Le rapport d'étonnement, aussi appelé "rapport de découverte" ou "rapport de première impression", est un outil précieux utilisé en entreprise pour recueillir les impressions et les réflexions d'un nouveau collaborateur au sujet de son intégration dans l'entreprise. Il offre une occasion unique de partager ses observations, ses sentiments et ses étonnements lors des premiers jours ou semaines au sein de l'organisation.
Ce rapport permet non seulement au nouvel employé de s'exprimer, mais aussi à l'entreprise de recueillir des informations précieuses sur son fonctionnement et d'améliorer ainsi son processus d'accueil.
Zoom sur cet outil !
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Outil de plus en plus utilisé dans la gestion des ressources humaines, le rapport d’étonnement est rédigé par les nouvelles recrues d’une entreprise. Ces derniers se prononcent sur la manière dont ils voient la société et le service dans lequel ils viennent d’entrer. Pour les managers et dirigeants, il a l’intérêt d’apporter un regard neuf qui vient de l’extérieur et qui est dénué d’a priori, contrairement aux salariés présents depuis plus longtemps.
Le rapport d’étonnement, grâce à une approche à la fois critique et constructive, est un moyen efficace pour corriger des dysfonctionnements et changer ce qui aurait besoin de l’être. Il peut s’agir de peaufiner l’intégration des nouveaux collaborateurs ou de tout autre point concernant le fonctionnement de la société. Ce rapport offre une véritable plus-value dans la mesure où il entraîne, a posteriori, des mesures correctives et des améliorations.
Pour qu’il soit réellement utile, il faut expliquer au collaborateur qu’il peut s’exprimer librement. Sinon, le rapport d’étonnement perd toute valeur. De plus, si le département des ressources humaines y a recours pour les nouveaux travailleurs, il peut également être utilisé dans le cadre de la mobilité interne lorsqu’un salarié passe au statut de manager.
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Quels sont les objectifs du rapport d’étonnement ?
L’ objectif principal du rapport d’étonnement est de mettre en relief des « axes d’amélioration » de l’ensemble de la société ou d’un service en particulier. Le rapport, de par ses critiques constructives, remet au centre de la discussion le fonctionnement et les processus de la société et permet ainsi une amélioration des performances. Les remises en cause sont nécessaires au développement de l’entreprise.
Les points forts et faibles de celle-ci sont mieux cernés parce que la nouvelle recrue ne connaît pas encore la culture de l’entreprise et son environnement.
Les différentes réflexions, remarques et critiques du nouveau collaborateur, pourront faire émerger de nouvelles idées ayant comme résultat un meilleur fonctionnement du service concerné. Le rapport peut concerner l’organisation interne de l’entreprise, la communication, l'onboarding...
Comment faire un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement peut être fait par différents profils professionnels : salariés en CDI, contrats à temps partiels, intérimaires, stagiaires... Profils expérimentés et seniors auront une analyse assez précise et constructive des processus qui peuvent être améliorés. Mais n’oubliez pas les profils plus jeunes ! Ceux-ci, dans la mesure où ils ne disposent pas forcément d’expérience professionnelle exprimeront d’une manière sincère, leurs idées et impressions sur leurs premiers jours dans l’entreprise.
S’il peut être fait sous forme orale devant toute l’équipe, la forme écrite reçoit la préférence pour des raisons pratiques évidentes. L’écrit permet aussi aux équipes dirigeantes de compiler plusieurs rapports et d’analyser les axes principaux qui s’en dégagent.
Le rapport d’étonnement peut être informel et se présenter sous la forme d’une feuille blanche où l’employé indiquera seulement ses impressions, les choses qui lui « sautent aux yeux », les questions qu’il se pose. Pour autant, il est préférable qu’il ait au préalable une petite idée de ce qu’est un rapport d’étonnement pour que celui-ci soit cohérent et le plus complet possible. Il est donc fortement conseillé de proposer un exemple de rapport d'étonnement pour ce rapport.
Comment structurer un rapport d'étonnement ?
Le rapport peut se présenter sous la forme d’un questionnaire préparé par l’équipe RH et les managers. On demande alors au nouveau venu de donner ses impressions personnelles et de se prononcer sur ce qui le surprend, dans le positif et le négatif.
Les sujets évoqués sont généralement :
- Le recrutement : ressenti, cohérence de l’offre, processus
- L’onboarding / l’accueil : ressenti, premier jour, pratiques, communication
- La prise de poste : adéquation avec l’entretien, compétences, satisfaction, charge de travail
- Outils & matériel à disposition
- Amélioration, idées et impressions générales
- Tout autre point spécifique à l’entreprise : mode managérial, produit, lieu et conditions de travail, etc
Le rapport doit être parfaitement sincère pour être utile. Aussi, le collaborateur doit se sentir en confiance sur l’utilisation qui sera faite de ce rapport : un salarié en période d’essai n’osera peut-être pas pointer du doigt des modes de fonctionnement, même si son regard pourrait permettre de les améliorer. L’entreprise de son côté, doit prendre du recul et savoir se remettre en question pour améliorer son fonctionnement.
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