Dans des secteurs aussi dynamiques que ceux de l’hôtellerie et de la restauration, la bonne gestion des plannings des employés est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. En effet, votre personnel est LA ressource indispensable pour garantir une prestation de qualité et ainsi satisfaire vos clients.
Turn-over élevé, horaires variables, contrats saisonniers... les différents mouvements de personnels propres à ces secteurs d’activité viennent complexifier la gestion des plannings.
On vous donne tous nos conseils pour organiser efficacement les plannings de votre personnel hôtelier, de restauration et café.
Les enjeux d’une bonne gestion de plannings en HCR
Une bonne gestion de planning est cruciale pour les secteurs de l'hôtellerie, de la restauration et des cafés en raison de plusieurs enjeux clés :
- La satisfaction des clients : Dans ces secteurs, la satisfaction des clients est l’objectif numéro un. Une bonne gestion des plannings des employés permet de s'assurer que les clients sont servis rapidement et efficacement, ce qui améliore leur expérience et les encourage à revenir (et peut-être à laisser un avis positif sur vos réseaux sociaux ou bien parler de votre établissement à leurs proches).
- Une meilleure gestion des coûts : Une gestion de planning inefficace peut entraîner des coûts supplémentaires pour l'entreprise, tels que des heures supplémentaires imprévues, des frais de recrutement et de formation de nouveaux employés, ainsi que des coûts liés aux erreurs de planification telles que la surproduction de nourriture.
- Le bien-être des employés : Les employés sont au cœur de l'industrie de l'hôtellerie, de la restauration et des cafés. Des plannings bien gérés permettent aux employés de travailler de manière plus prévisible, ce qui améliore leur qualité de vie et leur motivation. En cas de mauvaise gestion du planning, le personnel peut se trouver en sous-effectif et ainsi engendrer des situations de stress pour les employés présents.
- La conformité légale et réglementaire : Les entreprises sont tenues de se conformer aux lois et réglementations du travail, y compris les heures maximales de travail et les jours de repos obligatoires. Une bonne gestion de planning peut aider les employeurs à se conformer à ces lois et réglementations.
- Une plus grande flexibilité : Les entreprises de l'hôtellerie, de la restauration et des cafés doivent souvent faire face à des variations de demande en fonction de la saisonnalité ou des événements locaux. Une bonne gestion de planning permet une plus grande flexibilité pour répondre à ces fluctuations de demande.
En somme, une bonne gestion de planning est essentielle pour le succès des entreprises de l'hôtellerie, de la restauration et des cafés. Elle permet de répondre aux besoins des clients tout en maintenant une main-d'œuvre satisfaite et des coûts d'exploitation raisonnables.
6 étapes à suivre pour réaliser un planning efficace dans votre établissement
Votre planning d’équipe a un objectif principal : permettre à votre personnel de gérer la clientèle dans des conditions optimales pour tous. Pour vous y aider, voici quelques étapes à suivre :
1. Analysez la demande
Afin de prévoir la demande future et anticiper les périodes de rush, analysez les données de fréquentation des clients chaque mois. Vous pouvez vous baser sur des données de l'année précédente par exemple. Cela vous aidera à planifier le nombre d'employés nécessaires pour assurer correctement le service.
2. Identifiez les tâches et les compétences
Faites une liste de toutes les tâches que les employés doivent effectuer, ainsi que les compétences requises pour chacune d'elles. Cela vous aidera à savoir quels employés doivent être présents pour chaque tâche et vous pourrez ainsi planifier le personnel en conséquence. Vous pouvez également glisser quelques conseils et astuces pour réaliser le plus efficacement cette tâche (par exemple : une méthode de pliage du linge de lit)
Par exemple, en restaurant les tâches peuvent être les suivantes : service, cuisine, entretien, accueil, gestion du bar...
Vous pouvez également créer des fiches de poste pour que vos collaborateurs aient une vision claire et transparente de leurs missions et leurs objectifs. Voici un modèle de fiche de poste téléchargeable pour vous aider dans cette mise en place :
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3. Demandez aux employés leur disponibilité
Demandez en amont à vos employés de vous fournir leur disponibilité pour la période à venir. Cela vous permettra de planifier leur travail en prenant en compte leurs contraintes personnelles (et ils vous en seront reconnaissants !).
4. Créez votre planning
Créez un calendrier hebdomadaire pour chaque employé en fonction des besoins en main d’oeuvre et des tâches à accomplir. Assurez-vous de respecter les lois et les réglementations relatives aux heures de travail, aux jours de congé et aux temps de repos.
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5. Communiquez le planning
Partagez le planning à tous les employés concernés, de préférence avec un préavis suffisant pour leur permettre de s'organiser (au minimum 1 semaine avant). Assurez-vous que les employés ont accès facilement à leur planning (consultable en ligne par exemple) afin de minimiser les erreurs et les retards.
6. Ajustez le planning en fonction des changements
Soyez prêt à adapter le planning en fonction des changements de dernière minute, tels que des absences, des retards ou une demande plus élevée que prévu.
En suivant ces étapes, vous êtes désormais apte à créer un planning horaire adapté pour garantir le bon fonctionnement de votre hôtel, restaurant ou café !
Bien qu’Excel représente des avantages non-négligeables pour la gestion RH de votre structure : coût moindre, facilité d’utilisation... Cet outil présente rapidement quelques limites pour la gestion des plannings :
- Fonctionnalités limitées
- Risque d’erreurs
- Difficulté de partage
- ...
Des solutions existent pour vous aider à gagner du temps et de l’efficacité dans cette gestion.
Les avantages d’un outil de gestion des plannings
Malgré les étapes détaillées en amont, la gestion des plannings via un tableur Excel ou version papier reste une tâche complexe, fastidieuse et chronophage. Pour optimiser cette gestion, des outils digitaux sont là pour vous aider.
Voici les avantages de ce type de logiciel :
Le gain de temps
Un logiciel de gestion des plannings vous permet de gérer les emplois du temps de manière plus rapide et efficace qu'en utilisant des méthodes traditionnelles. Vous pouvez facilement ajouter, modifier ou supprimer des horaires, et les employés peuvent également accéder à leur planning en ligne, ce qui évite les erreurs de communication. De plus, vos équipes sont notifiés en temps réel en cas de changement de dernière minute.
L’optimisation de la gestion des ressources internes
Vous pouvez planifier efficacement les heures de travail des employés en fonction de l'affluence, des événements organisés ou des congés, afin d'exploiter efficacement votre personnel et de réduire les coûts inutiles. Ce type d’outil a également un impact direct sur le bien-être de vos employés grâce à une planification plus fluide, transparente et un meilleur équilibre vie pro-perso. Cette satisfaction de la part de votre personnel favorise la fidélisation.
Une meilleure satisfaction des clients
Un logiciel de gestion des plannings vous aide à répondre au mieux aux besoins des clients en veillant à ce que le personnel soit présent pour répondre aux demandes, aux réservations et aux commandes de manière rapide et efficace.
Une gestion de la paie facilitée
Les logiciels de gestion des plannings peuvent également intégrer les données de temps de travail dans les systèmes de paie, ce qui simplifie la tâche du service de la paie et permet de réduire le risque d’erreurs.
La conformité légale et réglementaire
En utilisant un logiciel de gestion des plannings, vous pouvez également veiller à ce que votre entreprise respecte les normes de travail, telles que le temps de travail maximum ou les pauses obligatoires. Pas de stress en cas de contrôle ! 😉
Vous avez désormais toutes les clés en main pour construire un planning efficace et vous concentrer pleinement sur l’essentiel de votre activité.
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