Notes de frais sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?

L’enjeu d’optimiser la gestion des notes de frais est très important. Pourquoi ? Tout simplement car ce processus est très coûteux à l’entreprise alors qu’il ne lui apporte aucune valeur ajoutée.

Le saviez-vous ? Le coût moyen de traitement d'une note de frais est évalué entre 20 et 60 €, en plus de la dépense engagée. D’où l’importance d’optimiser !

Aujourd’hui, encore trop d’entreprises utilisent Excel, voire du papier, pour gérer leurs notes de frais. Alors, gérer les notes de frais de sa PME sur Excel, bonne ou mauvaise idée ?

Ce n’est peut-être pas la meilleure des idées car…

#1 – C’est une perte de temps

Chaque collaborateur d’une entreprise est amené à faire des notes de frais et, en ce sens, la gestion des notes de frais fait perdre du temps (et de l’argent) à tous :

• Etape 1 : Le salarié va remplir sa note de frais et réunir les justificatifs de paiement pour ensuite la transmettre à son manager.
• Etape 2 : Le manager va vérifier et valider (ou non) chacune des notes de frais de son équipe.
• Etape 3 : Le comptable vérifie toutes les notes de frais : informations, justificatifs... puis enregistre la note de frais.
• Etape 4 : Le service administratif et financier effectue le remboursement des notes de frais.

 Ça parait long sur le papier… et dans la vraie vie ça l'est encore plus !

#2 – C’est une source d’erreurs

On le sait, faire des notes de frais n’est pas le dada des salariés... C’est une tâche ingrate et sans valeur ajoutée, autant vous dire que vos collaborateurs ne sont pas très concentrés lorsqu’ils remplissent les informations de leur note de frais. Sans parler du justificatif (“du quoi ?“)… Il risque donc d’avoir un certain nombre d’erreurs, et c’est normal !

Et ce n’est sûrement pas le manager qui va prêter attention aux erreurs qu’aurait pu faire son collaborateur sur sa note de frais. Dans son quotidien, il est là uniquement pour vérifier le montant, les dates et signer pour validation.

C’est donc le service comptabilité qui doit, une à une, vérifier toutes les notes de frais de tous les collaborateurs de l’entreprise pour ensuite les enregistrer dans l’Excel (le fameux). Et la source d’erreur est aussi là, car cette équipe doit recopier le montant et autres informations sur Excel pour chaque note de frais... Encore une fois, sans surprise, il y aura des erreurs !

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#3 – C’est une perte d’argent

Et qui dit perte de temps dit aussi perte d’argent. Vos collaborateurs (salariés et managers) passent beaucoup trop de temps à traiter des notes de frais alors qu’ils pourraient se concentrer sur des tâches opérationnelles ou stratégiques qui donnent de la valeur à l’entreprise.

Et toutes les erreurs commises lors de la déclaration d’une note de frais ne participent pas non plus à améliorer les performances de l’entreprise...  Selon l’étude HRS et la GBTA, 1 note de frais sur 5 est à revoir car elle comporte des erreurs. Imaginez le temps perdu des équipes comptabilité et finance dans la gestion des notes de frais !

#4 – il n’y a pas d’intégration comptable automatique

L’intégration des dépenses professionnelles en comptabilité est une étape indispensable pour toute entreprise. Traditionnellement, l’équipe comptable regroupe l’ensemble des dépenses dans un document Excel, mais cela n’est pas optimal, car chaque écriture va devoir être retraité, unifié et complété avant d’être intégré à la comptabilité. Excel est encore une fois synonyme de perte de temps et de source d’erreurs.

#5 – Ca ne détecte pas les fraudes

Parlons maintenant “fraude”, parce que oui, c’est une réalité et les fraudeurs apprécient tout particulièrement la gestion papier et Excel, car cela facilite la falsification... La gestion Excel via le système papier est très compliqué à contrôler et surtout il prend du temps (encore et toujours). Facile à falsifier, mais difficile à contrôler... du pain béni pour les fraudeurs !

👉 Exemple concret de fraude :

Imaginez qu’un de vos collaborateurs ait pu se faire rembourser plusieurs fois le même diner. Si si, c’est complétement possible. D’un côté il va se faire rembourser l’intégralité du forfait en demi-pension de l’hôtel. De l’autre il va aussi se faire rembourser sa note de frais du restaurant extérieur à l’hôtel. Et oui votre salarié est un petit malin et cette fraude est passé à la trappe !

Mais… Rendons à César ce qui est à César…

On est d’accord pour dire qu’Excel, ça dépanne drôlement quand on doit démarrer une gestion de notes de frais en partant de zéro, surtout quand aucun process n’existe encore. Par ailleurs, presque tous les collaborateurs savent utiliser Excel, ce qui permet un démarrage rapide pour tout le monde !

Perte de temps, perte d’argent, source d’erreurs, augmentation des coûts, difficulté comptable, fraudes... J’espère que tout cela vous a convaincu d’optimiser votre gestion des notes de frais, sans Excel ! Car oui, il existe bel et bien une solution qui facilite en un claquement de doigts (ou plutôt un clic de souris) ce processus de gestion des frais professionnels.

Je veux bien sûr parler de la dématérialisation des notes de frais au travers d’un logiciel note de frais. On vous dit tout sur ce sujet dans notre livre blanc !