Les entreprises ont souvent une tendance "naturelle" à utiliser Excel pour gérer tout un tas de données lors de leurs premiers mois d’activité. Et dès que cette activité augmente, se diversifie, que de nouveaux collaborateurs intègrent l'entreprise ou que la législation évolue, les tableurs d’Excel deviennent vite contraignants. De nombreux acteurs RH utilisent encore ce logiciel pour traiter les données du personnel ou les congés payés et font face à certaines limites qui n’ont pourtant, rien d'inéluctable.
#1 Saisies et ressaisies
La ressaisie rime avec perte de temps, mais pas seulement. Les risques d’erreurs sont fréquents lorsque les mêmes données doivent souvent être intégrées plusieurs fois, notamment lors de la période de paie. Si une erreur ou une mauvaise donnée se glisse dans une feuille Excel, c’est tout un ensemble de rapports qui peut être impacté ou faussé.
#2 Erreurs de calculs
Les erreurs de calculs sont les pires de toutes. Pourquoi ? Parce qu’elles peuvent conduire à de mauvaises estimations et des décisions à risque. Des tableaux prévisionnels comportant des erreurs sont un risque de cataclysme financier pour l’entreprise. Une erreur de calcul dans les éléments variables de paie par exemple, et c’est un mauvais bulletin de salaire qui est édité.
Un mauvais calcul des congés et c’est le risque qu’un collaborateur mécontent vous poursuive aux prud’hommes ! Bref, l’inexactitude des données ou des calculs est un vrai risque pour l’entreprise.
#3 Manque de souplesse
Les données RH sont de plus en plus prises en compte dans les décisions de l’entreprise. Elles touchent des sujets divers comme la gestion managériale, le respect du cadre légal, la politique de recrutement et de salaire, ou encore la vie de l’entreprise au quotidien. Ces données sont donc essentielles pour la Direction, qui demande des rapports et un suivi toujours plus précis. Excel présente vite des limites pour générer des tableaux de bords précis et fiable, et manque de souplesse lorsqu’une nouvelle donnée demande à être suivie :
- Quel est le taux d’absentéisme sur le dernier exercice ?
- Peux-tu m’extraire la pyramide des âges au 31 mai dernier ?
- Exporte-moi les données brutes pour le prochain bilan social s'il te plait.
- J’ai besoin de données sur la diversité et le handicap pour ce soir !
- Où en sommes-nous au niveau de la formation ?
- Etc...
Générer ce type de rapports sur-mesure sous Excel peut demander énormément de temps et se révéler très complexe.
#4 Risque de sécurité
Les acteurs RH traitent de nombreuses données confidentielles. L’utilisation de tableaux Excel ne permet pas de filtrer un niveau d’accès à certaines données. Un mauvais destinataire ou une mauvaise pièce-jointe, et c’est toutes les données sensibles de l’entreprise qui peuvent se retrouver entre de mauvaises mains.
V1, v2_relue, v3-BIS-2019_OK : la multiplication des versions et des documents est également un risque en termes de gestion et de sécurité, car une erreur de manipulation est impossible à retracer. Il en va de même pour un fichier unique... s'il est supprimé lors d'une mauvaise manipulation ou à cause d'un ordinateur défectueux, tout est perdu.
#5 Congés payés et absences : la galère d’Excel
- Nombreux allers-retours entre les collaborateurs, les managers et les ressources humaines pour le suivi d'une demande congé payé.
- Absence de planning de congés avec informations en temps réel.
- Gestion chronophage des demandes individuelles des salariés.
- Impossibilité d’automatiser les processus de validation.
- Extraction de rapports et autres tableaux de bord RH (motifs de congés, durées, fréquence, ect) peu évidente.
- Suivi de l’absentéisme complexe.
- Export des congés vers la paie délicat, voire impossible.
Pour aller plus loin : sécurisez et fiabilisez le traitement des données de vos tableaux de bord RH en digitalisant vos process. Découvrez dans ce guide comment devenir maître de vos données salariés grâce à la digitalisation !
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