation RH : ces sujets sont incontournables pour les professionnels des ressources humaines. Que recouvrent concrètement les deux termes ?
Définition de l'expérience collaborateur
L’expression « expérience collaborateur » désigne le ressenti du salarié pendant tout son parcours en lien avec l’entreprise. Elle recouvre les interactions, les émotions ou les perceptions du collaborateur au sein de l’entreprise.
L’expérience collaborateur a un impact direct sur la satisfaction, la productivité et la fidélité des employés.
Il est possible de faire un parallèle avec l’expérience client. Dans cette matière, il existe le principe de la symétrie des attentions. Il part d’un constat simple. La qualité de posture demandée aux salariés vis-à-vis des clients doit se retrouver dans la relation manager/salarié. Le client satisfait devient alors le promoteur de l’entreprise. Un salarié satisfait a, lui, une action plus positive si ses propres attentes sont comblées.
L’enjeu est donc de combler les attentes du collaborateur grâce à une relation personnalisée pour créer des ambassadeurs de l’entreprise. À la clé pour l’employeur ?
- Un engagement fort de ses salariés.
- Une productivité accrue.
- Un bien-être favorisé des employés pour éviter le turn-over.
Il s’agit d’une stratégie globale à mettre en place pour améliorer l’expérience collaborateur via la digitalisation RH.
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La digitalisation RH : en quoi ça consiste ?
La digitalisation est l’ensemble des procédés digitaux permettant d’informatiser ou d’automatiser la gestion des ressources humaines d’une entreprise.
En 2024, près de 77 % des entreprises ont amorcé la digitalisation de leur service RH via un logiciel de paie, de gestion des absences de planification du travail ou un outil digital pour gérer l’administratif RH.
La digitalisation RH est un vecteur essentiel pour :
- Améliorer la marque employeur.
- Augmenter la productivité.
- Favoriser l’organisation de l’entreprise.
- Faire gagner du temps.
- Améliorer la fiabilité des process internes.
- Augmenter la QVTC (Qualité de vie et conditions de travail) des salariés.
Elle passe par l’utilisation d’un SIRH (Système d’information des ressources humaines) ou de logiciels spécifiques à chaque procédure RH.
L'importance de la fonction RH dans l'expérience collaborateur
Les RH accompagnent les salariés tout au long de leur parcours professionnel, du recrutement jusqu’au départ. Ils gèrent le salaire, les congés, primes, promotions, mutuelle, mais aussi les procédures de sanctions ou les licenciements.
Leurs missions comprennent une multitude de tâches administratives ou de politiques internes alourdissant le travail au quotidien. En voici quelques exemples :
- Les formulaires de départ en congé.
- Les notes de frais.
- La souscription de la mutuelle d’entreprise ou de la prévoyance de chaque nouvel arrivé.
Malgré ces contraintes, les RH doivent répondre aux aspirations des collaborateurs (épanouissement professionnel et personnel) pour conserver l’attractivité de l’entreprise. Ils sont en première ligne, avec les managers, pour parvenir à éviter le turn-over.
En automatisant ou facilitant les tâches rébarbatives des RH, l’expérience collaborateur est favorisée :
- Les salariés sont plus autonomes.
- Les RH disposent de plus de temps pour se consacrer à leur cœur de métier : l’humain.
bon à savoir : les tendances de la digitalisation rh
Aujourd’hui, la digitalisation RH permet de répondre aux grandes attentes des salariés. Elle apporte de la flexibilité dans les horaires ou le lieu de travail (télétravail). Elle garantit l’amélioration de la transparence ou de l’inclusion. Elle permet d’optimiser la formation des collaborateurs.
Les piliers de l'expérience collaborateur
L’expérience collaborateur est au cœur de la stratégie de gestion des ressources humaines. Son amélioration passe par la mise en place d’actions concrètes pour améliorer les conditions de travail.
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La communication
Comme dans tout groupe social, la communication est un des piliers d’une relation saine entre tous les acteurs de l’entreprise.
