Chaque année compte plusieurs jours fériés. Selon le secteur d’activité et les règles issues de la convention collective applicable dans l’entreprise, ces jours peuvent être travaillés. C’est notamment le cas dans le retail et les CHR. Pour les managers, la gestion des plannings des jours fériés peut alors vite se transformer en casse-tête.
Quels sont les enjeux d’une bonne gestion des plannings pendant les jours fériés ? Quel est l’impact des jours fériés sur la paie ? Et pour quelles raisons digitaliser ses plannings se présente comme l’option la plus sûre et efficace ? On fait le point.
Quels sont les enjeux d’une gestion des plannings efficace pendant les jours fériés ?
Gérer les plannings est une mission lourde et chronophage. Pour le manager, elle demande de mettre sur pied une organisation qui tient compte des différents horaires des salariés, des jours fériés, et des éventuels imprévus. Voici les principaux enjeux d’une gestion des plannings optimisée.
1-Avoir un planning conforme à l’organisation du service
La gestion du planning de l’équipe est une tâche aussi complexe qu’essentielle pour le manager. En effet, un collaborateur positionné en travail un jour férié de 9h à 18h à la réception de l’hôtel alors que son absence avait été préalablement validée par le N+1 entraîne une perturbation dans l’organisation du service.
Étant absent, le manager doit alors trouver une solution en urgence pour garantir la continuité et le bon fonctionnement de l’accueil.
2-Communiquer les changements du planning en temps réel
Certains secteurs d’activité comme le commerce, la restauration, l’hôtellerie et l’industrie sont soumis à des horaires variables, des impératifs saisonniers (soldes, vacances…), et maintiennent leur service les jours fériés. Ces organisations font alors régulièrement face à des variations et les plannings sont amenés à changer.
Les managers doivent être en mesure de modifier les horaires de travail en temps réel ainsi que les affectations des collaborateurs, et les notifier à ces derniers pour qu’il n’y ait pas de déperditions de ressources et de résultats.
3-Concilier vie perso/vie pro
Avoir un meilleur équilibre vie pro/vie perso est une des priorités des salariés (baromètre JLL 2022). Or, comment avoir une vie équilibrée lorsque les collaborateurs n’ont la possibilité de prendre connaissance de leur planning des jours fériés qu’au dernier moment ? Comment avoir de la visibilité sur leur emploi du temps la semaine de l’Ascension s’ils ne sont pas dans la salle de pause où le planning est affiché ?
Vous l’aurez donc compris : un planning bien géré est un planning que les salariés connaissent suffisamment à l’avance pour pouvoir organiser leur vie personnelle.
4-Garantir la conformité à la réglementation légale
C’est à partir des heures de travail renseignées sur le planning que l’entreprise est assurée d’être en conformité avec la réglementation relative à la durée du travail. La moindre erreur dans le planning peut donc avoir des conséquences lourdes.
L’impact des jours fériés travaillés sur la rémunération
1-Le principe : les jours fériés travaillés ne sont pas majorés
Vos collaborateurs sont amenés à travailler les jours fériés ? En principe, le salaire n’a pas à être majoré. Cependant, un accord ou une convention collective peut prévoir une majoration de rémunération. Si vous oubliez de mentionner la présence d’un collaborateur un jour férié, sa fiche de paie sera donc automatiquement fausse.
2-Quid du 1er mai dans la gestion du planning ?
La loi considère que le 1er mai est un jour férié non travaillé. Néanmoins, le 1er mai chômé est considéré comme du temps de travail effectif. Les salariés doivent donc percevoir le salaire qu’ils auraient perçu s’ils avaient travaillé.
Aussi, certaines personnes peuvent être amenées à travailler le 1er mai en raison de la nature de leur activité comme les infirmiers exerçant en hôpital, les employés du retail ou ceux travaillant dans la restauration. Tous ceux qui travaillent le 1er mai ont droit au versement de leur rémunération accompagnée d’une indemnité égale à 100% de la rémunération perçue pour cette journée.
La digitalisation des plannings : une solution efficace pour gérer les jours fériés
Vous l’aurez compris : lorsque cohabitent au sein de votre entreprise différents temps et horaires de travail et que la gestion des plannings est un amas de tableaux Excel ou de feuilles volantes en guide de pointage, le risque de perturber l’organisation de l’activité et de commettre des erreurs dans le traitement de la paie augmente.
Un logiciel de planning digitalisé, y compris un logiciel de planning gratuit, vous aide à planifier, organiser et suivre les plannings de vos équipes. Les avantages sont nombreux :
- La création de plannings à partir d’un modèle fiable et adapté à votre secteur d’activité. Vos collaborateurs sont amenés à travailler les jours fériés ? Votre activité compte plusieurs affectations comme “en rayon”, “en caisse”, “à la logistique” ? Un logiciel de planning prend en compte les contraintes réglementaires et organisationnelles liées à votre secteur d’activité et vous propose un modèle de planning adapté et conforme à la législation. Vous gagnez du temps dans la création des plannings.
- Une communication des plannings et des modifications en temps réel. Demande de congés, indisponibilités ou demandes de remplacement, avec cet outil, vos collaborateurs envoient une demande au manager en un clic. Ce dernier est instantanément alerté et peut ainsi valider ou non les demandes. De même, les salariés sont alertés automatiquement d’une modification de leur planning faite par le manager. Conclusion : terminé de courir après les salariés, d’envoyer des sms et de passer des appels pour organiser et modifier le planning de la semaine et des jours fériés !
- Visibilité des plannings sur mobile. Nul besoin d’allumer son ordinateur ou de se rendre en salle de pause pour consulter l’emploi du temps des jours fériés. Le logiciel de planning est conçu pour que les salariés puissent consulter n’importe quand et de n’importe où le planning depuis leur smartphone. Ainsi, ils n’ont pas à cesser leur activité et ils peuvent organiser leur vie privée.
- Calcul automatique des temps de travail. Vous pouvez ranger votre calculatrice, le logiciel de planning est configuré de façon à calculer automatiquement les heures travaillées, les heures supplémentaires, et les absences à votre place. Vous avez ainsi une vue d’ensemble du total des heures effectuées par collaborateur et par service.
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