A grand pouvoir, grandes responsabilités…. En tant qu’employeur, plus vos effectifs sont importants, plus vos obligations sociales augmentent. Certains franchissements de seuils d’effectifs ne sont donc pas neutres et il est important d’anticiper certaines obligations pour être un employeur exemplaire !
On vous dit tout dans cet article :
Obligations jusqu’à 10 salariés : les bases de la conformité
Dès l’embauche du premier salarié, l’employeur doit remplir un certain nombre de formalités afin de garantir la bonne gestion des aspects sociaux de son entreprise :
- Affiliation aux organismes sociaux : Avant l’embauche, l’employeur doit procéder à la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ce qui permettra au salarié d’être affilié auprès de l’assurance maladie, de l’assurance retraite... Tous les mois, l’employeur doit réaliser la déclaration sociale nominative (DSN) afin de calculer et payer les différentes cotisations sociales et transmettre aux organismes sociaux les données relatives aux salariés.
Ces déclarations se réalisent de manière dématérialisée sur net-entreprises.fr.
- Adhésion à un Service de prévention et de santé au travail (SPST) agréé : dès le 1er salarié, il est impératif d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail, et d’organiser les visites médicales obligatoires pour ses salariés (visite d’information et de prévention dans les 3 mois suivant l’embauche, visite de reprise après un arrêt de travail…).
- Mise en place d’une mutuelle d’entreprise : L’employeur doit mettre en place une complémentaire santé pour tous ses salariés en souscrivant un contrat d’assurance collectif auprès d’un organisme assureur. Ce contrat dit responsable et solidaire doit garantir un panier de soins minimal. Une prise en charge de 50% minimum de la cotisation par l’employeur est obligatoire. Sur cette thématique, la convention collective peut également prévoir des dispositions spécifiques.
- Mise en place d’un régime de prévoyance décès cadre : si l’entreprise emploie des salariés relevant de la catégorie des cadres, un contrat d’assurance décès doit être obligatoirement conclu auprès d’un organisme assureur avec un taux de cotisation de 1,5% sur la tranche A du salaire à la charge exclusive de l’employeur.
Cette obligation est issue de la convention collective nationale de retraite et de prévoyance des cadres qui date de 1947 ! Mais attention, beaucoup de conventions collectives de branches imposent également une couverture des salariés non-cadres en cas d’incapacité de travail, invalidité ou décès.
Mise en place d’un registre unique du personnel : Ce document doit être mis en place dès le premier salarié et doit contenir des informations précises sur chaque salarié, telles que le nom, prénom, date de naissance, nationalité, sexe, emploi, qualification, type de contrat, et dates d'entrée et de sortie de l’entreprise. Il doit être rempli dans l’ordre d’arrivée des salariés au sein de l’entreprise.
Ce registre peut être tenu sur support numérique mais il doit pouvoir être présenté à tout moment notamment en cas de contrôle de l’inspection du travail. A noter que l’absence de registre ou sa mauvaise tenue peut entrainer jusqu’à 750€ d’amende par salarié concerné.🔎 Eurecia vous propose un modèle de registre unique du personnel à télécharger ici :
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- Évaluation des risques professionnels et rédaction du DUERP : afin de garantir la sécurité de ses salariés et protéger leur santé physique et mentale, l’employeur doit recenser l’ensemble des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés et les évaluer au sein du document unique d’évaluation des risques professionnels. En respectant les 9 principes de prévention légaux, l’employeur doit ensuite mettre en place les mesures de prévention adaptées (aménagement des locaux, organisation du travail, port d’EPI…)
Organisation des entretiens professionnels : un entretien professionnel doit être réalisé tous les 2 ans pour chaque salarié afin d’évaluer ses besoins en matière de formation et de développement professionnel. Cet entretien ne doit pas porter sur l’évaluation du salarié et doit exclusivement se concentrer sur ses perspectives d’évolution en permettant au salarié d’être acteur de son évolution professionnelle. Un compte-rendu de l’entretien doit être rédigé.
