L’open space : bonne idée pour votre entreprise ?

L'open space est devenu un modèle d'organisation emblématique des entreprises modernes, répondant à un besoin croissant de collaboration et de flexibilité dans le monde du travail. Nous vous proposons d’explorer les avantages et les limites de ce type d'aménagement, tout en proposant des solutions concrètes pour concevoir des espaces de travail à la fois efficaces et adaptés aux besoins des salariés. 

Qu’est-ce qu’un open space ?

Un open space désigne un espace de travail décloisonné où plusieurs collaborateurs partagent un même environnement sans séparation physique, comme des murs ou des cloisons fixes. Ce type d'aménagement vise à encourager la collaboration, la communication et l'échange d'idées entre les employés. Cependant, il peut également présenter des défis, notamment en termes de concentration, de gestion du bruit et de respect de la vie privée.

Les avantages et les inconvénients de l’open space

L'open space, en favorisant la communication et la collaboration, s'impose comme un atout stratégique pour les entreprises modernes. Grâce à sa configuration ouverte, il encourage les échanges spontanés entre collaborateurs et stimule la créativité. En outre, il offre une flexibilité d'aménagement qui permet aux organisations de s'adapter rapidement aux changements tout en optimisant leurs ressources. Ces atouts en font un choix prisé pour les entreprises souhaitant allier efficacité, innovation et attractivité pour les talents.

Du côté des avantages, on peut mentionner :

1. Facilitation de la communication : l’absence de barrières physiques simplifie les échanges entre collaborateurs, réduisant les malentendus et favorisant le travail d’équipe.
2. Encouragement de la collaboration : les équipes travaillant à proximité peuvent partager plus facilement leurs idées et s'entraider rapidement, stimulant la créativité et l'innovation.
3. Optimisation de l’espace : l'open space maximise l'utilisation des locaux en accueillant plus d'employés sur une surface réduite, réduisant les coûts d'exploitation.
4. Flexibilité d’aménagement : cet environnement peut être réorganisé rapidement en fonction des besoins, permettant d'intégrer de nouveaux collaborateurs ou de créer des espaces dédiés.
5. Renforcement de la culture d’entreprise : un espace ouvert favorise un sentiment d'appartenance et de transparence, en cohérence avec les valeurs modernes de collaboration et de convivialité.
6. Réduction des coûts : en regroupant les collaborateurs dans un espace unique, les entreprises économisent sur les infrastructures (chauffage, éclairage, nettoyage).
7. Attractivité pour les talents : les générations actuelles, notamment les millennials, recherchent souvent des environnements de travail stimulants et dynamiques, caractéristiques des open spaces.

Et du côté des inconvénients :

• Bruit et distractions constantes : l’absence de cloisonnement expose les collaborateurs à un environnement sonore souvent difficile à gérer, entre appels téléphoniques, discussions entre collègues, et bruits de fond. Cela peut affecter la concentration et diminuer la qualité du travail, en particulier pour des tâches nécessitant un haut niveau de réflexion.
• Manque d’intimité : en open space, les employés peuvent avoir l’impression d’être constamment observés, ce qui peut limiter leur confort et leur spontanéité. Les discussions confidentielles ou les appels personnels deviennent également compliqués à gérer.
• Difficulté à personnaliser son espace : avec un espace partagé, les collaborateurs ont souvent moins de liberté pour aménager leur poste de travail selon leurs préférences. Ce manque de personnalisation peut impacter leur sentiment d’appartenance et de confort au sein de l’entreprise.
• Propagation des maladies : en raison de la promiscuité, les open spaces facilitent la transmission des virus, notamment lors des périodes de grippe ou, plus récemment, dans le contexte de la COVID-19. Cela peut engendrer un absentéisme accru et perturber les activités.
• Stress et fatigue mentale : le manque d’intimité et les distractions permanentes peuvent générer un stress important, qu’il faut apprendre à gérer. À long terme, cela peut entraîner une fatigue mentale, voire un burn-out, chez certains collaborateurs plus sensibles.
• Conflits interpersonnels : la proximité constante peut exacerber les tensions entre collègues, notamment si des différences de style de travail ou des habitudes irritantes ne sont pas gérées. Cela peut nuire à l’ambiance de travail et engendrer des conflits.
• Uniformisation des espaces : les open spaces peuvent manquer de diversité dans leur aménagement, ce qui donne une impression de standardisation. Cette uniformité peut limiter la créativité ou empêcher les équipes de s’approprier pleinement leur environnement.

