Heures supplémentaires, repos, astreintes ... Le suivi des temps de travail peut rapidement vous faire des nœuds au cerveau ? Lors de la préparation de la paie, est-ce le même schéma qui se répète ? Vous courrez après les éléments manquants, vous perdez du temps à vérifier la fiabilité des informations renseignées sur les feuilles Excel pour être assuré d’être en conformité avec la réglementation ?
Si vous avez répondu « oui » à ces questions, alors la digitalisation de la gestion des temps est la solution qu’il vous faut pour en finir avec ce stress quotidien !
Prêt à découvrir 4 bonnes raisons de passer à la digitalisation ?
Hep hep hep, avant de débuter cet article, la rédaction vous donne un coup de pouce
Nous avons conçu spécialement pour vous un guide complet sur la digitalisation des temps !
Je télécharge le guide
1/ Être en conformité avec la loi et éviter les erreurs de paie
La réglementation sociale en matière de gestion des temps est loin d’être simple. Entre heures légales ou conventionnelles de travail, temps partiel, heures supplémentaires, astreintes, heures de nuit, congés, temps de repos quotidien et hebdomadaire, temps de pause, contingent d’heures supplémentaires, la gestion des temps peut être un véritable casse-tête.
Et en tant que RH, il va de soi que vous êtes soucieux du respect de la réglementation. En effet, les conséquences pour non-conformité aux obligations légales et conventionnelles peuvent être lourdes sur le plan financier : sanctions pénales de la part de l’Inspection du travail, contentieux prud’hommes pour non-respect des temps de repos ou pour non-paiement des heures supplémentaires…
D’autant plus qu’à l’heure où les salariés peuvent trouver des informations fiables concernant leurs droits en quelques clics sur le web, le risque légal est bien présent.
Alors, comment être sûr que les données saisies sont correctes ? Que vous n’êtes pas passé à côté de quelque chose ? Malheureusement, ce n’est pas en utilisant des feuilles volantes ou des tableaux Excel pour gérer et suivre les temps, que vous limitez les risques et erreurs.
En revanche, avec la digitalisation c’est l’inverse ! Grâce au paramétrage personnalisé du logiciel, vous assurez votre conformité avec la réglementation. En effet, en cas de contrôle de l’inspection du travail, vous pouvez compter sur le logiciel des temps qui conserve une trace des heures de travail effectuées et des temps de repos.
Aussi, grâce au suivi en temps réel et d’une visibilité précise des temps, le logiciel alerte directement les RH et managers d’une anomalie (dépassement des heures supplémentaires, non-respect des temps de pause, etc.). Ainsi, vous agissez immédiatement pour éviter des erreurs lors de la collecte des EVP et des contentieux prud’hommes relatifs au non-paiement des heures supplémentaires ou au non-respect des temps de repos.
De quoi être plus serein, n’est-ce pas ?
2/ Gagner du temps et le consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
Vous aimeriez passer moins de temps à gérer et suivre les temps des collaborateurs ? À la place, vous préféreriez dédier votre temps à des missions RH qui vous tiennent à cœur comme le bien-être des collaborateurs et la gestion des compétences et des talents ?
Voilà une seconde raison pour digitaliser la gestion de vos temps. En optant pour un logiciel de gestion des temps et activités, un logiciel de planning ou un logiciel SIRH, vous ne perdez plus des heures à demander les feuilles de temps, à analyser la justesse des données lors de la préparation de la paie.
En effet, grâce à des interfaces ludiques et simples d’utilisation, les collaborateurs saisissent leurs heures, temps de pause, congés sans difficulté. Les données sont ensuite centralisées sur un même logiciel accessible à tous 24h24 (RH, manager, collaborateur), et de manière sécurisée. Les données de temps de travail des collaborateurs sont ensuite facilement exportables pour le service RH. Ces solutions proposent également une meilleure interopérabilité que les logiciels de suivi des temps gratuits du marché.
3/ Maintenir un climat de confiance
Une autre raison de digitaliser la gestion de vos temps qui nous paraît essentielle est le maintien d’un climat social serein et de confiance dans votre structure. La confiance est la base de relations de travail saines. Le temps de travail intervient dans le calcul de la rémunération et peut devenir source de conflit entre manager et subordonné. Ainsi, en assurant votre conformité à la loi, en évitant les erreurs de saisie, vous évitez des tensions et la méfiance de vos collaborateurs.
4/ Améliorer l’expérience collaborateur
Digitaliser la gestion des temps sera aussi utile à vos collaborateurs pour plusieurs raisons. En effet, la saisie des temps sur des feuilles papier ou des tableaux Excel peut vite être chronophage pour les salariés. En simplifiant le process avec une solution digitale, le risque d’erreurs est limité et les collaborateurs gagnent du temps.
Aussi, le collaborateur peut suivre son temps passé par activité, les heures effectuées et accéder facilement à son compteur d’heures supplémentaires et à ses congés.
Et la digitalisation est une solution qui profite évidemment aussi aux managers puisque le suivi des temps des équipes est simplifié. Tout comme les RH, ils sont directement informés des temps de leurs équipes et valident les feuilles de temps en quelques clics !
Ces raisons vous ont-elles convaincues d’automatiser la gestion de vos temps ? Alors, ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Démarrez votre essai gratuit d'Eurécia, et bénéficiez de 30 jours pour découvrir les fonctionnalités de notre module Temps et Activités