Tous les 6 ans, un bilan doit être réalisé au cours de l’entretien professionnel pour s’assurer que le salarié a bien bénéficié d’un entretien professionnel tous les deux ans et qu’il a suivi au moins une action de formation ou a acquis des éléments de certification ou a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle sur cette période.
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Information des salariés : un certain nombre d’informations doivent être affichés au sein de l’entreprise : coordonnées de l’inspection du travail et du médecin du travail, service de secours d’urgence, consignes de sécurité, textes relatifs au harcèlement, service de prévention et de lutte contre les discriminations, interdiction de fumer/vapoter, durée du travail et horaires collectifs de travail le cas échéant.
Retrouvez toutes les informations obligatoires ici.
Obligations à partir de 11 salariés : des responsabilités accrues
1er seuil important : l’atteinte des 11 salariés vient créer une première obligation de représentation du personnel et la mise en place d’un dispositif de partage de la valeur.
- Mise en place du Comité Social et Économique (CSE) : dès lors que l’effectif de 11 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs, l’employeur doit prendre l’initiative d’organiser les élections professionnelles du CSE.
Cette instance a pour mission de remonter les réclamations des salariés au cours d’une réunion mensuelle avec l’employeur. L’employeur doit ensuite consigner les réponses apportées au sein d’un registre CSE.
Le CSE participe également à la prévention de la santé et de la sécurité dans l’entreprise et à l’amélioration des conditions de travail. Si par exemple un membre du CSE constate un risque grave au sein de l’entreprise, il peut exercer un droit d’alerte pour danger grave et imminent (DGI) ce qui déclenchera une enquête immédiate avec l’employeur. Cette alerte devra également être consignée au sein d’un registre spécifique (registre DGI).
Le CSE désigne également parmi ses membres un référent harcèlement sexuel et agissements sexistes pour sensibiliser au sein de l’entreprise et accompagner les salariés en cas de situation identifiée.
Association des salariés aux résultats de l’entreprise : depuis le 1er janvier 2025, la mise en place d’un dispositif de partage de la valeur est obligatoire pour les entreprises de 11 à 50 salariés ayant eu un bénéfice net fiscal égal ou supérieur à 1% de leur chiffre d’affaires au cours des 3 exercices comptables précédents. Il peut s’agir d’un dispositif d’intéressement ou de participation, le versement d’une prime de partage de la valeur ou du versement d’un abondement sur un dispositif d’épargne salariale.
Obligations à partir de 20 salariés : une obligation d’emploi des travailleurs handicapés
À partir de 20 salariés, l’entreprise est assujettie à une obligation d’emploi de 6% de personnes en situation de handicap. En cas de non atteinte des 6%, une contribution financière à l’Agefiph doit être versée.
En cas de franchissement du seuil de 20 salariés, les entreprises ont alors un délai de 5 ans pour se conformer à cette obligation.
Obligations à partir de 50 salariés : l’élargissement des missions du CSE et de nouvelles obligations sociales
Seuil souvent identifié comme l’un des plus impactant, l’atteinte des 50 salariés vient notamment renforcer le rôle des représentants du personnel au sein de l’entreprise.
- Élargissement des missions du CSE : Le CSE mis en place au sein d’une entreprise de 50 salariés et plus dispose de missions plus larges.
L’employeur doit ainsi organiser les trois consultations récurrentes du CSE sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et sur la politique sociale de l’entreprise. Pour garantir aux élus du CSE une bonne information, l’entreprise doit leur mettre à disposition une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Le CSE doit également être consulté sur toutes les décisions intéressant la marche générale de l’entreprise.
L’employeur doit également verser au CSE une subvention de fonctionnement (0,2% de la masse salariale brute) et une subvention ASC pour que le CSE puisse proposer des activités sociales et culturelles aux salariés.
A noter que si le seuil des 50 salariés est franchi en cours de mandat du CSE, le CSE n’exercera ces nouvelles missions que si l’effectif de 50 salariés reste atteint pendant 12 mois consécutifs et après un nouveau délai transitoire de 12 mois, soit en N+2.