Comment mettre en place un open space dans votre entreprise ?

Avant de concevoir un open space, il est crucial de comprendre pourquoi l’entreprise souhaite adopter ce type d’aménagement. Est-ce pour favoriser la collaboration, optimiser l’espace ou réduire les coûts ? Une analyse approfondie des besoins des employés et des objectifs de l’organisation permettra de concevoir un espace adapté. Cette étape doit inclure des consultations avec les collaborateurs, pour s’assurer que leurs attentes (en termes de confort, de fonctionnalité, etc.) sont prises en compte.

Concevez un aménagement flexible et fonctionnel

Un bon open space ne se limite pas à un grand espace ouvert avec des bureaux alignés. Il doit intégrer des zones distinctes pour répondre aux différents besoins des employés. Par exemple :

• Zones collaboratives pour les réunions informelles ou le brainstorming
• Espaces individuels pour les tâches nécessitant concentration et calme
• Cabines ou salles fermées pour les appels ou les discussions confidentielles
• Espaces de détente pour encourager la déconnexion et réduire le stress

Le choix du mobilier est également essentiel : des bureaux modulables, des chaises ergonomiques et des solutions acoustiques (panneaux insonorisants, moquettes) sont indispensables pour maximiser le confort et la productivité.

Pensez à l’acoustique et à la lumière

Les nuisances sonores sont l’un des principaux inconvénients des open spaces. Il est donc nécessaire d’investir dans des solutions pour minimiser le bruit, comme des panneaux acoustiques, des plafonds insonorisants ou des cloisons partielles entre les postes. Par ailleurs, la lumière joue un rôle important : privilégiez la lumière naturelle autant que possible, et complétez avec un éclairage artificiel doux et uniforme pour éviter la fatigue visuelle.

Installez des outils numériques adaptés

Les open spaces doivent être équipés d’outils numériques qui favorisent une communication fluide et une organisation optimale. Les écrans de projection, les tableaux interactifs ou les systèmes de réservation de salles de réunion sont des atouts majeurs. Par ailleurs, un bon réseau Wi-Fi et des prises de recharge accessibles à chaque poste sont essentiels pour un fonctionnement optimal.

Prévoyez des politiques d’utilisation et de bonnes pratiques

Une fois l’open space installé, il est nécessaire de définir des règles de fonctionnement pour en garantir l’efficacité. Cela peut inclure :

• Des plages horaires de silence où les discussions sont limitées
• Un usage réservé des espaces collaboratifs pour les réunions
• Une gestion partagée des espaces communs pour éviter les conflits (ex. : réservation des salles fermées)

Communiquez ces règles clairement aux employés et impliquez-les dans leur élaboration pour assurer leur adhésion.

Pour garantir une transition réussie vers un open space, accompagnez vos collaborateurs. Organisez des formations sur les nouvelles habitudes de travail en open space, comme l’utilisation des espaces partagés ou la gestion du bruit. Favorisez également un dialogue continu pour recueillir leurs retours et ajuster l’aménagement si nécessaire.

Évaluez et ajustez l’aménagement
Une fois l’open space opérationnel, il est important d’évaluer son efficacité. Réalisez des sondages réguliers pour mesurer la satisfaction des employés et identifier les éventuels problèmes. Si certaines zones sont sous-utilisées ou si des nuisances récurrentes apparaissent, envisagez des ajustements pour mieux répondre aux besoins de l’équipe.

