Vous le savez bien : la gestion administrative RH comprend bon nombre de sujets qui peuvent rapidement devenir épineux, tant ils demandent de prendre en compte des cas particuliers pour chacun des collaborateurs.
Parmi ces sujets, l’un d’entre eux règne en maître : la gestion des congés payés, et notamment des congés payés non pris.
C’est pour vous éviter ce casse-tête que nous vous avons conçu cet article de blog, rassemblant toutes les règles concernant les congés payés non pris, et des astuces pour bien les gérer au quotidien.
Rappel : Le principe général des congés payés
Avant de rentrer dans les règles qui régissent la gestion des congés payés non pris, une piqûre de rappel générale sur les congés payés ne peut pas faire de mal.
Ce qu’il faut en retenir :
- Tout collaborateur, quel que soit son type de contrat, a droit à 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif.
- Ces CP sont acquis au cours d’une période dite “de référence”, qui s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.
- Tout salarié peut prendre ces congés dès le début de son contrat de travail.
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Les congés payés non pris sont-ils forcément perdus ?
Alors qu’en est-il des congés payés qui n’ont pas été pris par un collaborateur pendant la période de référence ? Ils sont effectivement considérés comme perdus, et le collaborateur recommence à accumuler de nouveaux jours de congés pour la nouvelle période.
Cependant, il existe deux cas de figure qui font office d’exception, et dans lesquels le collaborateur peut bel et bien reporter ses congés payés non pris sur la nouvelle période de référence.
Il s’agit du cas où…
- Il existe un accord entre l’entreprise et le salarié, tel qu’un accord d’entreprise ou une convention collective, qui stipule que ces congés payés non pris peuvent bien être reportés. Par exemple, bon nombre d’entreprises ont décidé de mettre en place un Compte Épargne Temps (CET), qui permet aux salariés d’accumuler leurs droits à congés rémunérés, ou bien de bénéficier d’une indemnité lorsque leurs CP n’ont pas été pris sur la période.
- Les congés payés n’ont pas pu être pris à cause d’une maladie professionnelle, d’un congé parental, ou d’un accident de travail. Dans ce cas, il faut prendre en compte le moment auquel l’arrêt maladie a dû être pris. Si l’arrêt a été pris avant la prise de congés payés, ces CP non pris sont reportés après la date de reprise du travail. Vous êtes alors obligé d’accorder au salarié une nouvelle période où il peut prendre ses CP. Si l’arrêt maladie a lieu pendant les congés payés du collaborateur, même si la justice française reste floue sur le sujet, la Cour de Justice de l’Union Européenne considère que les congés payés peuvent être reportés.
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Quand faut-il indemniser des congés payés non pris par un collaborateur ?
Sachez-le : la loi n’oblige pas l’employeur à rémunérer à ses collaborateurs leurs congés payés non pris.
Cependant, il existe là encore un cas limite : celui dans lequel les congés payés n’ont pas pu être pris à cause de l’employeur lui-même. Dans ce cas précis, le salarié peut demander à ce qu’ils lui soient payés : l’entreprise est alors tenue de lui verser des indemnités de congés payés.
Comment se déroule la gestion des congés payés non pris à la rupture d’un contrat ?
Notez également que les congés payés non pris doivent être indemnisés en cas de rupture du contrat. En effet, la loi prévoit alors que le salarié touche une indemnité compensatrice de CP non pris.
Cette indemnité est obligatoire, quel que soit le type de contrat du collaborateur (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat de stage…), et quel que soit le motif de la rupture dudit contrat (rupture conventionnelle, démission…).
La question se pose donc : comment devez-vous calculer la somme à verser aux collaborateurs qui peuvent prétendre à une indemnité compensatrice de congés payés non pris ?
Il existe deux méthodes pour ce calcul :
- Le calcul au 1/10 de la rémunération brute du salarié au cours de la période de référence. La somme calculée ne doit cependant pas être inférieure à ce qu’il devait percevoir s’il avait continué à travailler.
- Le calcul par maintien de salaire. Cette méthode suppose que vous calculiez le temps d’absence du collaborateur (en jours ouvrables, ouvrés, ou en heures) en fonction de son salaire, et que vous lui versiez sous forme d’indemnité de congés payés non pris.
Pour choisir votre méthode de calcul, veillez à sélectionner celle qui est la plus favorable à votre collaborateur. Cette méthode peut aussi bien vous servir pour calculer l’indemnité du solde de tout compte à la rupture d’un contrat, que l’indemnité compensatrice à la fin de la période de référence.
Vous l’aurez compris : la gestion des congés payés non pris peut rapidement devenir un casse-tête si vous menez ces démarches totalement à la main.
La clé pour vous faciliter cette démarche administrative RH cruciale ? Mettre en place un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) qui vous permette de gérer les congés et absences des collaborateurs de manière dématérialisée.
Ce SIRH doit vous permettre de consigner dans une même plateforme tous les CP de vos collaborateurs, et de répercuter automatiquement sur leur paie ceux qu’ils n’ont pas pris.
Bonne nouvelle ! C’est ce que vous permet de faire le module “Congés et Absence” du SIRH Eurécia : découvrez-le dès maintenant !
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