Entretiens : comment préparer ces rendez-vous efficacement ?

41 % des salariés redoutent leur entretien annuel. Cette évaluation de l’année écoulée peut évoquer, pour certains, le stress des examens du lycée. Ainsi, certains abordent ce rendez-vous avec angoisse..

Pourtant, s'il est bien mené, ce moment peut être l’occasion de booster la motivation ou la satisfaction du collaborateur. Pour être efficace, l’entretien doit être un moment constructif et non stressant. Seule une bonne organisation peut y parvenir. 

Comment préparer ces rendez-vous pour les rendre efficaces et constructifs ? Eurécia vous donne toutes les clés pour y parvenir facilement dans la suite de l’article.

Entretiens en entreprise : en quoi ça consiste ?

L’entretien est un rendez-vous clé dans la vie professionnelle des salariés.

Les différents entretiens professionnels

Au cours de sa carrière, le collaborateur peut rencontrer plusieurs formes d’entretiens. Les trois principales sont les suivantes :

• L'entretien annuel : il s’agit d’un rendez-vous entre le salarié et son manager pour clore l’année écoulée. Il n’est pas obligatoire, mais de nombreuses entreprises se sont approprié l’exercice, aujourd’hui. L’objectif est d’évaluer le travail réalisé, de vérifier si les objectifs sont atteints et d’en fixer de nouveau.
• L’entretien professionnel : il a lieu tous les deux ans. Prévu par le Code du travail, il permet de faire le point sur l’employabilité du collaborateur. L’idée ici est d’évoquer les possibilités d’évolution professionnelle et de formation.
• L’évaluation continue : ici, les rendez-vous sont plus réguliers. Ils se déroulent tout au long de l’année.

Les feedbacks rendus pendant un entretien peuvent être réalisés en 1:1. Le salarié est seul avec son manager pour discuter. Il est aussi possible d’évoquer les points forts ou les axes d’amélioration collectivement grâce à une réunion d’équipe.

L’organisation de ces entretiens est de la responsabilité du manager. Il peut toutefois se faire aider ou conseiller par les équipes RH s’il n’est pas complètement à l’aise avec l’exercice.

En PME, les entretiens ont leur spécificité. En effet, contrairement aux grands groupes, leurs process ne sont pas forcément standardisés d’une équipe à l’autre. Les personnes en charge des RH doivent alors essayer d’instaurer cette pratique bénéfique, peu importe la taille de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire de tenir compte des ressources à disposition et de la polyvalence des collaborateurs. Il est souvent bénéfique de s’appuyer sur un logiciel dédié à l’organisation des entretiens.

L'intérêt des entretiens au travail

Avant d’arriver en entretien, le collaborateur comme le manager doivent avoir conscience de tous les avantages pouvant en découler.

C’est d’abord l’occasion de faire un bilan de l’année passée. Peu de salariés ont le réflexe de se poser pour faire un bilan. Pourtant, évaluer le travail effectué est la meilleure façon de cibler les réussites afin de les reproduire ou les axes d’amélioration dans le but de devenir plus performant.

L’entretien est un moment privilégié pour fixer les objectifs à atteindre. Ces derniers peuvent être déterminés uniquement en collaboration entre le manager et le salarié. Une discussion doit donc être ouverte. Des entrevues dans le couloir ou des échanges de mails ne sont pas suffisants pour cela. Les objectifs sont le pilier des performances. Les fixer demande du temps et de la réflexion.

L’entretien est aussi l’occasion de prendre en compte les attentes du collaborateur. Ce n’est pas seulement une évaluation de son travail. Il sert à améliorer la qualité de vie au travail du salarié et à le faire progresser dans sa carrière au sein de l’entreprise. Le manager peut également en profiter pour gérer les compétences de ses équipes en programmant des formations.

Enfin, le rendez-vous doit être l’occasion d’encourager la collaboration entre le manager et l’employé. Il doit être un vecteur positif de motivation.

