Les clés pour mieux manager au quotidien

Le manager est au carrefour entre les collaborateurs et la direction. Il occupe un rôle central pour l’entreprise. D’ailleurs, 70 % du niveau d’engagement des salariés dépendent de leurs interactions avec les managers. Le manager doit faire face à de lourdes responsabilités impactant la productivité de l’entreprise. Il occupe un poste challengeant et crucial. Dans ces conditions, comment réussir à bien manager ses équipes ? Tous les responsables se posent la question. Eurécia vous livre les clés pour optimiser votre management au quotidien. Découvrez vite nos conseils !

Les missions du manager

La place centrale du manager au sein de l’entreprise lui demande :

• De comprendre les objectifs et la stratégie de la société fixés par la direction.
• De les retranscrire par le biais de missions ou d’actions aux salariés de son équipe.

Bien sûr, les tâches quotidiennes du manager varient notablement d’une entreprise à l’autre ou même d’un service à l’autre. Par exemple, le responsable d’un service client gère des problématiques bien différentes de celles d’un directeur juridique.

Pour autant, ses responsabilités peuvent toujours se résumer à deux grands piliers :

• Il assure l’organisation de son service : ce peut être à travers la gestion des plannings, la mise en place de procédure ou l’attribution des tâches.
• Il gère l’aspect humain de son équipe : il doit, par exemple, faire travailler les collaborateurs ensemble sur un projet, en prenant en compte les personnalités et les compétences de chacun.

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Être un bon manager : qu'est-ce que ça veut dire ?

La notion de « bon manager » est très subjective. Elle dépend des attentes de l’entreprise, mais aussi de la personnalité du responsable.

Toutefois, il existe certaines qualités possédées par tous les meilleurs managers.

• Le bon manager sait s’adapter : il est capable de respecter, de mettre en place des process différents en fonction des besoins des salariés. Par exemple, il prend en compte la volonté d’un salarié de travailler d’abord seul sur une mission et de faire un point d’étape chaque semaine alors qu’un autre salarié préfère échanger tous les jours.
• Il sait écouter : il fait preuve d’empathie, comprend les attentes et peut détecter les non-dits. Ainsi, il parvient à planifier les projets de la manière la plus efficace possible en fonction des points forts de chacun.
• Il sait motiver : il parvient, par exemple, à expliquer les bénéfices pour l’entreprise de la réalisation du projet en cours dans les temps. Il parvient à engager les employés dans le projet global de l’entreprise.

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La digitalisation du management

Aujourd’hui, pour aider les managers, l’entreprise peut engager une démarche de digitalisation de certains aspects du management.

Il existe plusieurs outils sur lesquels peut s’appuyer le manager. Les plannings digitaux permettent de suivre les projets efficacement ou de programmer les activités en quelques clics. Toutes les missions sont planifiées pour une productivité augmentée.

Les solutions de gestion des entretiens permettent de renforcer l’efficacité de ces rendez-vous cruciaux. Les logiciels de gestion des compétences permettent d’accroître la compétitivité de son équipe en détenant des expertises stratégiques. La digitalisation des feedbacks, de la formation ou de l’on-boarding supporte aussi le manager dans ses missions quotidiennes.

La digitalisation a plusieurs bénéfices pour les managers :

• Elle leur permet de gagner du temps en automatisant les tâches récurrentes.
• Elle les soulage de la charge des missions administratives.
• Elle favorise l’organisation des équipes.
• Elle augmente les performances globales.

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Vous ne pouvez pas tout contrôler

Le manager est responsable de son équipe. Les succès comme les échecs lui sont imputables. Pour autant, il est important de parvenir à un certain lâcher-prise. Il n’est pas possible de tout contrôler, sous peine de démotiver ses collaborateurs.

La posture idéale pour un manager est :

• D’apporter un support : être là pour aider quand c’est nécessaire, faciliter les missions, développer les talents.
• De se situer en survol des collaborateurs : ne pas contrôler les collaborateurs, faire confiance, déléguer ou favoriser l’autonomie. Le manager est l’arbitre du collectif.

Soyez bienveillant

Il existe plusieurs méthodes pour instaurer un leadership efficace. La bienveillance est toujours au centre de ces tactiques.

Cela consiste à se concentrer sur les points positifs. Prenons l’exemple d’une mission d’installation d’un serveur interne non remplie dans les temps par un collaborateur du service informatique. Le manager dispose de deux options, soit reprocher les manquements, soit évoquer d’abord les parties de mission correctement effectuée pour ensuite analyser les causes du retard.

La deuxième option permet de trouver des solutions afin de ne pas reproduire le retard. La première option peut placer le collaborateur dans une situation défensive non constructive.

Le manager doit accepter la possibilité de se tromper pour ses salariés. C’est inévitable, mais surtout cela est indispensable à l’instauration d’une démarche d’amélioration.

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Fixez un cadre à votre équipe

Manager, c’est poser des règles pour travailler collectivement. Le cadre peut être fixé à travers l’organisation du service ou la fixation d’objectifs.

Contrairement à une idée reçue, poser des limites permet de laisser exprimer la créativité, le potentiel des salariés. En effet, une fois les principes fixés, ils disposent de toute l’autonomie nécessaire pour mener à bien leurs missions en fonction de leur façon de travailler, leur personnalité.

Pour le manager, c’est une bonne manière de donner sa confiance tout en gardant un certain contrôle. Toute l’équipe connaît les limites à ne pas dépasser. Le manager intervient uniquement pour recadrer les choses lorsque c’est nécessaire. En créant un cadre adapté, équilibré pour son équipe, il pose naturellement son autorité.

