C’est le moment de gérer la paie du mois, et le calcul des rémunérations de vos collaborateurs s’annonce musclé ce mois-ci. Plusieurs d’entre eux sont en arrêt maladie, et vous devez de nouveau vous référer aux règles officielles sur le sujet.
Pas de panique : vous trouverez ici toutes les informations concernant le maintien de salaire de vos collaborateurs en arrêt de travail, selon les différents cas de figure, ainsi que les astuces pour faciliter votre gestion de la paie.
Que dit le Code du Travail sur le maintien de salaire en cas d’arrêt maladie ?
Pour bien gérer la paie de vos collaborateurs lorsqu’ils posent un arrêt maladie, il s’agit de bien comprendre ce qu’en dit la loi.
Deux éléments doivent vous intéresser : d’une part, leurs droits aux indemnisations par la Sécurité Sociale ; d’autre part, leurs droits aux indemnités que vous, employeur, leur versez pour maintenir leur salaire.
Les conditions d’indemnisation par la Sécurité Sociale
Tout d’abord, il est intéressant de savoir dans quels cas vos collaborateurs sont éligibles aux indemnisations journalières par la Sécurité Sociale (aussi appelées IJSS).
Tout dépend de s’il s’agit d’une longue absence ou non.
Dans le cas d’arrêts maladie de moins de 6 mois, ils peuvent toucher ces indemnités s’ils…
- Ont travaillé au moins 150 heures de travail au cours des 3 mois civils ou des 90 jours précédant l’arrêt
- Ou s’ils ont cotisé sur la base d’une rémunération au moins égale à 1015 fois le SMIC horaire au cours des 6 mois civils précédant l’arrêt
Pour des arrêts maladie de 6 mois ou plus, ils toucheront ces indemnités s’ils…
- Sont affiliés à un régime de sécurité sociale depuis 12 mois au moins, et qu’ils ont travaillé au moins 600 heures les 12 mois civils ou les 365 jours précédant l’arrêt
- Ou s’ils ont cotisé sur la base d’une rémunération au moins égale à 2030 fois le SMIC horaire pendant les 12 mois civils ou les 365 jours précédant l’arrêt
En tant qu’employeur, il existe ensuite des conditions à remplir pour que vous puissiez verser à vos collaborateurs des indemnités complémentaires, pour aider à leur maintien de salaire. Celles-ci dépendent du type d’arrêt de travail dont ils bénéficient.
En cas d’arrêt de travail pour maladie non professionnelle
Dans ce cas de figure, le collaborateur touche ses IJSS après 3 jours de carence.
Puis, après 7 jours de carence, vous pouvez lui verser une indemnité complémentaire pour aider à compenser leur perte de salaire si le collaborateur…
- A au moins un an d'ancienneté
- Vous a transmis un certificat médical dans les 48 heures qui suivent le début de l’arrêt
- Reçoit des soins en France ou dans un autre état membre de l’Espace économique européen
- N’est pas travailleur à domicile ou salarié saisonnier, intermittent ou temporaire
En cas d’arrêt de travail pour maladie professionnelle
Lorsqu’un collaborateur se met en arrêt de travail pour maladie professionnelle, il a droit aux IJSS avec une majoration, et sans délai de carence.
Les conditions pour qu’il touche ses indemnités complémentaires de la part de votre entreprise sont les mêmes que celles pour arrêt de travail pour maladie non professionnelle. La seule différence : aucun délai de carence n’est à prévoir pour le versement de ces indemnités.
En cas d’arrêt de travail suite à un accident de travail
Si votre collaborateur a été victime d’un accident du travail, les conditions pour toucher les IJSS et les indemnités complémentaires de votre part sont les mêmes que pour celles pour maladie professionnelle. Ainsi, vous devez leur verser les indemnités permettant de maintenir leur salaire sans délai de carence.
En cas d’arrêt maladie pour Covid-19
Dans le cas où votre collaborateur a réalisé un test Covid-19 et qu’il s’avère positif, ou qu’il est symptomatique et attend ses résultats de test, des conditions spécifiques s’appliquent.
Sachez que celui-ci touchera des IJSS sans délai de carence, et ce, même s’il ne remplit pas les conditions habituellement requises pour les autres arrêts de travail.
Côté indemnités complémentaires à votre charge, il ne pourra les toucher que s’il n’est pas travailleur à domicile ou salarié saisonnier, intermittent ou temporaire. Il n’aura, là non plus, pas besoin de remplir les conditions habituelles pour les toucher.
L’élément en plus à vérifier : votre convention collective
Au-delà de ce que mentionne le Code du Travail au sujet du maintien de salaire de vos collaborateurs, il faut savoir que votre convention collective d’entreprise peut également stipuler des conditions spécifiques pour les indemnités de vos collaborateurs.
Veillez donc à vérifier ce qui s’y dit. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le moteur de recherche officiel du gouvernement, disponible sur cette page, ou bien vous référer directement à la convention si vous y avez accès.
Comment faciliter le calcul de la paie des collaborateurs en fonction de leurs arrêts maladie ?
Face à toutes ces règles pour le maintien de salaire de vos collaborateurs en cas d’arrêt maladie, votre gestion de la paie en tant que RH se complexifie. Comment donc simplifier ce process au quotidien ?
La clé : la digitalisation de votre paie, et en particulier la mise en place d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) qui vous permet de collecter et centraliser les données des arrêts maladie de vos collaborateurs en ligne.
Veillez donc à choisir un SIRH qui permette…
- A vos collaborateurs de déclarer leurs arrêts maladie eux-mêmes, en intégrant à la plateforme les justificatifs nécessaires
- A votre pôle RH de créer des workflows automatiques de calcul de la paie, en fonction des conditions à remplir par les collaborateurs
- A vos RH de calculer automatiquement les indemnités journalières, et de les reporter sur les bulletins de salaire sans calcul manuel
Grâce à un tel système d’automatisation, vous gagnez un temps précieux, et vous assurez de verser les bonnes indemnités à vos collaborateurs. De quoi améliorer vos process RH, et votre expérience collaborateur !
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