Comment créer et structurer un organigramme fonctionnel ?

Découvrez comment structurer efficacement votre entreprise grâce à un organigramme fonctionnel. Cet outil essentiel vous permet de visualiser les compétences, les responsabilités et les rôles de chaque membre de votre équipe. Il vous aide également à identifier les différents acteurs clés de votre organisation. Naviguez à travers ce guide complet et explorez nos modèles pour construire un organigramme qui soit clair, compréhensible et adapté à vos besoins.
 

Définition de l'organigramme fonctionnel

L'organigramme fonctionnel est un outil de gestion visuel qui représente la distribution des fonctions et rôles au sein d'une organisation. Sa structure est basée sur les diverses compétences et responsabilités nécessaires à chaque département ou équipe. Ce type d'organigramme donne un aperçu des relations fonctionnelles entre les différentes unités d'une entreprise, facilitant ainsi la compréhension du système opérationnel global. Contrairement à l'organigramme hiérarchique, l'accent n'est pas mis sur les niveaux de commandement, mais sur la répartition des tâches et l'optimisation des processus internes.

A quoi sert un organigramme fonctionnel en entreprise ?

L'organigramme fonctionnel joue un rôle stratégique en entreprise. Il favorise une meilleure coordination des activités en clarifiant les relations interdépartementales et les flux de travail. Grâce à cela, les obstacles à la communication peuvent être minimisés, ce qui améliore la collaboration et l'efficacité opérationnelle.

Par ailleurs, cet outil de visualisation offre une vision claire du partage des responsabilités. Il permet de repérer rapidement les zones de chevauchement ou de manque, contribuant ainsi à une répartition plus équilibrée des tâches.

En outre, l'organigramme fonctionnel peut être d'une grande aide lors de la planification stratégique. Il facilite l'identification des compétences existantes et des besoins en recrutement, guidant ainsi les décisions de développement des ressources humaines.

Les différents types d'organigrammes dans une organisation

Il existe plusieurs types d'organigrammes, chacun adapté à des besoins spécifiques en termes de visualisation et de gestion des structures organisationnelles.

Parmi ceux-ci, on retrouve notamment :

• L'organigramme hiérarchique : ce type d'organigramme met en avant la structure hiérarchique de l'organisation. Il décline les niveaux de commandement, de la direction générale aux employés de première ligne, offrant ainsi une vue claire de la chaîne de commandement.
• L'organigramme structurel : il se focalise sur la répartition des différentes fonctions et départements au sein de l'organisation. Il est particulièrement utile pour visualiser les relations interdépartementales et les flux de travail.
• L'organigramme personnel : ce type d'organigramme met l'accent sur les individus composant l'organisation. Il inclut généralement les noms, les postes et parfois des informations supplémentaires comme les photos des salariés.

Il est important de noter que ces types d'organigrammes ne sont pas mutuellement exclusifs et peuvent être combinés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Organigramme hiérarchique

L'organigramme hiérarchique représente la structure de commandement d'une organisation, de la haute direction aux employés de base. Il détaille l'ordre de l'organisation de haut en bas, montrant principalement le statut des individus spécifiques au sein du groupe.

En général, l'organigramme hiérarchique commence par le poste le plus élevé, généralement le PDG ou un autre poste de direction, et descend vers les postes de niveau inférieur. Il illustre les relations hiérarchiques et les liens d'autorité, facilitant ainsi la compréhension de la structure interne de l'organisation.

Dans le contexte des entreprises, cet outil est essentiel pour aider les nouveaux employés à comprendre leur place dans l'organisation et donner aux leaders une vue d'ensemble fonctionnelle de toutes les lignes hiérarchiques.

Voici un exemple de la structure d'un organigramme hiérarchique :

• PDG
  • Directeur général adjoint
    • Chef de département
      • Manager
        • Employé

Il est à noter que la structure exacte peut varier en fonction de la taille et du secteur d'activité de l'entreprise.

Organigramme structurel

L'organigramme structurel, aussi appelé organigramme fonctionnel, met en lumière la répartition des différentes fonctions et départements au sein de l'organisation. Il présente une vue synthétique des compétences et responsabilités nécessaires dans chaque unité. Ce type d'organigramme est particulièrement utile pour :

• Visualiser les relations interdépartementales
• Comprendre les flux de travail
• Identifier les domaines d'expertise

Structure d'un organigramme structurel Un organigramme structurel typique commence par la direction générale en haut, puis descend vers les différents départements ou équipes, organisés en fonction de leurs fonctions spécifiques. Les lignes reliant les différents niveaux indiquent les relations de travail et les flux de communication.