En adoptant une approche réfléchie et centrée sur les utilisateurs, l’open space peut devenir un espace de travail efficace et stimulant, tout en préservant le bien-être des collaborateurs.

Les 10 erreurs à éviter lors de la création de votre open space

1. Négliger l’acoustique : oublier de prendre en compte les nuisances sonores peut rendre l’espace invivable. L’absence de solutions acoustiques (panneaux, cloisons, tapis) amplifie les distractions et affecte la concentration.
2. Imposer un aménagement unique et rigide : un open space conçu sans flexibilité ne répond pas aux différents besoins des employés. L’absence de zones spécifiques pour la collaboration, la concentration ou la détente peut limiter l’efficacité.
3. Ignorer les besoins des employés : ne pas consulter les collaborateurs lors de la conception peut entraîner un espace mal adapté à leurs attentes et à leurs tâches quotidiennes.
4. Sous-estimer la densité des postes : trop de bureaux rapprochés créent un sentiment d’encombrement et nuisent au confort des employés. Un espace insuffisant entre les postes peut aussi augmenter les distractions.
5. Omettre des zones de confidentialité : ne pas prévoir d’espaces fermés pour les appels, les réunions confidentielles ou les moments de concentration peut poser des problèmes de confidentialité et de stress.
6. Mauvaise gestion de la lumière : un éclairage insuffisant, trop agressif ou mal réparti peut causer de la fatigue visuelle. L’absence de lumière naturelle est également un facteur de baisse de moral.
7. Manquer de solutions de rangement : un open space sans rangements appropriés conduit rapidement à un désordre visible, ce qui affecte l'organisation et l'ambiance générale.
8. Ignorer la circulation des employés : des allées trop étroites ou mal pensées compliquent les déplacements et augmentent les interruptions, créant des situations de stress inutiles.
9. Ne pas intégrer de zones de détente : un open space dépourvu d’espaces dédiés à la pause ou à la déconnexion peut accroître la fatigue et diminuer la satisfaction des employés.
10. Oublier l’importance de la technologie : des connexions internet instables, un manque de prises accessibles ou des équipements obsolètes réduisent la productivité et aggravent les frustrations.

Quid du flex office ?

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place du flex office au sein de l’entreprise ? Découvrez-en plus sur cette pratique qui se base sur l’absence de bureaux attitrés et sur la mise en avant des espaces collectifs.

L’open space en France : ce que disent les chiffres

En France, l'utilisation des open spaces est répandue, touchant une part significative des salariés, notamment dans le secteur tertiaire. Selon une étude de la DARES publiée en 2023, environ 3,2 millions de salariés, soit deux sur cinq travaillant dans des bureaux, exercent leur activité en open space. 

Profil des salariés en open space

• Âge et localisation : les employés en open space sont généralement plus jeunes et résident majoritairement dans des zones urbaines. Près de 21% ont moins de 30 ans, et 59% vivent dans des aires urbaines de plus de 500 000 habitants. 
• Secteur et taille d'entreprise : cette configuration est plus fréquente dans les grandes entreprises et prédomine dans le secteur privé. Les métiers concernés incluent principalement les télévendeurs, les techniciens d'étude et de développement en informatique, où l'open space est particulièrement courant. 

Conditions de travail

• Exposition au bruit : les salariés en open space sont davantage exposés au bruit, ce qui peut entraîner des distractions et des difficultés de concentration. 
• Intensité du travail : le travail en open space est souvent plus intense et contrôlé, offrant moins d'autonomie aux employés par rapport à ceux en bureaux classiques. 

Santé et bien-être

• Arrêts maladie : la DARES indique que 34% des salariés en open space ont eu au moins un arrêt maladie dans l'année, contre 27% pour ceux en bureaux fermés, suggérant un impact potentiel sur la santé des employés. 

Ces données mettent en lumière les spécificités de l'utilisation des open spaces en France, soulignant l'importance d'aménagements adaptés pour améliorer les conditions de travail et le bien-être des salariés.