- Calcul de l’index égalité professionnelle : L’employeur doit calculer et publier l'index d'égalité professionnelle entre les hommes et les femmes dans l'entreprise, basé sur 4 indicateurs clés (écarts de salaire, écarts des augmentations individuelles, etc.). La note obtenue (note sur 100) doit ensuite être présentée au CSE puis publiée sur le site Egapro et sur le site internet de l’entreprise. En cas de score inférieur à 75 points, l’entreprise doit mettre en place des mesures correctives.
- Rédaction d’un règlement intérieur : L’employeur doit rédiger et mettre en place un règlement intérieur pour fixer les dispositions applicables en matière d’hygiène, santé et sécurité au sein de l’entreprise ainsi que les règles relatives à la discipline. Le projet de règlement intérieur doit être soumis à l’avis du CSE et être envoyé à l’inspection du travail pour contrôle.
- Mise en place d’un régime de participation : La participation doit être obligatoirement instaurée dans les entreprises qui ont employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années.
La participation est mise en place en principe par accord entre l’employeur et les salariés. Elle permet en fonction des résultats économiques de l’entreprise de redistribuer une partie des bénéfices aux salariés en application d’une formule de calcul légale.
- Organisation des négociations obligatoires (NAO) : En présence de délégués syndicaux, l’employeur a l’obligation d’ouvrir des négociations avec les syndicats représentatifs au sein de l’entreprise.
Ces négociations portent sur la rémunération, l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail et les conditions de travail.
Mise en place d’un local de restauration pour les salariés : ce local doit être aménagé avec des équipements permettant la conservation ou réfrigération des aliments, le réchauffage des plats et l’accès à de l’eau potable, fraiche et chaude. Des tables et chaises en nombre suffisant doivent être mis à disposition.
Obligations à partir de 250 salariés : l'égalité professionnelle, le référent handicap, et autres obligations sociales
- Indicateur supplémentaire au sein de l’index égalité professionnelle : l’index d’égalité professionnelle doit est désormais calculé sur 5 indicateurs, en incluant un indicateur sur les écarts de promotions.
👉 Egalité homme-femme en entreprise : quelles sont les obligations ?
- Contribution supplémentaire à l’apprentissage : les entreprises de 250 salariés et plus qui emploient moins de 5% d’alternants au sein de leur effectif doivent payer une contribution supplémentaire à l’apprentissage.
- Organisation d’un service social du travail : À ce seuil, un service social du travail doit être mis en place pour soutenir le bien-être des salariés. Ce service peut être externalisé avec par exemple l’intervention d’un(e) assistant(e) social(e) au sein de l’entreprise.
🔎 A noter que les entreprises industrielles doivent également avoir ou mettre à disposition un infirmier du travail à partir de 200 salariés.
Désignation d’un référent handicap et d’un référent harcèlement sexuel : L’employeur doit désigner un référent spécifique pour les questions liées au handicap et un autre pour la lutte contre le harcèlement sexuel. Ce nouveau référent harcèlement sexuel interviendra en complément du référent harcèlement sexuel désigné par le CSE.
Obligations à partir de 300 salariés : commissions internes du CSE et nouvelle obligation de négociation collective
Le franchissement du seuil des 300 salariés est particulièrement significatif par rapport au dialogue social.
- Mise en place de commissions spécialisées au sein du CSE : le CSE doit procéder à la désignation de plusieurs commissions en son sein pour lui permettre de travailler plus efficacement.
Une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) doit ainsi être mise en place avec un minimum de 3 élus du CSE. L’employeur doit réunir la CSSCT à minima 4 fois par an.
3 autres commissions sont également prévues : commission formation, commission égalité professionnelle et commission d’aide au logement.
- Bilan social et négociation sur la GEPP : L’employeur doit rédiger un bilan social à présenter au CSE et ouvrir une négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) avec les organisations syndicales représentatives de l’entreprise.
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