Par exemple, un organigramme structurel pourrait être divisé en sections principales telles que :

• Direction générale
• Ressources humaines
• Finances
• Marketing
• Production

Chacune de ces sections serait ensuite subdivisée en fonction des rôles spécifiques au sein de chaque département.

Organigramme personnel

L'organigramme personnel est idéal lorsque l'organisation compte un nombre limité d'employés ou pour les équipes spécifiques au sein d'une grande entreprise.

Contrairement à l'organigramme hiérarchique ou structurel, qui se focalise sur les postes ou les fonctions, l'organigramme personnel met en avant les individus. Chaque case de cet organigramme comprend généralement le nom de l'employé, son poste et parfois d'autres informations comme sa photo ou ses coordonnées de contact.

Voici comment créer un organigramme personnel simple :

• PDG
• Directeur des opérations
  • Manager des ventes
  • Manager du service client
• Directeur financier
  • Comptable
  • Analyste financier

Ces organigrammes favorisent une meilleure connaissance des membres de l'équipe et facilitent la communication interpersonnelle. Ils sont particulièrement utiles pour les nouveaux employés, leur permettant de mettre un nom sur chaque visage et de comprendre rapidement qui fait quoi.

Comment créer un organigramme fonctionnel ?

Étapes pour construire un organigramme fonctionnel

Pour construire un organigramme fonctionnel, les étapes suivantes doivent être observées :

1. Identification des objectifs : avant de commencer, il est nécessaire de définir clairement l'objectif de l'organigramme. Cela pourrait être pour illustrer le flux de travail, décrire les relations hiérarchiques, ou aider les nouveaux employés à comprendre l'organisation.
2. Recueil des informations : il s'agit de collecter des données sur les différentes fonctions, départements, postes clés et relations hiérarchiques existantes au sein de l'organisation.
3. Énumération des fonctions et services : listez toutes les fonctions et services qui existent au sein de l'entreprise. Cela aidera à visualiser clairement la structure de l'organisation.
4. Choix du format : en fonction des données recueillies et des objectifs fixés, choisissez le format de l'organigramme le plus approprié. Ce choix dépendra aussi des outils à votre disposition pour la création de l'organigramme.
5. Création de l'organigramme : commencez à dessiner l'organigramme en commençant par le poste le plus élevé et en descendant vers les postes de niveau inférieur. Assurez-vous que l'organigramme est clair et facile à comprendre.

Il convient de noter que la construction d'un organigramme fonctionnel peut nécessiter des ajustements en cours de route, en fonction des changements dans l'organisation ou des commentaires reçus.

Faire un organigramme fonctionnel avec Word

Microsoft Word est un outil accessible et largement utilisé pour créer des organigrammes fonctionnels. Suivez ces étapes pour construire le vôtre :

1. Ouvrez un nouveau document Word et cliquez sur l'onglet "Insertion".
2. Sélectionnez "SmartArt" dans le menu déroulant.
3. Une fenêtre s'ouvrira avec une variété d'organigrammes préconçus. Choisissez celui qui convient le mieux à votre structure.
4. Après avoir sélectionné votre modèle, commencez à remplir les champs avec les informations de votre entreprise.

Pour un organigramme plus détaillé, vous pouvez ajouter des formes supplémentaires en cliquant avec le bouton droit sur une forme existante et en choisissant "Ajouter une forme". Vous pouvez également personnaliser les couleurs, le style de police et la taille des formes pour correspondre à l'identité visuelle de votre entreprise.

Rappelez-vous, un organigramme efficace est à la fois clair et informatif. Il doit facilement communiquer la structure de votre organisation sans surcharger le lecteur avec trop d'informations.

Réaliser un organigramme fonctionnel avec un logiciel dédié

L'utilisation d'un logiciel dédié peut simplifier et accélérer la création d'un organigramme fonctionnel. Ces logiciels offrent généralement des fonctionnalités de glisser-déposer intuitives, des connecteurs automatiques et des modèles prédéfinis.

