À l’heure où les entreprises rencontrent des difficultés à attirer et à retenir les talents, le dialogue doit être au cœur de la relation managers/collaborateurs.
Avec des entretiens one to one réguliers, vous pouvez créer une culture du dialogue efficace. Concrètement, qu’est-ce qu’un entretien one to one ? Pour quelles raisons devez-vous passer à ces entretiens ? Et comment mener un entretien one to one ?
🎧 Marianne Cordray, DRH chez Eurécia explore les enjeux du développement des entretiens one to one (levier d'engagement, QVT et performance...) dans le podcast Bougeons Les Lignes !
L’entretien en one to one : qu’est-ce que c’est ?
L’entretien one to one est un entretien managérial entre le N+1 et le collaborateur. Le 1 to 1 a pour but d’échanger, de coacher et de prendre du recul sur les actions et missions du moment.
Son objectif ? Ouvrir le dialogue en discutant du quotidien du salarié de façon à lui apporter de la reconnaissance et l’aider à améliorer sa performance et son bien-être.
L’entretien one to one permet donc de poser les bases d’une relation sécurisante et propice au développement de l’employé. Mais, comment ? En donnant du feedback bienveillant, en faisant évoluer le management à partir des besoins et attentes du collaborateur, et en prenant des mesures concrètes et utiles en faveur de la performance individuelle et du bien-être.
Les entretiens réguliers entre manager et managé permettent d’instaurer un climat de confiance et engager vos collaborateurs. Qu’ils soient RH ou managériaux, les entretiens sont également de véritables outils de management pour vous permettre d’atteindre vos objectifs de performance. Pour en savoir plus, découvrez notre guide “Entretiens digitalisés : le guide pour un management au plus près des équipes” :
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Pour quelles raisons passer aux entretiens en one to one ?
Être au fait des ressentis et des besoins des collaborateurs
Le one to one est un moment privilégié entre le manager et le collaborateur et permet de créer et entretenir une relation de confiance. En particulier avec le développement du travail hybride, il est plus difficile de se connecter au salarié. N’étant pas sur le même lieu de travail, les échanges entre manager et collaborateur se limitent à l’avancement des projets en cours et le reste (ressentis, besoins, etc.) est souvent relégué au second plan. Malheureusement, cette économie du dialogue vous éloigne peu à peu de votre employé jusqu’à atteindre un point de rupture et dégrader votre relation (baisse de motivation, tensions...).
En créant des rendez-vous réguliers avec votre collaborateur, vous l’encouragez et lui donnez un espace pour exprimer ses ressentis, ses difficultés, ses besoins et envies. Autrement dit, vous récoltez des informations qualitatives sur son moral, sa motivation et sa performance que vous n’auriez probablement pas eues sans l’entretien one to one.
Favoriser le développement du collaborateur
Dans un entretien 1 to 1, l’objectif n’est pas d’évaluer le collaborateur mais de le faire avancer. À côté de l’écoute, le feedback (bienveillant bien sûr 
) a donc une place importante.
Par exemple, dans le cas où votre salarié rencontre une difficulté relationnelle avec un client, vous pouvez lui donner des conseils pour sortir de cette situation, essayer d’apaiser les tensions voire (si nécessaire) lui proposer une formation pour développer son sens de la communication.
Renforcer la motivation
Pour 30% des collaborateurs, la reconnaissance est une priorité (baromètre JLL sur les nouvelles préférences de travail des salariés, mai 2021). Les réunions one to one sont parfaites pour féliciter et partager des retours positifs sur leur travail.
Donner de la reconnaissance est une action simple qui demande peu d’efforts et qui a des effets exponentiels sur la motivation et l’engagement !
Améliorer votre management
L’entretien one to one est à double sens, et ce moment d’échange permet également de faire le point sur vos qualités de manager. Et oui, en tant que manager, vous pouvez aussi progresser ! 😉
“Qu’attendez-vous de moi ? Que pensez-vous de la méthode de management ? Comment faire mieux ?” Ce sont des questions à poser à votre salarié et qui envoient un message fort : nous avançons ensemble.
💡 Coup de pouce de la rédac : nous vous avons conçu un kit complet avec 4 trames d'entretiens managériaux pour vous aider dans la gestion de ces rendez-vous !
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Définir des actions RH prioritaires
Avec des entretiens one to one réguliers, vous êtes au plus près des besoins et attentes des salariés. Vous pouvez ainsi faire remonter ces données au service RH qui lui seront utiles pour construire sa politique et définir les actions prioritaires.
Par exemple, si vous constatez que le déséquilibre vie personnelle/vie professionnelle revient souvent dans vos échanges avec votre équipe, le service RH pourra envisager certaines actions (horaires individualisés, chèques CESU…).