La digitalisation des entretiens en entreprise

Pour tirer le meilleur parti des entretiens, l’employeur peut compter sur les solutions digitales d’entretien. Ce peut être un outil pour gérer les entretiens annuels, les one to one ou les feedbacks.

Elles permettent de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives, comme la fixation des rendez-vous, la réservation d’une salle de réunion ou l’envoi d’une invitation. L’organisation est facilitée, profitant à tous.

Les logiciels d’entretien disposent d’une fonctionnalité aidant à préparer les entretiens. Ils donnent une structure aux managers. Ils favorisent la préparation de l’entrevue par le salarié. À la clé, une meilleure préparation optimisant l’efficacité des entretiens. Digitaliser ce process apporte une transparence bénéficiant à la collaboration au sein de l’entreprise.

Enfin, en augmentant l’efficacité globale des entretiens, les outils digitaux permettent de réduire les coûts de ces exercices. 

Employeur : les bonnes pratiques pour préparer les entretiens

44 % des salariés estiment que les entretiens ne sont pas utiles. Comment les faire changer d’avis ? L’entretien est un outil formidable s’il est correctement utilisé !

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Créer une trame pour le rendez-vous

L’entretien annuel se prépare. Il est recommandé aux équipes RH de fournir un fil conducteur aux managers pour uniformiser la procédure. Celle-ci doit renforcer l’efficacité du manager en lui permettant de traiter tous les sujets.

Pour faciliter l’homogénéité, les logiciels d’entretien sont des leviers incontournables.

Pour favoriser une discussion riche, il est préférable de préparer des questions ouvertes. Celles-ci laissent librement la parole, sans imposer une liste d’option à choisir (oui ou non, par exemple).

Même si un cadre existe, il est préférable de le personnaliser en fonction du collaborateur. Bien sûr, cela est possible uniquement si le manager le connait bien.

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Trouver le bon état d'esprit

La préparation matérielle n’est pas la seule à être importante. Le manager comme le collaborateur doivent se présenter dans le bon état d’esprit pour réussir l’entretien.

Pour le manager, cela se traduit aux dispositions suivantes :

• Collaboration : l’entretien doit être un échange et non un monologue.
• Écoute active : savoir comprendre les non-dits.
• Bienveillance : être positif, se concentrer sur les points positifs.
• Reconnaissance mutuelle : reconnaître les qualités.

Sacraliser le moment de l'entretien

L’entretien doit être un moment privilégié. C’est au manager de préparer le rendez-vous.

Ainsi, il est important d’envoyer une invitation quelques semaines à l’avance. Elle sert à réserver le rendez-vous dans l’emploi du temps de chacun. Elle doit aussi indiquer l’ordre du jour et les suggestions de préparation pour le collaborateur. Ici, il est possible de fournir une trame de réflexion au salarié en collaboration avec le service RH.

Il est préférable de réserver une salle de réunion au calme. Le bureau du manager n’est pas forcément un terrain suffisamment neutre.

Pendant le rendez-vous, le manager doit prévoir de ne pas répondre au téléphone ou de ne pas être sollicité.

Faire un compte-rendu

La mission du manager est de conduire l’entretien, mais aussi d’en fournir un compte-rendu. Pour cela, il est préférable de prendre des notes tout au long du rendez-vous. Le faire sur la trame de l’entretien peut faciliter les choses.

Le compte-rendu doit être envoyé au collaborateur après l’entretien. Il ne faut pas attendre trop longtemps. Les discussions doivent rester fraîches dans l’esprit du salarié. En effet, celui-ci est amené à annoter le compte-rendu en fonction de son propre ressenti.

Au-delà de la transmission de ce compte-rendu, il est intéressant de demander un feedback à l’employé sur le déroulement de l’entretien. C’est un moyen efficace d’améliorer la pratique au fil du temps.

Se projeter dans le futur

L’entretien n’est pas seulement tourné vers l’année écoulée. Il est aussi l’occasion de se projeter dans le futur, proche ou plus lointain.

Pendant le rendez-vous, il est nécessaire de fixer les objectifs à atteindre pour l’année à venir. Il est aussi possible de se fixer un nouveau rendez-vous quelques mois plus tard, afin de faciliter la mise en place d’améliorations.