Pour y parvenir, il est possible d’actionner plusieurs leviers :
- Favoriser la culture du feedback, notamment via les entretiens en 1:1.
- Améliorer la communication interne. Pour cela, il est possible de valoriser les succès, les parcours, les collaborateurs. C’est un vecteur de cohésion d’équipe, car ces actions permettent d’impliquer les salariés dans la vie de l’entreprise).
- Optimiser la communication externe grâce à des informations positives et cohérentes aux clients et partenaires. L’objectif est de créer un sentiment de fierté renforçant la marque employeur.
- Miser sur la transparence pour transmettre les informations importantes de manière claire afin de créer une relation de confiance.
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La formation
La formation des collaborateurs permet de valoriser les parcours et les compétences. C’est une manière de faire évoluer le collaborateur au sein de l’entreprise. Cela aide aussi à intégrer les salariés. Ils se projettent mieux dans une carrière professionnelle de long terme au sein de l’entreprise, si leur employeur veille à améliorer leurs expertises. C’est un élément important de l’expérience collaborateur.
La formation a, bien sûr, des avantages pour l’entreprise. Elle permet de maintenir la compétitivité de la société vis-à-vis de ses concurrents. Elle conserve l’employabilité des salariés tout au long de leurs parcours auprès de l’employeur.
La procédure de recrutement
Le recrutement est le premier contact d’un salarié avec son entreprise. Il conditionne sa première impression, mais aussi son engagement ou sa motivation. C’est un aspect essentiel de l’expérience collaborateur.
L’employeur doit donc veiller à optimiser sa marque employeur via :
- Un bon suivi des candidatures.
- Une organisation sans faille des entretiens.
- Un process d’embauche transparent.
- Une réelle préparation matérielle de l’arrivée du talent (informatique, dossier RH…).
- Un on-boarding de qualité.
La flexibilité au travail
Les attentes des collaborateurs sont fortes aujourd’hui sur la flexibilité du travail. L’équilibre vie privée/vie professionnelle est une notion importante pour 94 % des travailleurs.
Le télétravail, la semaine de 4 jours ou des horaires aménagés sont les outils les plus utilisés pour répondre aux demandes des salariés. Depuis quelques années, ces éléments font partie intégrante de l’expérience collaborateur.
Le management
Le manager est le garant du lien social, de la motivation, de la cohésion, de l’engagement des équipes. Son rôle est essentiel dans l’expérience collaborateur. Pour y parvenir, il doit s’adapter à chaque membre de son équipe de manière personnalisée. La bienveillance a de plus en plus sa place dans le management moderne.
La tâche du manager est complexe. Pour l’épauler, il est incontournable de créer une relation d’équipe avec l’équipe RH.
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Les avantages de la digitalisation RH pour l'expérience collaborateur
La digitalisation RH est un levier incontournable pour développer l’expérience collaborateur.
Une automatisation des tâches administratives ou répétitives
La digitalisation RH permet d’automatiser les missions à moindre valeur ajoutée. Par exemple, l’utilisation d’un logiciel pour les congés permet de réaliser un gain de temps de 50 % sur la gestion des absences.
Les outils numériques utilisés intègrent les procédures internes. Il est possible de les adapter de manière personnalisée à l’organisation de l’entreprise. Il n’est plus nécessaire de se référer au tableau de plafonds de dépenses de notes de frais, par exemple. Les données sont directement intégrées à l’outil. Les collaborateurs ne peuvent pas valider leurs demandes de remboursement si elles sont hors limite.
Enfin, les logiciels RH sont interconnectés. Les informations transitent entre eux sans nécessiter de recopie manuelle. Les erreurs humaines sont supprimées.
Une autonomie accrue
La digitalisation RH apporte une autonomie accrue aux collaborateurs. Ils ont la possibilité de gérer les aspects RH à tout moment, de n’importe où. Ils reprennent le contrôle des aspects administratifs de leur vie professionnelle. Ils sont plus indépendants. C’est un levier important pour leur bien-être.
