À vous qui devez animer des réunions d’équipe, redoutez-vous ce moment ? Ces manifestations vous sont-elles familières : insomnies, mains moites, rougissements et transpiration, difficultés à trouver les bons mots, stress avant et pendant la réunion ?
Tout ça est très désagréable, n’est-ce pas ?
Et si nous vous disions que nous avons identifié des astuces pour transformer l’animation de réunion en un moment que vous maitrisez et dans lequel vous vous sentez à l’aise ? Seriez-vous preneur ?
C’est le moment où vous hochez la tête en guise de « oui »
Alors, c’est parti !
#1 - Préparer en amont le sujet et communiquer l’ordre du jour
Ça ne vous surprendra pas, mais le « j’improviserai le moment venu » n’est pas une bonne idée ! Les mots d’ordre sont : organisation et préparation.
La première chose à faire est de définir le sujet et le déroulé de la réunion. Réfléchissez aux points suivants :
- Quel est le but de cette réunion ?
- Quel est le sujet/thème ?
- Quel message voulez-vous que l’on retienne ?
- Quels points vous semblent essentiels à aborder et en lien avec le sujet ?
- Comment structurer votre réunion ?
- Allez-vous utiliser des supports et si oui lesquels ?
En définissant en amont le déroulé de votre réunion (le fond et la forme), vous réduisez votre stress. Cette étape vous procurera également une sensation de maîtrise. C’est testé et approuvé !
Aussi, pensez à communiquer l’ordre du jour de votre réunion à l’avance pour éviter les commentaires comme « encore une réunion, mais pourquoi ? ».
💡Pour aller plus loin, voici 5 conseils pour éviter la réunionite aiguë.
Pensez aussi à partager l’ordre du jour de votre réunion à l’avance. Non seulement cela évite les réactions du type « Encore une réunion… mais pourquoi ? », mais cela permet aussi aux participants de mieux anticiper le sujet et l’objectif. Résultat : une réunion plus efficace et plus productive ! 🚀
Enfin, nous vous conseillons d'aller en salle de réunion quelques minutes avant, le temps de brancher votre ordinateur, de lancer votre présentation sur les écrans et de vous “familiariser” avec la salle.
#2 - Rappeler « les règles du jeu »
Cette astuce vous aidera à avoir une posture fédératrice. Avant d’entrer dans le vif du sujet, prenez deux minutes pour rappeler à votre équipe les points suivants :
Pourquoi cette réunion ? Précisez à nouveau le thème et l’objectif.
Le déroulé de la réunion : Rappeler le timing et expliquer comment va se dérouler la réunion permet de structurer les échanges et d’optimiser le temps de chacun.
#3 - Utiliser des phrases courtes et simples
Écouter quelqu’un parler demande un effort de concentration. Mieux vaut faciliter l’exercice en communiquant avec des phrases courtes et simples : allez à l’essentiel. C’est le meilleur moyen pour faire passer votre message et ne pas vous emmêler les pinceaux.
Utilisez également un support visuel (ex. PowerPoint), mais avec parcimonie : préférez des illustrations, graphiques ou mots-clés plutôt que des pavés de texte.
💡Une réunion peut vite devenir ennuyeuse, voici donc 10 clés pratiques pour animer vos réunions avec brio.
#4 - Respirer et marquer des temps de pause
Toujours dans l’idée d’avoir une communication fluide et impactante, n’hésitez pas à marquer des temps de pause dans votre discours. Quelques secondes suffisent pour reprendre votre souffle et le fil de votre présentation.
La respiration profonde permet aussi de gérer le stress et d’asseoir votre voix.
#5 - Ice breaker
Si la réunion s’y prête, nous vous invitons à trouver un petit “ice breaker”, c'est-à-dire une petite intro pour détendre l’atmosphère et lancer le sujet. Le but ? Créer du lien avant de rentrer dans le vif du sujet. Quelques idées :
Un tour de table express pour récupérer le ressenti de chacun.
Un quiz rapide sur un point clé de la réunion.
Un sondage en direct (avec des outils comme Slido ou Mentimeter).
Un brainstorming rapide pour recueillir des idées.
#6 - Oser dire « je ne sais pas »
Nous n’avons pas toujours réponse à tout. Il est donc temps de casser cette idée reçue qui ne fait qu’accentuer votre stress. Quand un collaborateur vous pose une question dont vous n’avez pas la réponse, ne cherchez pas une parade et dites que vous ne savez pas. Vous pourrez vous renseigner et apporter une réponse plus tard (ou pas si vous n’en avez pas, car ça peut arriver).
Dire la vérité est un gage de confiance. Cela montre que vous êtes honnête et votre équipe l’appréciera.
#7 - Maîtriser la gestion du temps
Rien de pire qu'une réunion qui s’éternise ! Respectez le timing annoncé en :
Rien de pire qu'une réunion qui s’éternise ! Respectez le timing annoncé en :
Chronométrant chaque partie.
Limitant les digressions.
Clôturant les discussions trop longues en les reportant à un moment dédié.
#8 - Clore la réunion avec une synthèse et des actions claires
Avant de terminer, récapitulez les points essentiels et assurez-vous que chaque participant sache :
Les actions à mener.
Les délais associés.
Les responsabilités de chacun.
Enfin, un rapide feedback des participants peut vous aider à améliorer vos futures animations. Pourquoi ne pas finir par un ROTI par exemple ?
Une réunion bien animée repose sur des soft skills solides : clarté, engagement, écoute active… Et si vous aidiez vos équipes à les renforcer ? Téléchargez notre guide pour les accompagner dans leur développement, et celui de votre entreprise !
Team Eurécia
Contributeurs timides, les billets signés de la rédaction sont tous écrits avec passion !