Proposer un plan d’action collaboratif permet de remédier plus facilement à une difficulté. De cette manière, le manager accompagne son collaborateur dans la réalisation d’un objectif ou dans l’implémentation d’un axe d’amélioration.

Enfin, l’entretien peut être le moment pour aborder la réalisation d’une formation, l’attribution d’une promotion ou de nouvelles responsabilités.

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La préparation de l'entretien par le collaborateur

Pour en faire un moment constructif, le collaborateur doit préparer l’entretien. C’est le meilleur moyen de l’engager dans le processus. Voici les différents points de conseils pouvant être fournis par l’employeur pour l’aider.

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Dédramatiser le rendez-vous

Il est important de travailler sur la perception du rendez-vous. Cela a un impact direct sur le ressenti pendant l’entretien. Il est préférable de le voir de manière positive. C’est un moment où le collaborateur peut discuter de manière ouverte avec son manager. Les opportunités de ce type sont relativement rares.

Pour dédramatiser l’entretien, il est possible de limiter ses enjeux. Si un seul rendez-vous par an semble trop officiel, le collaborateur peut demander un autre entretien plus régulièrement, par exemple.

L’employeur peut aussi s’appuyer sur les outils digitaux pour simplifier la procédure pour le collaborateur.

Lister les réussites et les difficultés

La préparation de l’entretien est l’occasion de faire un état des lieux de son poste. Pour cela, le collaborateur peut lister les points positifs. Il peut s’aider des objectifs fixés, rassembler des chiffres ou des informations concrètes, montrer ses initiatives.

Il est aussi important de parler de ses difficultés. En les prenant en compte ou en proposant des pistes d’amélioration, le salarié montre sa proactivité. Il peut aussi parler de l’aide attendue de la part du manager.

Mettre des mots sur ses attentes

L’entretien sert aussi à évoquer les envies et les projections dans l’entreprise. En mettant des mots sur ses attentes, le collaborateur montre son engagement. Il se projette à long terme dans son organisation.

Les attentes peuvent concerner plusieurs aspects :

• Les évolutions de l’organisation pouvant être apportées.
• Les améliorations en matière de QVCT (Qualité de vie et conditions de travail).
• Les possibilités d’évolution du poste.
• Les envies de promotions, de formations.

Oser parler de ses ambitions

L’entretien est le moment d’être ambitieux. C’est le meilleur moyen de montrer son intérêt pour l’entreprise.

Il est intéressant d’inciter le collaborateur à parler de son projet professionnel. Par exemple, il peut évoquer sa volonté d’avoir plus de responsabilités, d’avoir une promotion. Il peut aussi envisager les actions à prendre pour parvenir aux objectifs de l’entreprise (une formation, une mobilité interne…).

Pensez à réaliser un feedback pour son manager

Les feedbacks ne sont pas à sens unique. Le manager évalue le travail du collaborateur. Celui-ci doit être amené à fournir un feedback sur son N+1 pour améliorer leur relation de travail.

Bien sûr, il doit être incité à être constructif et bienveillant. Par exemple, il est intéressant de parler d’une réussite, de se concentrer sur les aspects positifs, ou de proposer des actions pour corriger les défauts.

Un feedback doit partir d’une approche positive. Le collaborateur doit expliquer chaque critique avec des arguments factuels. Ce n’est pas une démarche intuitive. C’est pourquoi il est important de fournir les bons outils au collaborateur pour y arriver. Il existe notamment des logiciels de feedback très efficaces.

💡 Favoriser l’écoute et l’échange, c’est essentiel pour un management efficace. Apprenez comment libérer la parole des collaborateurs lors d’un entretien managérial.

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💡 Les trois points à clés à retenir :

• Les entretiens sont essentiels au bon fonctionnement de la relation salarié-employeur.
• En préparant le rendez-vous, le manager augmente son impact positif sur le travail ou l’état d’esprit du collaborateur.
• L’employé peut s’approprier l’outil pour évoquer ses attentes et ses ambitions.