Les outils leur font aussi gagner du temps. Ils n’ont plus besoin d’imprimer un modèle type de formulaire, pour ensuite le remplir et le transmettre à leur manager. Les demandes transitent d’un ordinateur à l’autre. Le gain de temps bénéficie aussi aux responsables et aux équipes RH.
Un accès transparent à l'information
Les logiciels RH permettent de suivre les discussions et les démarches facilement. De plus, toutes les données sont accessibles depuis une même interface.
Dans le cas d’une demande de congé, par exemple, elle arrive sur le tableau de bord du manager avec toutes les données nécessaires. Elles ne peuvent pas se perdre en cours de route. Des notifications permettent de valider une sollicitation dans les temps. Des alertes sont aussi émises pour informer le responsable d’une incohérence avec les politiques internes.
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Les bénéfices pour l’entreprise de l’amélioration de l’expérience des salariés grâce à la digitalisation RH
L’amélioration de l’expérience collaborateur avantage l’entreprise à plusieurs niveaux.
Une productivité accrue
En limitant les tâches répétitives ou administratives, la digitalisation RH donne du sens aux missions des collaborateurs. Ils consacrent leur temps aux missions à forte valeur ajoutée, celles ayant un impact direct sur la croissance de l’entreprise. Les salariés sont impliqués dans les enjeux stratégiques globaux. Leur travail leur apporte plus de satisfaction, ils sont plus engagés.
Il en découle une productivité accrue. Les employés savent où ils vont au quotidien en remplissant leurs missions. Ils sont motivés pour faire avancer leur entreprise. La digitalisation RH favorise aussi l’amélioration de la QVTC, un autre vecteur de productivité.
Des procédés optimisées
Les logiciels RH aident à rationaliser les politiques internes. Elles sont plus accessibles aux salariés, améliorant ainsi leur expérience collaborateur.
Par exemple, les formulaires de demande digitaux évitent les feuilles volantes, les oublis, les pertes de justificatifs. L’employeur peut créer un parcours de validation fiable. Tous les acteurs concernés ont accès à son avancement. Ils disposent des informations nécessaires pour anticiper.
La digitalisation RH permet aussi de réduire les fausses déclarations en encadrant les process. Par exemple, pour les notes de frais, un logiciel autorise à déposer une demande de remboursement uniquement si les dépenses sont plafonnées et si les justificatifs sont fournis.
La fidélisation des collaborateurs
En améliorant l’expérience des collaborateurs à travers la digitalisation RH, l’employeur augmente leur QVTC. C’est un élément indispensable pour fidéliser les salariés. Ceux-ci disposent de bonnes conditions de travail. Ils sont heureux à leur poste. Le turn-over est limité. Les collaborateurs se projettent à long terme dans leur entreprise.
Pour l’employeur, au-delà de la productivité accrue, c’est aussi un synonyme de coût réduit de recrutement. Les postes sont moins souvent vacants. Les offres d’emploi sont facilement pourvues. Les nouveaux arrivants restent dans l’entreprise sur le long terme.
Le renouveau de la marque employeur
Travailler sur l’expérience collaborateur via la digitalisation RH offre aussi la possibilité à l’entreprise d’optimiser sa marque employeur.
Plusieurs éléments permettent d’imprimer une image ouverte ou moderne auprès des futurs talents, des salariés, des partenaires, des clients :
- Utilisation d’outils numériques.
- Valorisation du bien-être au sein de l’entreprise.
- Augmentation de la transparence et de la communication.
C’est un atout essentiel pour recruter les bons talents à travers une procédure de recrutement digitalisée, par exemple. Les réponses à chaque candidature, le suivi de l’avancement et l’organisation précise de l’entretien améliorent la réputation de l’employeur.
Les trois points clés à retenir :
- L’expérience collaborateur est le pilier central de la performance et de l’engagement des salariés.
- La digitalisation RH contribue à améliorer significativement l’expérience collaborateur en simplifiant les démarches, l’organisation et la communication.
- Les bénéfices se constatent au niveau des collaborateurs, des managers, des équipes RH et de l’entreprise globale.
Team Eurécia
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