La charge de travail est considérée comme l’une des premières sources de stress dans les entreprises. Pour apprendre à identifier et prioriser ses tâches, il existe différentes méthodes à déployer. Entrons dans le détail.
Charge de travail : de quoi parle-t-on ?
Selon l’article L3121-60 du Code du travail, « l’employeur s’assure régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail. » Mais dans la réalité, la gestion de la charge de travail n’est pas qu’une affaire de quantité de tâches et de délais. D’autres éléments entrent en compte comme les sollicitations émotionnelles, physiques et intellectuelles. Pour l’apprécier avec plus de justesse, la charge de travail se décompose en trois dimensions :
- La charge prescrite. Elle correspond aux obligations associées au poste, aux compétences requises et aux objectifs à atteindre.
- La charge réelle. Elle fait référence à l’effort réellement déployé par le salarié. Elle regroupe des tâches invisibles comme la veille et l’apprentissage.
- La charge vécue. Il s’agit du ressenti du collaborateur concernant les tâches à effectuer et les contraintes associées.
Cette dimension tripartite permet de déterminer les situations de surcharge ou de sous charge de travail, et ainsi d’identifier les bonnes méthodes pour que le collaborateur retrouve un équilibre de sa charge de travail. Voici les techniques qui sont les plus utilisées et efficaces.
#1- Prioriser ses tâches par niveau d’urgence et d’importance avec la matrice d’Eisenhower
Cette méthode consiste à classer les différentes tâches par ordre de priorité en fonction de leur degré d’urgence et d’importance :
- Niveau 1 : les tâches prioritaires,
- Niveau 2 : les tâches importantes à planifier,
- Niveau 3 : les tâches qui peuvent être déléguées,
- Niveau 4 : les tâches à abandonner.
Le niveau 1 regroupe les tâches urgentes à réaliser impérativement. Concrètement, si cette tâche n’est pas exécutée, elle engendrera de lourdes conséquences pour votre entreprise et votre niveau de stress grimpera en flèche à mesure que vous retardez sa réalisation.
Le niveau 2 regroupe les tâches non urgentes mais importantes. Ces tâches participent à l’atteinte de vos objectifs à long terme, c’est donc en cela qu’elles ne sont certes pas urgentes, mais importantes.
Le niveau 3 regroupe les tâches urgentes mais pas importantes. Ce sont des tâches à déléguer comme racheter du café ou répondre à un candidat non retenu qui attend de vos nouvelles. C’est le cas aussi de certaines tâches administratives.
Le niveau 4 regroupe les tâches non urgentes et non importantes comme « ranger mon bureau ».
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#2- La règle des 4D, l’alternative à la matrice Eisenhower pour hiérarchiser ses priorités
Cette technique est également utilisée pour trier les tâches et gérer efficacement sa charge de travail. La règle des 4D repose sur quatre actions clés :
- Do it (Faites-le) : Lorsque vous identifiez une tâche qui peut être réalisée rapidement (généralement en moins de deux minutes), il est judicieux de la faire immédiatement. Cela permet d’éviter que de petites tâches s’accumulent et deviennent envahissantes.
- Delegate it (Déléguez-la) : Si une tâche ne correspond pas à vos domaines d’expertise ou peut être mieux réalisée par quelqu’un d’autre, déléguez-la. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les missions qui exigent vos compétences spécifiques et votre implication.
- Defer it (Reportez-la) : Pour une tâche importante mais non urgente qui ne peut être exécutée rapidement ni transférée, planifiez un créneau pour la traiter. Cette approche garantit que les priorités importantes ne passent pas à la trappe.
Delete it (Supprimez-la) : Si une tâche est dépourvue d’importance ou de valeur ajoutée, n’hésitez pas à l’éliminer. Cela permet de réduire les distractions inutiles et de consacrer son énergie aux tâches qui comptent vraiment.
#3- Déléguer pour libérer de l’espace (quand c’est possible)
La délégation est une technique qui est très utile aux managers. Déléguer des tâches techniques et opérationnelles que vous gériez jusque-là va non seulement vous libérer de l’espace mental et réduire votre niveau de stress, mais aussi apporter de la reconnaissance aux collaborateurs en capacité de gérer des missions supplémentaires et/ou plus complexes.
