Savez-vous qu’1.4 milliards de mails sont envoyés par jour en France soit 33 mails quotidiens en moyenne par personne ? Qu'ils soient pro ou perso, les mails ont envahi nos vies au point que l'on ne sait plus trop comment les gérer. Un mail pour organiser une réunion, un autre pour souhaiter l'anniversaire d'un collaborateur, un autre pour une confirmation de commande... les mails sont omniprésents dans notre quotidien.
Charge mentale, impact environnemental, perte d'efficacité : il est urgent d'apprendre à mieux gérer ses mails ! Voici quelques astuce simples pour vous aider à combattre cette invasion de messages.
Pourquoi mieux gérer ses mails ?
Pour une meilleure organisation (et efficacité !) au quotidien
Ne vous laissez plus déconcentrer par les arrivées intempestives de mails tout au long de la journée. En faisant le tri dans vos emails, vous gardez les informations clés à portée de main et gagnez ainsi en productivité.
💡 Chaque Français stocke entre 10 000 et 50 000 emails inutilement et sont à l’origine de 0,3% des gaz à effet de serre. Ne serait-ce pas le bon moment de faire le tri dans votre boîte de réception ?
Pour limiter la charge mentale de tous
Vous êtes parti une heure et vous voilà déjà avec 25 messages non-lus dans votre boîte de réception ! Tous ces emails (pas toujours nécessaires) ont un impact sur votre charge mentale ainsi que celle de vos collègues.
Alors on se limite uniquement aux emails essentiels ! Votre collègue Jean sera sûrement reconnaissant d’en discuter plutôt en face à face ou sur votre messagerie interne. 😉
Pour réduire son impact environnemental
Vous n’êtes pas sans le savoir : l’envoi et le stockage d’emails contribuent à la pollution numérique. Envoyer un simple email équivaut à laisser une ampoule allumée pendant 24 heures. A l’échelle d’une entreprise de 100 salariés en un an (sachant qu’un salarié français reçoit en moyenne 58 mails par jour et en envoie 33), les mails polluent autant que 14 allers-retours Paris New-York.
Maintenant, place à l’action !
Comment gérer efficacement ses mails ?
1. Faites un ménage de printemps
Bon d'accord, il est encore trop tôt pour parler de grand ménage de printemps mais votre boîte de réception a sûrement bien besoin d'un bon nettoyage ! Spam, newsletter, courriers inutiles... on fait du tri !
Objectif : allégez votre boîte de réception de minimum 1 000 mails !
2. Limitez l'accès à vos mails
Le mail est un voleur de temps, ne vous laissez pas avoir !
Consultez votre messagerie pendant un temps limité (10mn max) et à des moments précis de la journée.
3. Ne travaillez pas la messagerie ouverte
Oubliez cette idée saugrenue que vous devez toujours être joignable tout le temps et répondre à vos mails dans la minute. Si c’est réellement urgent, votre interlocuteur saura vous joindre d’une autre manière, soyez-en sûr !
4. Classez votre boîte mail
Rien de pire qu’une boîte mail non classée où tout s’empile ! Faites des dossiers, attribuez des labels, filtrez en fonction des projets, expéditeurs, clients, etc. Bref, faites du tri !
5. Désactivez les notifications
Supprimez les notifications sur vos écrans et smartphones qui sont l’ennemi juré de votre concentration et de votre productivité !
6. Soignez la liste de vos destinataires
Avant d’envoyer un mail à la Terre Entière, pensez à qui vous devez envoyer votre message avant de cliquer sur “répondre à tous”. Définissez en amont vos interlocuteurs en fonction du projet sur lequel vous êtes ou le sujet de la conversation.
Un simple CC pour informer les managers suffit peut-être !
7. Arrêtez de répondre à tout et à tous
Ce n’est pas parce que vous avez reçu un mail groupé que vous devez nécessairement répondre et mettre tout le monde en copie. Imaginez 35 personnes répondant chacune à leur tour et mettant les 34 autres dans la boucle !
💡 Pour rappel, l'envoi d'un email entraîne l'émission de 30g de CO2. Pensons à notre planète, limitons les mails !
8. Pensez à l'objet de votre mail
Plus l’objet est précis, plus le destinatoire pourra décider de son urgence et de son importance.
Astuce : mettez des indicateurs du style [INFO], [URGENT], [CLIENT], [VEILLE].
9. Déplacez-vous plutôt que d'envoyer un mail
Pour trois raisons :
- vous gagnez du temps et vous ne polluez pas la messagerie de votre collègue ;
- vous dépensez des calories ;
- vous diminuez votre empreinte carbone.
10. Affectez une priorité à vos emails
Tout ce qui arrive dans votre messagerie n’a pas la même importance. Priorisez donc vos réponses en fonction du degré d’importance et d’urgence que vous attribuez à vos mails.
Pour le reste, n’hésitez pas à reporter dans votre agenda une tâche pour effectuer une réponse qui vous demandera plus de temps à traiter.
Pour une gestion simplifiée de vos tâches au quotidien, voici un modèle téléchargeable de priorisation des tâches !
Je télécharge la matrice
11. Déconnectez !
Inutile d’envoyer vos emails à 3h du matin. Cela vous desservirait plus qu’autre chose.
Préférez l’envoi différé si vraiment vous avez une soudaine envie d’envoyer votre message à une heure indue.
Et n’oubliez pas : il y a un temps pour tout. Alors pensez à déconnecter !
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