Tous les derniers jeudis du mois, dans votre planning, vous prévoyez de vous pencher sur les notes de frais des collaborateurs de la PME pour laquelle vous travaillez.
Et tous les derniers jeudis du mois, c’est la même chose : un justificatif manquant, ou une dépense imprévue, viennent saper le travail pourtant méticuleux que vous faites.
Face à ces soucis, vous vous demandez donc légitimement quels risques votre entreprise encourt face à ce type d’erreurs dans la gestion de ses notes de frais. C’est pour vous faire découvrir ces risques, mais aussi vous aider à les éviter, que cet article a été conçu.
A l’issue de votre lecture, vous aurez toutes les cartes en main pour éviter ces erreurs… et simplifier ces rendez-vous mensuels
Quelles sont les erreurs les plus courantes en matière de gestion de notes de frais ?
Pour bien éviter les erreurs de gestion de notes de frais, il s’agit d’abord de savoir les repérer. Lesquelles sont-elles donc ?
Tout d’abord, l’erreur la plus commune concerne sans doute les justificatifs de notes de frais, qui sont bien souvent perdus par le collaborateur, non conformes, ou bien incomplets.
Deuxième erreur, très commune également : le fait de rembourser aux collaborateurs des dépenses qui, légalement, n’ont pas à être prises en charge par l’entreprise. La loi française indique en effet que seuls trois types de dépenses professionnelles peuvent être considérées comme remboursables aux employés :
- Les frais de repas
- Les frais de déplacement, et notamment les frais kilométriques
- Les dépenses directement liées à l’activité de l’entreprise (par exemple, la téléphonie, les envois postaux, ou les fournitures de bureau)
Or, bon nombre d’entreprises ne respectent pas cette typologie, et font passer en notes de frais des dépenses qui n’ont pas lieu d’être considérées comme professionnelles.
Autre erreur : celles concernant le calcul de la TVA déductible. Comme vous le savez sans doute, différents pourcentages de TVA s’appliquent selon le type de dépense concernée, et certains produits ou services ne peuvent pas se voir déduire la TVA. Or, il n’est pas peu commun, au détour d’un tableur Excel mal rempli, que ces calculs soient faussés.
Enfin, dernière erreur, et de taille : le dépassement de la limite d’exonération des charges sociales sur les notes de frais. En effet, l’URSSAF a déterminé des barèmes liés aux frais professionnels, mettant ainsi en place des plafonds de dépenses au-delà desquels celles-ci ne sont plus exonérées de charges sociales.
Par exemple, les frais liés aux technologies (comme Internet ou le mobile) ne peuvent pas être remboursés au-delà de 50% des sommes engagées.
Pourtant, il n’est pas rare de voir des entreprises, et notamment des PME, dépasser ces seuils, et devoir payer des charges surnuméraires.
Quelles conséquences d’une mauvaise gestion de notes de frais dans une PME ?
Face à ces erreurs, les conséquences peuvent rapidement devenir hors de contrôle. Et ce, notamment dans une PME, où les budgets restent serrés, et où un contrôle fiscal non maîtrisé peut rapidement mettre à mal la croissance de l’entreprise !
Les conséquences d’une mauvaise gestion de notes de frais dans votre entreprise sont multiples. Vous vous exposez potentiellement à…
- Un redressement fiscal de la part de l’administration fiscale. En cas de justificatifs non probants, ou bien de dépassement des plafonds autorisés pour les dépenses professionnelles, la note peut rapidement devenir salée. Par exemple, au-delà de 5 repas mensuels payés à des clients et remboursés à un collaborateur, l’URSSAF considère qu’il s’agit d’un avantage en nature imposable, et non d’une dépense professionnelle exonérée de charges.
- Un dépassement des budgets prévus par l’entreprise. De quoi saper les prévisionnels mis en place par votre service financier !
- Un traitement des erreurs de notes de frais chronophage pour votre service RH. A chaque erreur, vous perdez un temps précieux, que vous pourriez investir dans des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Des lenteurs et lourdeurs dans le remboursement de vos collaborateurs. Admettons que l’un de vos collaborateurs perde un justificatif de notes de frais : soit il peut le retrouver, au terme d’une longue recherche ; soit il doit produire une attestation sur l’honneur faisant office de justificatif ; soit, pire, il peut finir par payer de sa poche sa dépense. Une expérience désagréable, qui nuit à votre expérience collaborateur !
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Comment éviter ces erreurs liées aux notes de frais ?
Maintenant que vous êtes au fait des erreurs que vous pouvez rencontrer dans votre gestion des notes de frais et de leurs conséquences, vous pouvez envisager de mettre en place les bonnes pratiques pour les éviter à tout prix.
Cela commence par la mise en place d’un process de notes de frais clair, dans une politique de dépenses professionnelles au cordeau. Veillez notamment à y indiquer un plafond pour chaque type de dépense d’entreprise (repas, déplacements…), mais également à bien l’expliciter à vos collaborateurs, dans une documentation claire.
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Cependant, si vous souhaitez vous assurer d’une gestion des notes de frais optimale, il s’agit de ne plus laisser de place à l’erreur humaine. Plutôt que de gérer les dépenses des collaborateurs via un tableur Excel ou des solutions gratuites souvent incomplètes, optez pour un logiciel de notes de frais.
Grâce à un tel logiciel, vous pouvez…
- Dématérialiser les justificatifs de notes de frais. Il suffit alors à vos collaborateurs de scanner (depuis leur ordinateur, leur portable ou leur tablette) leurs justificatifs, et de vous les envoyer via le logiciel. Un process simplifié, qui rend vos collaborateurs autonomes face à leurs dépenses professionnelles, vous assure une conformité réglementaire optimale (grâce à l’archivage à valeur probante), et vous simplifie la vie à vous, responsable RH ou en charge de la comptabilité.
- Mettre en place des circuits de validation automatisés, selon des règles (plafonds, budgets…) que vous avez définis avec le Top Management et le service financier. Grâce à cette automatisation, vos collaborateurs sont remboursés plus rapidement, et vous gagnez encore du temps sur votre gestion des notes de frais.
- Bénéficier d’une reconnaissance automatique des données des notes de frais. La plupart des logiciels peuvent consolider les données liées à vos dépenses (date, type de dépense, montant, TVA…) : à vous une comptabilité aux petits oignons !
- Produire des reportings des dépenses des collaborateurs, afin de toujours garder un oeil sur vos budgets, et de les optimiser si nécessaire.
- Faire un export complet des dépenses à envoyer à votre service comptabilité ou à l’expert-comptable de l’entreprise : pratique, en cas de contrôle fiscal.
Intégrer dans votre SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) la gestion et le traitement des notes de frais peut vous permettre également de calculer automatiquement les titres restaurant et les remboursements kilométriques en fonction du barème légal de l’URSSAF, ou de votre propre barème sur-mesure. L’avantage ? Le logiciel met automatiquement à jour la paie de vos collaborateurs en fonction de ces éléments.
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