L’année 2020 aura marqué la vie des RH de manière brutale ! Alors que le pays se retrouve confiné, les profils RH ont dû repenser leur quotidien pour pouvoir effectuer leurs missions à distance. Parmi leurs tâches administratives : la signature de documents officiels. Comment faire valider vos documents à distance auprès des collaborateurs de l’entreprise ? Une seule réponse : la signature électronique.
Voici 7 raisons de passer à la signature électronique !
#1 - Simplifiez vos processus de recrutement et d’embauche
Alors même que le collaborateur n’est pas encore entré dans votre entreprise, il doit déjà signer un document : son contrat de travail. Dans ce cas, la signature électronique va permettre aux nouveaux collaborateurs de signer rapidement leurs contrats. Plus besoin de convenir d’un rendez-vous physique pour signer manuscritement le document. En un clic, le contrat de travail est signé !
Ainsi, vos processus de recrutement et d’embauche seront considérablement simplifiés et bien plus rapides.
#2 - Signez vos documents où que vous soyez
Sous les cocotiers, sur les pistes de ski ou encore dans votre bureau, il vous suffit de quelques clics pour signer vos documents administratifs. Et ne pensez pas qu’il faut absolument un ordinateur... Bien au contraire ! Vous allez pouvoir signer vos documents sur ordinateur, smartphone ou tablette.
Besoin d'une démo ? Découvrez le replay du webinar : Signature électronique, vos documents RH signés à distance en un rien de temps !
J'accède au replay
#3 - Suivez vos signatures en temps réel
La e-signature va vous permettre de suivre le processus de signature en temps réel. Comment ? Rien de plus simple ! Lorsque le RH met à disposition un document à signer dans l'interface du logiciel de gestion électronique des documents, le collaborateur en question va recevoir une notification par mail pour lui signaler qu’il doit le signer. Finis les relances, tout peut être automatisé !
Le collaborateur va ensuite pouvoir s’identifier sur la plateforme de signature et va faire la demande d’authentification. Généralement, l’authentification se fait par un SMS, comme pour un achat avec sa carte bancaire sur Internet ! Le collaborateur va pouvoir entrer le code reçu par SMS et valider la signature de son document.
#4 - Soyez en conformité légale
La signature électronique est définie par la loi depuis le 10 février 2016 : “Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie.”
Les documents sont chiffrés et un système de traçabilité complet, en accord avec les lois françaises, est assuré. De plus, les signatures électroniques ont la possibilité d’avoir une valeur probante, elles auront donc la même portée légale qu’une signature manuscrite.
#5 - Modernisez-vous !
Sur un marché du travail sous tension, l’image d’une entreprise est très importante. En ayant recours à la signature électronique, vous allez vous moderniser et améliorer l’image de votre entreprise auprès de vos collaborateurs (et de vos futurs talents). La modernité d’une entreprise participe fortement à l’engagement et à l’intérêt des collaborateurs.
#6 - Améliorez l’expérience collaborateur
Nous le savons tous, l’administratif est un peu la bête noire des collaborateurs... Alors ne vous privez pas de la signature électronique ! La e-signature des documents administratifs RH améliore largement l’expérience collaborateur. De plus ce processus permet d’intégrer plus rapidement les nouveaux talents.
#7 - Boostez votre Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE)
Votre entreprise est engagée dans une démarche RSE ? N’hésitez plus à mettre en place la signature électronique pour préserver des milliers d’arbres par an et ainsi contribuer à la protection de la planète !
De plus la signature électronique permet une plus grande rapidité des échanges et vous évitera de stocker des documents dans des armoires qui sont souvent déjà bien remplies !
Alors prêts à digitaliser vos processus et mettre en place la signature électronique dans votre entreprise ?
Découvrir la signature électronique
