C’est bientôt la fin du mois, vos clients vont devoir transmettre les éléments variables de paie à leur prestataire, ce qui signifie pour vous tout un tas de tâches administratives à boucler sous peu ! Absences des collaborateurs, justificatifs de notes de frais, titres restaurants, heures supplémentaires…
Un programme qui s’annonce musclé… surtout si vous n’avez pas mis en place des outils qui simplifient et fluidifient la gestion administrative RH de vos clients !
Pour gagner du temps et sécuriser votre gestion RH quotidienne, découvrez 5 outils-phares dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer… et vos clients non plus
Outil #1 : Pour bien gérer les absences et congés des collaborateurs
RTT, congés payés, maladie, télétravail... à chaque type de structure une méthode différente pour déclarer ses absences (feuille déclarative, email au manager…) et cela peut vite devenir un vrai casse-tête. La gestion des congés et absences peut rapidement prendre le pas sur d'autres missions où vous avez plus de valeur ajoutée !
Veillez donc à créer un planning de gestion des congés et des absences, qui permette à tout un chacun de visualiser en un clin d'œil le planning des collaborateurs, et la disponibilité des ressources.
Téléchargez notre modèle de planning à personnaliser sur Excel en fonction des différents contrats de travail des collaborateurs !
Téléchargez notre modèle planning
N’oubliez pas de partager ce document à l’ensemble de l’entreprise : l’objectif est bien que chacun puisse demander ses congés ou indiquer ses absences dedans librement, pour éviter les feuilles volantes qui traînent sur votre bureau.
Deuxième option : l’utilisation d’un outil digital dédié à la gestion des congés. Bon nombre de logiciels RH vous aident à mettre en place des circuits de validation des congés automatisés, selon les critères mis en place par vos clients.
Leur avantage ? Ils permettent aux collaborateurs d’accéder directement à leurs soldes des congés, de faire leurs demandes via l’outil, et donc, de fluidifier l’accès à l’information. Malin, non ?
Outil #2 : Pour gérer et traiter les frais professionnels
Aaah, les frais professionnels ! Sans doute l’une des tâches de gestion administrative RH qui demande une organisation au cordeau, pour éviter les oublis, et rembourser rapidement les collaborateurs.
Envie de gagner du temps sur cette tâche typique de la gestion du personnel ? Mettez donc en place des modèles de notes de frais adaptés aux dépenses de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
Là encore, Eurécia a ce qu’il faut pour vous ! Tournez-vous vers…
- Notre modèle de note de frais traditionnelle
- Notre modèle de note de frais kilométrique
- Notre modèle de note de frais pour les bénévoles en association
Vous souhaitez gagner encore plus de temps au quotidien ? Automatisez donc la saisie et le traitement des frais professionnels des collaborateurs, grâce à un outil digital spécifiquement dédié aux frais professionnels.
Le principe d’un tel outil ? Les collaborateurs peuvent scanner directement dans l’outil, depuis tout type d’appareil, leurs justificatifs de notes de frais, qui sont ensuite traités directement par workflows de validation. Le petit plus : vous obtenez des reportings et tableaux de bord des dépenses au format digital, pour un meilleur alignement avec l’expert-comptable de vos clients.
Attention cependant à choisir un outil qui propose un archivage à valeur probante, accrédité par Bercy.
Outil #3 : Pour assurer la gestion des temps de travail
Activité partielle, forfait jours, suivi des heures supplémentaires… Le suivi des temps de travail peut rapidement devenir complexe, surtout pour un responsable des Ressources Humaines externalisé qui gère plusieurs clients à la fois comme vous !
L’une des solutions pour gagner du temps ? Mettre en place un modèle de feuille de temps
Je télécharge le modèle
Cependant, cet outil traditionnel peut vite devenir chronophage : il demandera à chaque collaborateur de régulièrement mettre à jour sa feuille de temps, et à vous, RH externalisé, de tout centraliser.
Optez donc plutôt pour un logiciel de gestion et de suivi des temps de travail. Grâce à cet outil vous gérez le temps des collaborateurs sans perdre le vôtre. Les collaborateurs complètent leurs feuilles de temps facilement en quelques clics, vous pouvez vérifier en temps réel les présences, absences et anomalies de pointage et validez les feuilles de temps les yeux fermés.
Majoration, primes, heures supplémentaires, respect des temps de repos, le calcul se fait automatiquement : de quoi être toujours raccord avec le droit du travail !
Envie de découvrir comment bien choisir son outil de gestion administrative RH, et surtout, comment bien le déployer chez vos clients ?
Téléchargez le guide : “Administration du personnel : Comment accompagner les PME vers la digitalisation RH ?”, et utilisez le digital comme un véritable outil de performance pour vous, pour vos clients, et pour leurs employés !
Je télécharge le guide
Outil #4 : Pour gérer les éléments de paie des collaborateurs
En tant que RH externalisée, vous n’assurez sans doute pas l’intégralité de la gestion de la paie des entreprises que vous suivez. Cependant, vous devez en gérer un élément-phare, qui peut rapidement devenir un véritable casse-tête : les fameux éléments variables de paie (ou EVP).
Pour ce faire, vous pouvez bien sûr opter pour un logiciel de comptabilité complet, à partager avec l’expert-comptable de l’entreprise… mais ces outils sont souvent très complexes, et peu adaptés aux problématiques d’un service RH d’une PME.
Prenez plutôt le parti de la simplicité, en choisissant un logiciel de paie intuitif, qui collecte automatiquement les éléments variables de paie, et génère les bulletins de salaire en fonction du profil et de l’activité du collaborateur.
Cet outil doit également vous permettre de calculer automatiquement les tickets restaurant à attribuer à chacun chaque mois, ou bien la paie en fonction des éventuelles primes, heures supplémentaire ou absences du collaborateur.
Et tout d’un coup, vous allez adorer votre rôle de gestionnaire de paie
Un, deux, trois, quatre outils de gestion administrative RH : voilà qui commence à faire beaucoup de logiciels à proposer à votre client. Surtout si ledit client est une petite structure, dont le budget attribué à la Direction des Ressources Humaines n’est pas faramineux…
Et si vous optiez pour un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) tout-en-un, qui rassemble tous les outils digitaux que vous avez découverts ci-dessus ?
Les avantages d’un tel outil ne sont plus à prouver :
- Vous gagnez un temps significatif sur vos missions de gestion administrative RH, grâce à l’automatisation de bon nombre de tâches et processus RH souvent incompressibles.
- Vous sécurisez les données RH que vous gérez. Exit les erreurs de calcul des EVP, ou les oublis d’éléments cruciaux au fonctionnement de l’entreprise ! Place à une vision globale de toute votre gestion administrative du personnel, et à une confidentialité irréprochable des données clients que vous gérez.
- Vous faites gagner toute l’entreprise en efficacité. Vos clients adoreront pouvoir avoir toutes les données RH (absentéisme, turn-over, bilan social…) centralisées au même endroit !
- Vous adaptez l’entreprise aux nouvelles pratiques des collaborateurs. Avec le développement du télétravail, les RH comme les collaborateurs ont nécessairement besoin de se digitaliser, et d’avoir accès à toutes les informations nécessaires en un seul et même endroit.
Alors, convaincu ? Et si vous vous rendiez compte par vous même ? Démarrez votre essai gratuit du SIRH Eurécia et bénéficiez de 30 jours pour découvrir les avantages d'un tel outil pour vos clients !
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