Renforcer la productivité et l’engagement des salariés
Conséquence directe des bénéfices que nous venons d’énumérer, ce sont l’engagement collectif et la productivité globale de l’entreprise qui se renforcent grâce aux entretiens one to one. C’est en tout cas ce que confirme une étude réalisée par Jack Zenger et Joseph Folkman et partagée dans un article de la Harvard Business Review. 72% des collaborateurs indiquent qu’ils seraient plus performants s’ils recevaient des feedbacks correctifs plus réguliers.
Des outils existent pour encourager la culture du feedback et valoriser le travail de chacun. Le module “Feedback” d’Eurécia permet d’envoyer simplement des retours constructifs à ses collègues et ainsi de favoriser l’engagement des collaborateurs et la performance de l’entreprise. Par exemple, vous venez de clôturer un projet de longue haleine et vous souhaitez remercier Marc pour sa réactivité et son efficacité ? En quelques clics, envoyez lui un feedback positif depuis notre plateforme ! Effet garanti 😉 Pour en savoir plus, découvrez notre module Feedback.
→ Pssst... et si vous voulez connaître notre retour d’expérience concret sur ce module, on vous dit tout par ici !
Comment mener efficacement un entretien en one to one ?
Pour percevoir les bénéfices des entretiens one to one, la forme compte autant que le fond.
Réitérer l’expérience
Pour que ces rendez-vous soient efficaces, il faut instaurer une vraie culture du dialogue en faisant des entretiens one to one des rendez-vous réguliers. Car c’est en se rencontrant souvent que les langues se délient, que la confiance se renforce et que les bénéfices se voient.
Mais quel est le rythme idéal ? Un entretien par mois ? Un toutes les semaines ? Si le mieux est de réitérer l’exercice le plus souvent possible, ce n’est pas toujours envisageable. À vous de décider de concert avec votre équipe en tenant compte des métiers, de votre organisation et du nombre de collaborateurs sous votre responsabilité.
Déterminez le calendrier des entretiens à l’avance
Les agendas étant déjà chargés, nous vous conseillons d’anticiper les réunions one to one. Pour cela, déterminez à l’avance les dates de vos rendez-vous.
Choisissez un endroit calme et en face à face
Une fois que vous avez défini le calendrier de vos rencontres, choisissez un endroit loin de l’agitation du bureau. Préférez un lieu calme comme une salle de réunion, un coin neutre et décontracté pour éviter l’effet “formel” et éviter toutes potentielles perturbations.
L’idéal est un rendez-vous physique, mais si cela est difficile, privilégiez la vidéo. Dans ce dernier cas, pensez à vérifier l’état de votre connexion internet et de vos équipements informatiques (micro, webcam...).
Adoptez une attitude bienveillante
Comme nous l’avons vu, lors de l’entretien one to one, vous n’êtes pas là pour évaluer le collaborateur. Prenez donc le temps d’expliquer la démarche et son intérêt pour le salarié.
Évidemment, votre attitude doit être alignée avec vos paroles ! Veillez donc à être à l’écoute, sans jugement et positif pour inciter le salarié à s’exprimer ouvertement et sans crainte.
Préparez l’entretien one to one
Bien que ce rendez-vous ne soit pas obligatoire, ce n’est pas une raison pour arriver les mains dans les poches. Préparez un minimum votre entretien. Concrètement, y a-t-il un sujet précis que vous souhaiteriez aborder ? Quelles questions souhaitez-vous poser ? Par exemple, en période de rush, l’entretien peut être centré sur la gestion du stress.
Attention toutefois à ne pas poser trop de questions au risque de mettre la pression au salarié. Aussi, préférez les questions ouvertes qui l’invitent à développer sa pensée.
Pour vous aider à structurer ces rendez-vous, nous vous avons préparé une trame d'entretien one to one à vous réapproprier.
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Équipez-vous d’un outil de gestion des entretiens
Préparer les entretiens individuels, définir le lieu et la date, rédiger un compte rendu, faire un suivi… Qu’on se le dise, la gestion administrative des entretiens en one to one peut vite se transformer en casse-tête !
Bonne nouvelle : en vous équipant d’un outil spécifique, vous gagnez du temps et évitez de nombreux écueils (comptes rendus perdus, rendez-vous ratés…). Par exemple, avec la nouvelle fonctionnalité d’Eurécia, vous pouvez organiser et faire le suivi des entretiens one to one depuis le SIRH ! Tous vos échanges sont planifiés, préparés et centralisés en un seul endroit. Gain de temps pour tous, meilleure visibilité sur les objectifs et collaborateurs plus engagés... découvrez tous les avantages de cette fonctionnalité et de notre module Entretiens.
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