Si cumuler les projets est un bon indice de croissance, il ne rime malheureusement pas toujours avec performance. Lorsque votre activité se développe, votre vigilance et votre temps sont mis à rude épreuve. Vous n’avez plus suffisamment de temps pour contrôler les heures passées par client et projet, et ainsi évaluer si votre activité est réellement rentable.
Alors, dans ces conditions, comment savoir si votre activité est performante ?
S’il existe de nombreux indicateurs pour mesurer la performance de l’entreprise, nous avons choisi dans cet article de nous concentrer sur deux d’entre eux qui sont intrinsèquement liés : le temps et le budget.
Suivre le temps de travail par projet, client ou tâche
Savez-vous combien de temps de travail vos collaborateurs passent sur un projet, un client ou une tâche ? Si ce n’est pas le cas, sachez que vous êtes loin d’être seul. Pour encore beaucoup d’entreprises, le suivi des temps de travail s’évalue exclusivement à l’aune de la durée de travail mentionnée sur le contrat de travail.
Si c’est essentiel pour l’élaboration de la paie et s’assurer d’être en règle en matière de réglementation de la durée de travail, le suivi des temps est particulièrement utile à évaluer au regard du temps passé sur un projet, un client ou même une tâche.
En effet, il peut arriver que vous émettiez des devis et que vous facturiez vos clients en dessous du temps réellement travaillé. Dans la pratique, ces incidents passent inaperçus parce que le décalage entre le temps passé et le budget prévisionnel est minime. Mais mis bout à bout, ce décalage peut représenter un manque à gagner non négligeable.
Fort heureusement, cette situation peut être évitée ou corrigée avec un suivi du temps de travail. Ainsi, suivre le temps de travail vous apportera des réponses aux questions comme :
- Combien d’heures a passé Paul sur la procédure X ? A-t-il réalisé des heures supplémentaires ?
- Quelles actions, tâches lui ont pris plus de temps que ce qui était prévu ?
- Le délai de livraison a-t-il été respecté ?
- Quelle marge a été réalisée par client ?
- Le nombre d’heures passées sur le projet du client A est-il plus élevé que le temps facturé ?
Pour mieux suivre les temps de travail de vos collaborateurs et avoir plus de visibilité pour piloter votre entreprise, téléchargez notre guide gratuit « Pilotez la performance de votre PME avec un suivi des temps de travail digitalisé » !
J'améliore le suivi des temps de ma PME
Comparer les dépenses prévisionnelles aux dépenses réelles
Les dépenses liées à votre activité se divisent en deux catégories : les charges fixes et les charges variables.
Les charges fixes sont les charges récurrentes que vous payez quel que soit le niveau d’activité de votre entreprise. On trouve par exemple le loyer, les salaires, les frais administratifs divers ou encore les amortissements.
Les charges variables sont constituées des dépenses en lien direct avec votre activité et qui évoluent donc en fonction du niveau de l’activité.
Pour définir les dépenses prévisionnelles d’un projet, vous prenez en compte plusieurs paramètres : la charge de travail prévue, le budget prévisionnel, le type de facturation, etc. Et si au moment de faire le bilan des dépenses réelles, vous vous apercevez qu’elles sont plus importantes que vos prévisions, vous savez que votre activité n’a pas été performante.
Conseil de la rédac' : Pour suivre de près votre budget prévisionnel et votre budget réalisé, vous pouvez compter sur notre tableau Excel de budget prévisionnel !
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Un logiciel digital comme allié de la performance
À moins que vous soyez un friand des KPIs, suivre les temps et activités ainsi que les dépenses et budgets n’est pas la tâche la plus agréable.
Premièrement, la mise en place est lourde. Il faut convaincre les salariés de faire un suivi régulier de leur temps de travail et de leur avancée sur les projets en cours. Si vous n’avez pas mis en place un système de suivi homogène, chacun fera à sa sauce. L’un utilisera des formules Excel compliquées, l’autre ira au plus simple et ne détaillera pas aussi bien son temps que son collègue. Vous risquez donc de vous trouver avec une montagne de données pas toujours fiables à analyser.
De même, si vous faites votre suivi financier à part, vous passerez (beaucoup) de temps à jongler et croiser les tableurs. De quoi vous décourager !
Fort heureusement, le digital existe. Aujourd’hui, des logiciels de suivi des temps et des activités, des SIRH sont là pour faire le job à votre place et consciencieusement. Pour cela, il vous suffit de paramétrer votre outil, de sensibiliser vos collaborateurs au logiciel et le tour est joué !
Suivi des temps de travail en conformité avec la réglementation, imputation des coûts par projet/client, tableau de reporting… Ces outils ont de nombreuses fonctionnalités qui sauront vous séduire.
Suivre la performance de votre entreprise est un travail permanent et essentiel pour la survie de votre entreprise. C’est en ayant des indicateurs précis sur les coûts, les temps de travail, la marge ou encore la rentabilité de vos projets que vous serez en mesure d’ajuster vos actions et de, par exemple, revoir vos prix de vente, la répartition des projets entre collaborateurs, les besoins en formation ou en recrutement.
Alors, si vous voulez savoir comment avoir plus de visibilité pour piloter votre entreprise, comment connaître le ROI de votre activité et assurer le suivi des performances, démarrez dès maintenant votre essai gratuit du module Temps et Activités d’Eurécia.