Si en théorie savoir déléguer peut paraître simple, en pratique ce n’est pas toujours le cas. Bon nombre de managers refusent de déléguer certaines de leurs tâches à leurs équipes par peur d’être considérés comme désorganisés, voire incompétents. Loin d’être un aveu de faiblesse, savoir déléguer est au contraire une compétence clé dans le métier de manager. Elle aide les N+1 à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents et des compétences.
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#4- Oser demander de l’aide
C’est un conseil qui vaut aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs. N’attendez pas le dernier moment pour solliciter vos pairs. Dès les premiers signes de surcharge ou de sous charge de travail (augmentation du stress, délais non respectés, sentiment d’ennui ou d’inutilité, démotivation), rapprochez-vous de votre N+1.
Autant que possible, essayez d’être bienveillant et indulgent avec vous-même : ce n’est pas parce que vous n’arrivez plus à suivre la cadence que vous êtes automatiquement désorganisé et trop lent. Vous pouvez rencontrer des imprévus qui retardent votre avancée, ou bien traverser un épisode difficile dans votre vie privée qui impacte vos capacités cognitives et intellectuelles. Ou bien votre N+1 a sous-estimé la charge de travail. Quoi qu’il en soit, votre démarche sera appréciée. En effet, un collaborateur qui sait demander de l’aide est conscient de ses limites.
#5- Savoir dire non
Alors que vos collègues ont quitté le bureau depuis 1h, vous êtes encore affairé au travail parce que vous avez accepté de rendre un service ? Loin d’être anecdotique, c’est un comportement fréquent chez vous ? Vous dites toujours « oui » aux sollicitations de vos collègues au point de vous mettre en difficulté ? Alors, c’est le moment d’apprendre à dire « non ».
Savoir dire non est essentiel pour avancer efficacement dans son travail et être dans de bonnes dispositions de concentration. Mais on le sait : ce n’est pas un exercice facile quand on a peur de décevoir. Pour commencer, pourquoi ne pas y aller doucement ? Par exemple, la prochaine fois qu’un collègue vous sollicitera, questionnez-vous :
- La tâche à réaliser est-elle simple pour moi ou me demande-t-elle beaucoup d’efforts ?
- Est-elle rapide à faire ? Moins de 10 minutes ?
- Est-ce urgent ? Important ?
- Est-ce que cela peut avoir des répercussions négatives sur mes propres projets ?
Ces questions vont vous aider à trancher et à apporter des arguments solides à votre refus.
#6- Limiter les distractions
Que l’on soit au bureau ou en télétravail, les distractions n’ont jamais été aussi nombreuses que depuis l'arrivée des réseaux sociaux et du digital. Nos outils collaboratifs tels que Slack, Teams ou Notion s’ajoutent à nos applications personnelles comme Facebook ou Instagram connues pour nous distraire de nos tâches.
Pour les utiliser de façon raisonnée et maintenir sa concentration sur son travail, de petites habitudes peuvent être mises en place :
- Définir des plages horaires sans notifications,
- Prioriser l’asynchrone sur l’instantané,
- Désactiver les notifications,
- Utiliser des statuts personnalisés pour signaler son indisponibilité,
- Se déconnecter des outils en fin de journée.
#7- Utiliser des outils de gestion des tâches
La digitalisation n’a pas que du négatif ! Lorsque l’on ne détourne pas son utilisation et que l’on n’en abuse pas, elle peut être d’une grande aide pour mieux gérer notre charge de travail et nous organiser efficacement. Par exemple, les applications de gestion de projet et les calendriers partagés peuvent vous permettre de suivre vos projets simplement.
Au bout de quelque temps d’utilisation, vous aurez une vision précise des tâches qui vous prennent le plus de temps et celles qui sont rapides à réaliser. Vous serez en mesure de planifier des journées plus structurées, et de prioriser les plus importantes.
Avec ces différentes méthodes, vous voilà prêts à (re)prendre le contrôle sur votre charge de travail !
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