Sur notre blog Vie de Bureau, nous aimons donner la parole à des experts RH, management ou encore QVT. Aujourd'hui, nous avons le plaisir d'accueillir :
François Combes, Consultant en management et en Optimisation des organisations.
C'est parti ! 
Bonjour François. Que constatez-vous dans le monde de l’entreprise pendant cette crise ?
En cette période si particulière plusieurs constats peuvent être dressés :
- De nombreuses entreprises ont dû et su remarquablement se transformer pour pouvoir maintenir leur activité et survivre. Que ce soit au niveau de leurs processus, de leur communication, de leur organisation, de leur “manière de vendre et de distribuer leurs produits” : e-commerce, livraisons à domicile, systèmes de drive... notamment sur des produits habituellement “absents” de ce type de distribution.
- La très grande majorité des plans de crise et plans de continuité d’activité n’intégraient pas une pandémie de cette ampleur. Toutes les solutions de secours (sur la fourniture de matières premières essentielles au maintien de l’activité par exemple) sont également affectées par un arrêt brutal. L’interdépendance avec un nombre restreint de fournisseurs, et/ou avec des fournisseurs provenant exclusivement de pays touchés de plein fouet (la Chine, l’Italie...), a également permis de lever le voile sur certaines limites de notre système actuel. La course effrénée à la réduction des coûts et à la délocalisation des moyens de production et d’approvisionnement revient à la figure de nombreuses sociétés.
- La gestion des dépenses est un levier sur lequel les entreprises jouent pour limiter l’impact de la crise. Toutes les politiques tendent à une réduction drastique des coûts et à l’abandon de tout investissement, de toutes prestations non considérées comme essentielles à l’activité. Parfois même au mépris de règles légales et d’engagements contractuels.
- Nous pouvons également dresser un constat d’impuissance. Devant une crise mondiale de cette ampleur qui n’épargne aucun pan de l’économie, tout s’effondre comme un château de cartes, en cascade comme un jeu de domino. Nous paraissons complétement désarmés face à ce type de crise.
- Il y a eu dans de très nombreuses entreprises un manque de communication associée à cette crise ou plutôt une communication trop tardive. Pourtant, de nombreux salariés s’interrogeaient légitimement sur les changements qu’ils allaient devoir subir en termes d’organisation du travail (temps de travail, lieu de travail, impact sur les activités et projets en cours...).
Quels risques pendant et au retour, sur le plan managérial ?
- Pendant la crise : il ne faut pas partir du principe qu’un salarié en télétravail sera moins productif qu’en présentiel. Il faut également éviter de penser que parce qu’ils sont à la maison, les salariés vont succomber aux différentes tentations qui leurs tendent les mains : films, séries TV, jeux vidéo... Il est donc impératif de revoir et d’adapter son niveau d’exigence en prenant en compte les situations individuelles : enfants à garder, équipements de télétravail inadaptés (pas de bureau), conjoint(e) qui travaille dans la même pièce... Le risque principal est de faire passer les personnes au second plan.
Attention à ne pas sous-estimer et minimiser l’impact que peut avoir la période sur le moral, la motivation, et l’état de fatigue des collaborateurs. Chacun réagit différemment face à cette situation. De nombreuses tensions peuvent apparaitre en raison d’une mauvaise communication, de ressentis différents et non exprimés, et d’une mauvaise organisation du travail. Des collaborateurs risquent également de subir une perte de repères, et de s’isoler. Le cadre qui existait disparait soudainement. - Après la crise : le principal risque réside, à mon sens, dans la volonté que vont avoir les entreprises de rattraper le temps perdu et essayer de limiter au maximum l’impact de la crise. Le middle management va subir énormément de pression. Par ricochet, leurs collaborateurs vont être mis sous pression. Le bien-être des salariés va probablement être relayé au second plan. Les niveaux d’exigence et d’attentes, notamment en termes de productivité, vont être très forts. La peur de perdre son emploi en raison du contexte économique va être de nature à créer un climat très anxiogène et propice aux risques psychosociaux. Un risque de démissions massives est également une hypothèse crédible à ne pas négliger. La période que nous traversons est propice à des questionnements, des introspections, des réflexions sur le sens que nous donnons à notre travail. Même si plus que jamais la sécurité d’un emploi et la stabilité peut apparaitre comme un élément rassurant, certains franchiront le pas - sortir de la fameuse zone de confort - pour trouver des emplois et domaines plus en accord avec leurs valeurs, leurs aspirations, pour trouver un nouvel équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Le rapport au travail, au temps, aux priorités est fortement remis en question.