Parmi les outils couramment utilisés, on trouve Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme et Creately. Chacun de ces outils a ses propres caractéristiques et avantages. Par exemple, Visio est réputé pour sa simplicité d'utilisation, tandis que Canva propose une variété de modèles et Lucidchart offre une grande flexibilité.

Lors de la sélection d'un logiciel, prenez en compte les critères suivants :

• Facilité d'utilisation
• Disponibilité de modèles
• Options de personnalisation
• Capacité à collaborer et à partager votre organigramme avec d'autres personnes.

Une fois que vous avez choisi votre logiciel, commencez par explorer les modèles disponibles ou commencez à créer votre organigramme à partir de zéro. Ajoutez les fonctions et les départements, reliez-les avec des connecteurs et personnalisez le design selon vos besoins. Ensuite, sauvegardez et partagez votre organigramme avec votre équipe.

Exemples d'organigrammes fonctionnels

Exemple d'organigramme fonctionnel d'une PME

Pour illustrer concrètement l'application de l'organigramme fonctionnel, prenons l'exemple d'une PME dans le secteur du commerce. À la tête de l'entreprise, on trouve généralement le Directeur Général. Il supervise directement plusieurs départements clés :

• Le département Commercial et Marketing, dirigé par un Responsable Commercial
• Le département Opérations, chapeauté par un Responsable des Opérations
• Le département Ressources Humaines, sous la direction d'un Responsable RH
   
• Le département Finance et Comptabilité, supervisé par un Responsable Financier

Chaque département est ensuite subdivisé en fonctions plus spécifiques. Par exemple, le département Commercial peut inclure des postes tels que Chargé de Clientèle, Responsable de Zone, ou Assistant Commercial.

Cet exemple n'est qu'une illustration basique et peut être adapté en fonction des spécificités de chaque entreprise.

Exemple d'organigramme fonctionnel d'une grande entreprise

Dans le contexte d'une grande entreprise, l'organigramme fonctionnel peut être plus complexe, compte tenu de la diversité des fonctions et des interdépendances. Considérons une entreprise multinationale opérant dans différents segments de marché. L'organigramme pourrait commencer par un Conseil d'Administration, supervisé par le Président du Conseil. Sous ce dernier, on pourrait trouver le Directeur Général, qui supervise à son tour plusieurs Directeurs de Division correspondant à chaque segment d'activité. Chaque division serait alors décomposée en différents départements, tels que R&D, Production, Marketing et Ventes. Chaque département serait ensuite détaillé en termes de rôles spécifiques. Par exemple, le département des ventes pourrait inclure des Gestionnaires de Comptes Clés, des Responsables de Zone et un Service Client. Il est essentiel de noter que cet organigramme est seulement représentatif et que la structure réelle peut varier considérablement en fonction de la stratégie et du modèle organisationnel de l'entreprise.

Télécharger des modèles d'organigrammes fonctionnels

Découvrez notre modèle d'organigramme d'entreprise en format PowerPoint.
 

Modèles d'organigrammes fonctionnels PDF

Pour ceux qui préfèrent travailler avec des documents PDF, plusieurs plateformes offrent des modèles d'organigrammes fonctionnels PDF prêts à l'emploi. Ces modèles sont souvent gratuits et peuvent être personnalisés selon vos besoins spécifiques. Par exemple, Edraw Software propose une vaste bibliothèque de modèles PDF, facilement convertibles en organigrammes de haute qualité. De même, FigJam offre un exemple d'organigramme à utiliser comme base pour construire le vôtre. La plupart de ces modèles sont conçus pour être simples d'utilisation, vous permettant de créer un organigramme professionnel et cohérent en quelques minutes seulement.

Modèles d'organigrammes fonctionnels Word

Pour la réalisation d'organigrammes fonctionnels avec Word, plusieurs sites proposent des modèles prédéfinis. Parmi eux, ZIPPIA offre une collection de modèles spécialement conçus pour les utilisateurs de Microsoft Word. Template Lab propose également un modèle d'organigramme fonctionnel pour Word, permettant une représentation visuelle claire de la hiérarchie de votre équipe. Smartsheet offre de son côté des modèles d’organigrammes Microsoft Word personnalisables, incluant les organigrammes hiérarchiques, matriciels et horizontaux. Ces modèles sont généralement faciles à utiliser et entièrement personnalisables, permettant de créer un organigramme cohérent et professionnel rapidement.