Afin de parvenir à placer le curseur au bon endroit, il peut s’aider de logiciels. Par exemple, une solution d’entretien individuel permet d’encadrer le reporting de manière claire et transparente.

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Montrez l'exemple

Le manager est amené à avoir des exigences auprès des membres de son équipe. S’il veut être suivi, il doit respecter ses propres exigences. Cela peut concerner l’absence de retard le matin ou le fait de limiter l’envoi d’email ou l’organisation de réunions.

Le N+1 doit être un modèle s’il veut inspirer confiance. Ne pas s’appliquer les règles du groupe peut complètement saper un leadership. La cohérence est cruciale pour le manager.

Ainsi, si la règle fixée est de poser trois semaines de congé en août, le manager doit aussi le faire. Il ne peut pas choisir de poser ses congés en juillet ou en septembre, sous peine de créer un sentiment d’injustice chez les collaborateurs.

Privilégiez la transparence

La transparence en entreprise consiste à donner toutes les informations nécessaires. Les salariés ne doivent pas avoir l’impression de manquer de données pour comprendre leurs missions ou effectuer correctement leurs tâches.

Dans le passé, le management pouvait être basé sur l’idée de détenir le pouvoir en disposant d’un accès privilégié aux informations. Ce principe archaïque contribue à créer de la défiance ou des divisions au sein des équipes.

La communication est au centre du management moderne. Pour cela, le manager peut organiser des entretiens réguliers, des feedbacks personnels ou collectifs. Il existe d’ailleurs des logiciels facilitant l’obtention de feedbacks ou l’organisation d’entretien individuel ou collectif.

Pour faciliter la transparence et la communication libre, il peut être intéressant de connaître les bases de la critique constructive ou des techniques de résolution des conflits.

Sachez dire non

Le manager est au centre des sollicitations. Il doit donc être capable de conserver un équilibre, pour lui, comme pour son équipe. Être responsable, c’est aussi savoir poser des limites :

• À la direction : le manager doit être capable de jauger si la charge de travail demandée est acceptable ou non.
• Aux autres services : il doit imposer le respect des compétences et des missions de son service aux autres équipes.
• Aux collaborateurs : il doit savoir dire non à ses salariés lorsque c’est nécessaire.

L’idée est de toujours conserver à l’esprit la préservation de soi et de son équipe. Cela demande une vraie lucidité pour voir les choses comme elles sont afin de prendre les bonnes décisions.

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Créez un esprit d'équipe

Le rôle premier du manager est de faire fonctionner une équipe. Pour cela, il doit créer la cohésion entre les collaborateurs.

Pour ce faire, il peut s’appuyer sur :

• L’organisation de réunions.
• La mise en place de la communication et de la transparence.
• L’instauration de moments informels.
• La valorisation des réussites.

Il existe des logiciels de vie de bureau pour faciliter l’amélioration de la cohésion d’équipe. Il s’agit d’un véritable réseau social d’entreprise où sont partagées des informations professionnelles ou plus informelles. Ce peut être un partage sur l’avancement d’un projet, des témoignages ou l’organisation d’un groupe de sport le midi. C’est un facteur fort de fidélisation pour les collaborateurs.

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Trouvez le bon équilibre entre formel et informel

68 % des salariés aimeraient passer plus de temps avec leur manager. C’est vrai pour obtenir un support professionnel, mais le chiffre évoque aussi la participation aux moments informels de l’équipe. Il peut s’agir d’un simple café à 11 heures, le partage d’un gâteau pour un anniversaire ou l’organisation d’un repas de Noël.

Pendant ces évènements informels, il est important pour le manager de parvenir à être authentique. C’est une manière d’être plus accessible pour les salariés. Cette posture n’est pas toujours aisée à adopter aux vues des responsabilités et du pouvoir hiérarchique existants. Il peut être intéressant d’instaurer des rituels pour augmenter l’engagement et l’esprit d’équipe.

Si la participation aux évènements informels est importante, le manager doit veiller à conserver une certaine réserve pour conserver sa légitimité. L’équilibre n’est pas simple à trouver, mais il apporte des bénéfices notables pour la productivité d’un service.

Sachez écouter vos N-1

80 % des salariés sont prêts à s’investir plus pour un manager plus empathique. Il est indispensable de savoir écouter les collaborateurs à tout moment. Cela permet de repérer les baisses de motivation ou les difficultés rapidement afin d’y apporter une solution.

L’écoute du manager a lieu à deux niveaux :

• Celui des échanges oraux ou écrits avec le collaborateur.
• Celui des non-dits ou du langage corporel.

C’est indispensable pour créer une équipe solide.

Créez votre propre style de management

Chaque manager a sa propre personnalité, ses forces et ses faiblesses. S’il doit s’adapter à son équipe, il ne doit pas jouer un rôle. Pour parvenir à bien manager, il faut être à l’aise dans son poste, c’est-à-dire être soi-même.

Cette clé s’acquiert avec l’expérience. Il faut du temps pour parvenir à un style de management totalement en accord avec votre personne.

Les trois points clés à retenir

• Le management est crucial pour le bon fonctionnement et la productivité de l’entreprise.
• Bien manager demande des qualités humaines fortes : écoute, communication, force de conviction.
• Des outils digitaux simples à mettre en place aident à améliorer notablement le management.