Flex office, les questions à se poser avant de se lancer

Vous envisagez de mettre en place le flex office, mais vous ne savez pas par où commencer ? Alors vous êtes au bon endroit.

Avec l’essor du télétravail, certaines entreprises ont fait le choix du flex office. En effet, certains collaborateurs travaillant à distance, il n’est pas toujours nécessaire d’avoir une capacité de bureaux maximale et des bureaux attitrés. Aussi, ce mode d’organisation permet de repenser les espaces pour créer des lieux de travail collaboratifs et favoriser les échanges.

Si le flex office présente des avantages certains pour les RH, la direction et les collaborateurs, il soulève tout de même plusieurs enjeux qui compliquent sa mise en place : communication, organisation du travail, suivi des présences, collaboration à distance, bien-être, etc.

Alors, pour vous aider à ne rien oublier, on a listé les questions importantes à vous poser avant de vous lancer dans la mise en place du flex office !

1/ Qu’en pensent vos collaborateurs ?

Quitter son bureau que l’on a aménagé et décoré à son goût avec un cadre photo de ses enfants, des dossiers classés par ordre alphabétique, un bureau avec vue sur le parc… C’est ce à quoi vont devoir dire adieu vos salariés.

Et si pour certains changer d’espace de travail et passer d’un coin de bureau dans un open space à une salle de réunion ne pose aucun problème, pour d’autres c’est le contraire. Des salariés sont attachés à leur espace de travail parce qu’ils le trouvent confortable, propice à la concentration, rassurant.

Ainsi, avant d’aller plus loin dans la mise en place du flex office, consultez vos collaborateurs. Expliquez-leur ce qu’est le flex office, quels avantages peuvent-ils en tirer, etc. Puis, à l’aide de quelques salariés volontaires, définissez les règles de fonctionnement du flex office.

Enfin, soyez vigilant aux salariés en situation de handicap. Avant de faire quoi que ce soit, rapprochez-vous du médecin du travail pour vous assurer que le flex office s’adapte à leur handicap.

2/ Dois-je consulter le CSE ?

Par définition, le flex office modifie les conditions de travail des collaborateurs. L’article L2312-8 du Code du travail prévoit que tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail doit faire l’objet d’une consultation du Comité social et économique (CSE).

Si vous avez un effectif d’au moins 50 salariés, vous devrez obligatoirement consulter le CSE avant de mettre en place le flex office. Toutefois, l’avis du CSE est seulement consultatif ! Il ne s’impose donc pas à vous.

Aussi, prêtez attention aux salariés protégés ! Vous ne pouvez imposer aux salariés protégés (comme les représentants du personnel) aucune modification de leurs conditions de travail. Vous serez donc tenu d’obtenir leur accord personnel avant de leur imposer le flex office.

3/Quelle organisation du travail en flex office ?

En passant au flex office, c’est toute l’organisation du travail qui se trouve modifiée. Les bureaux et autres espaces de travail appartiennent désormais à tout le monde et les collaborateurs sont libres de choisir où travailler pour la demi-journée ou la journée en fonction de leurs besoins.

Mais en pratique, sans une bonne gestion des espaces, cette liberté peut vite atteindre ces limites et les salariés peuvent rencontrer des difficultés à trouver un espace de travail libre !

Organiser les espaces de travail veut dire veiller à ce qu’il y ait dans les bureaux des espaces pour s’isoler, travailler en équipe de façon à ce que les collaborateurs puissent trouver leur espace en fonction de leurs besoins. Qui sera présent dans les locaux ? Quels bureaux, espaces d’échanges, salles de réunions sont disponibles ? Sous quel délai doit-on réserver un espace de travail ? Y a-t-il certaines limites de réservation ? Que se passe-t-il en cas d’espace de travail insuffisant ? Comment gérer les problèmes de réservation entre collègues ?

Vous l’aurez deviné, le flex office demande une réelle anticipation et organisation de la part des collaborateurs et de la direction !

Besoin d’aide pour établir votre planning des présences ? Téléchargez notre planning Excel de télétravail qui vous permet de suivre rapidement les présences de vos collaborateurs.

4/ Quels outils pour collaborer à distance ?

Avec le flex office, vos collaborateurs seront éloignés. Pour assurer la continuité du service dans de bonnes conditions, il existe de nombreux outils :

• L’intranet ou un logiciel RH pour centraliser et partager vos documents d’entreprise (règlement intérieur, livret d’accueil, annuaire des collaborateurs, modèles de documents pour faire une présentation client depuis n’importe où, etc.)
• Un réseau social d’entreprise/un outil de communication interne pour échanger de manière informelle, partager et suivre l’actualité de l’entreprise, maintenir le lien social…
• Un outil de suivi des absences pour savoir qui est en télétravail, en présentiel ou en congés. Très utile quand tous les collaborateurs ne sont pas sur site pour planifier une réunion ou ne pas déranger un collègue en congé.
• Un outil de suivi des projets pour suivre les temps passés par chaque collaborateur sur un projet qu’il soit à distance ou en présentiel. Ce qui est très utile pour le manager. L’outil lui permet d’avoir une vue d’ensemble de l’avancée des projets et d’analyser les temps passés sur chaque projet pour, si c’est nécessaire, répartir la charge de travail autrement ou mettre en place une action de façon à aider un salarié qui passe trop de temps sur un projet.

6/Comment évaluer la performance du flex office ?

Enfin, vous aurez besoin d’évaluer le flex office. Est-ce que ce mode de travail contribue au bien-être et à la performance des collaborateurs ?

Équipez-vous d’outils de feedbacks, réalisez des enquêtes de satisfaction, des sondages anonymes pour mesurer le bien-être, la performance et l’engagement des salariés !

Si aujourd’hui, nous pouvons mettre en place le flex office et profiter de ses avantages c’est grâce à la digitalisation des outils. Pour vous aider à structurer le flex office et le télétravail dans votre PME à l’aide d’outils digitaux, nous vous avons préparé un guide complet !