Vous redoutez de connaître un jour une inspection de travail surprise ? Ou vous souhaitez tout simplement anticiper une telle visite ? On se détend, tout va bien se passer : nous répondons aux principales questions que se posent les RH sur l'inspection du travail.
Quel est le rôle de l'inspection du travail ?
L'inspection du travail en France a trois rôles principaux :
1. Le contrôle du respect de la législation au travail telle que décrite dans le Code du travail et dans tous les textes de loi en lien avec le poste occupé et l'entreprise ou la fonction publique concernée. Plus qu'une mission de contrôle, l'inspection du travail doit aussi faire appliquer le cadre légal. Cependant, elle n'intervient pas dans les litiges entre un employé et son employeur : elle s'intéresse à l'ensemble de l'entreprise.
2. La facilitation des échanges entre employés et employeurs. Les partenaires sociaux peuvent par exemple solliciter l'inspection du travail en cas de problématique voire litige rencontré avec la hiérarchie.
3. L'information et le conseil des employés mais aussi des employeurs sur la législation du travail et la manière dont elle doit être appliquée. Ainsi, l'inspection du travail a aussi un rôle préventif et non purement répressif en cas de non-respect constaté de la législation.
Que vérifie l'inspection du travail ?
L'inspecteur du travail ne peut pas tout contrôler. Il a pour mission de vérifier :
- le respect de la durée de travail ;
- la conformité des locaux ;
- l'affichage dans l'entreprise des documents obligatoires ;
- les déclarations d'embauche : toutes les personnes déclarées travaillent-elles bien dans l'entreprise ? Surtout, n'y a-t-il pas des employés qui ne sont pas déclarés ?
- le règlement intérieur ;
- les conditions de travail de l'ensemble du personnel ;
- enfin, les accords collectifs.
Quels documents préparer pour l'inspection du travail ?
Une visite d'inspection du travail n'est pas forcément programmée. En effet, un enquêteur peut venir sans prévenir le service des ressources humaines de l'entreprise, ni même quiconque dans l’entreprise. Il faut donc toujours avoir sous la main les documents permettant de contrôler tout ce que l'inspection du travail vient vérifier :
- les accusés de réception des déclarations d'embauche ;
- les bulletins de paie ;
- la liste du personnel ;
- les documents en lien avec de précédents contrôles d'hygiène et sécurité ;
- les fiches médicales d'aptitude ;
- les documents relatifs à l'évaluation des risques en entreprise ;
- l'ensemble des documents permettant de comptabiliser scrupuleusement le temps de travail.
- ...
Tous ces documents peuvent être centralisés dans un logiciel dédié à la GED (gestion électronique des documents).
Enfin, selon la taille de l'entreprise en nombre de salariés, d'autres documents doivent toujours être accessibles. Il s'agit par exemple des documents en lien avec les accords collectifs et les réunions du CSE. Certaines entreprises avec des métiers aux conditions d'exercice particulières (travail de nuit, utilisation de substances toxiques, etc.) doivent également tenir à disposition des documents plus spécifiques.
Ces documents doivent être accessibles même un jour d'absence de l'équipe RH qui les gère.
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Comment se passe une visite de l'inspection du travail ?
La visite peut se dérouler différemment selon s'il s'agit d'un contrôle de routine ou d'un contrôle suite à une plainte. Dans tous les cas, la raison reste le plus souvent confidentielle.
L'équipe d'inspection reste généralement entre 30 min et 3 heures dans l'établissement. Elle peut revenir plusieurs fois pour un même contrôle.
Le plus souvent, l'inspection du travail se contente de recueillir les documents qu'elle va ensuite contrôler sur place ou à distance. Parfois, elle peut interroger une partie du personnel.
Suite à la visite, l'inspecteur du travail formule des observations. Si des infractions ont été constatées, il informe l'employeur du délai dont il dispose pour se remettre en conformité avant sanction. Les sanctions sont le plus souvent des amendes.
Vous avez toutes les cartes de main pour préparer une visite de l’inspection du travail ! Mais saviez-vous qu’il existe des outils pour faciliter la gestion de vos RH et ainsi être en conformité avec la législation ?
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