Comment prévenir et améliorer ?
Plusieurs pistes peuvent être envisagées pour que chacun puisse trouver une manière efficiente de fonctionner dans cette crise. Chacun doit trouver sa place, ses repères. Un mangement réussi pendant cette période peut également être une opportunité d’augmenter l’adhésion de l’équipe.
Le premier élément consiste à fixer un cadre clair abordant de très nombreux aspects : les horaires de travail, l’attendu du management pendant la période, les moyens mis à disposition, les adaptations de la charge de travail... Insistez sur le droit à la déconnexion, fondamental lorsque les salariés sont en télétravail.
Fixez des règles pour optimiser les réunions : nombre de participants, durée et quantité... rédigez des règles claires de prises de paroles et d’animation de la réunion. Il est ensuite nécessaire de communiquer très régulièrement sur les échéances importantes à venir en lien avec la crise (chômage partiel, reprise d’activité, suspension de projets…). Le manque d’information est de nature à créer un climat anxiogène. Il faut faire preuve de transparence, notamment sur les impacts éventuels (plan social par exemple). Lorsque c’est possible, essayez au maximum d’impliquer les équipes dans les décisions liées à la transformation de l’entreprise et qui concernent l’adaptation à la crise. Capitalisez sur l’imagination, l’inventivité et la créativité de vos collaborateurs.
Des points réguliers collectifs et individuels devront être organisés. Il est primordial d’aborder lors des points individuels, en plus des aspects professionnels, des aspects concernant le ressenti de la personne face à la situation, avec des questions tournées sur : son moral, sa famille, ses difficultés, ses peurs, sa manière d’aborder cette crise, ce qu’il imagine pour le futur.... Les points collectifs permettront quant à eux de maintenir une vie d’équipe, de prendre des nouvelles de chacun, d’échanger sur les actualités (liées à la crise, à l’entreprise...), de travailler sur les projets et partager des idées. Sans oublier les moments de convivialité.
Mettez à disposition de vos collaborateurs un guide des bonnes pratiques (organisation optimale du temps, posture de travail, limitation des facteurs de déconcentration, alimentation et activité sportive...). Vous pouvez le co-construire avec des organismes tels que la médecine du travail, les IRP... Prévoyez un retour progressif au travail lors du déconfinement. Faites appel aux volontaires, prévoyez des entretiens avec chaque salarié, ne lésinez pas sur les moyens pour répondre aux différentes craintes. Profitez-en pour initier des discussions pour pérenniser le télétravail.
Quelle est la priorité niveau managérial / relations humaines ?
Faire preuve de bienveillance. En cette période le manager va permettre de fixer le cap pour ses équipes. Il doit prendre ses responsabilités. Il doit impérativement prendre en compte le ressenti de chacun et faire preuve de confiance, d’empathie, d’indulgence, de compréhension, de suivi et d’accompagnement. Encore plus que d’habitude.
.. à distance, pas toujours évident !
Manager à distance est une compétence que les manageurs de demain devront impérativement posséder. Il faut absolument faire confiance à ses collaborateurs et ne pas les infantiliser. Il ne faut pas non plus penser que ses équipes sont à sa disposition à n’importe quelle heure de la journée.
Dans son organisation le manager peut réserver des plages horaires de disponibilités ou il se tient à la disposition de ses équipes pour aborder avec eux tous types de problèmes : matériels, logistiques, organisationnels, etc. Il peut également être intéressant de fixer des objectifs précis liés à cette période, d’identifier les projets prioritaires, de motiver les salariés en leur permettant de prendre part à des chantiers (re)structurants... Même si les contacts numériques ne remplaceront jamais les interactions “physiques” que nous pouvons avoir tous les jours, il peut être judicieux de favoriser le travail en commun sur certains dossiers (limité à 2 personnes) afin d’éviter l’isolement et permettre de maintenir un cadre stimulant et des échanges avec les membres de l’équipe.
Un dernier conseil ?
Ne surtout pas faire comme si rien ne s’était passé et repartir comme avant. Il faut profiter de cette période pour se réinventer, pour prendre le temps de procéder à des changements en profondeur, co-construits avec les équipes. Tout doit être repensé en remettant l’humain au cœur de l’entreprise.
Les fonctions RH sont au cœur de la gestion de crise du Covid-19. Pour mieux comprendre les enjeux RH de la crise sanitaire et les manières dont on peut y faire face au quotidien, nous avons donné la parole à des hommes et des femmes de terrain.
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