Éditer, relire, corriger, imprimer, envoyer, faire signer… L’établissement d’un contrat de travail comporte beaucoup d’étapes. Ces étapes mises bout à bout, combien de temps passez-vous à produire un contrat de travail ? Une heure ? Plus ?
Maintenant, multiplier ce temps par le nombre d’embauches réalisées depuis le début d’année (CDI et CDD confondus). Ça fait beaucoup d’heures, n’est-ce pas ? Des heures que vous pourriez mettre à profit dans d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’amélioration de la qualité de vie au travail.
En plus, ce n’est pas comme si vous aviez le choix. Le contrat de travail est la base de la relation de travail. Il détermine les missions principales, la base horaire, le salaire. En bref, toutes ces choses obligatoires au regard de la réglementation sociale.
Mais même si vous n’avez pas le choix, vous pouvez en finir avec cette tâche chronophage du processus d’onboarding. Pour aller plus loin, on vous explique tout ça dans notre guide “‘l’onboarding à l’ère du digital”.
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Grâce au digital, vous pouvez générer le contrat de travail en ligne en seulement quelques clics, et ainsi gagner du temps ! Comment ? Voyons ça.
1. Le prérequis : avoir un logiciel RH
Pour générer en ligne le contrat de travail en seulement quelques clics, vous avez besoin d’un logiciel RH. En effet, une solution RH permet de dématérialiser l’ensemble de vos données, qui combinée à une fonctionnalité d’édition de modèle de document va simplifier la production du contrat de travail (ou tout autre document RH).
Avec le logiciel RH, vos contrats de travail et autres documents administratifs sont centralisés dans un seul et même espace. Ainsi, vous pouvez dire adieu aux dossiers du personnel qui s’accumulent sur les étagères, et les feuilles volantes qui disparaissent.
Aussi, la solution RH fluidifie les échanges entre le service RH, la comptabilité et les collaborateurs. Chacun a accès au contrat de travail. Le service comptable pour procéder au versement du salaire. La paie pour éditer les bulletins de salaire. Et le collaborateur pour signer son contrat et générer un exemplaire en cas de besoin (exemple : préparation d’un dossier de location immobilière).
2. Produire le contrat de travail à partir d’un modèle
Cette situation doit certainement vous être familière : un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise et pour préparer son contrat de travail, vous cliquez sur « dossier du personnel », puis « contrat de travail cadre ».
Ensuite, vous parcourez les dossiers classés par nom à la recherche du modèle de travail le plus récent. Vous ouvrez le document Word et vous copiez-collez les paragraphes dont vous avez besoin. Vous modifiez certaines mentions (nom, prénom, intitulé de poste, etc.). Sans oublier de mettre le contrat aux couleurs de votre charte graphique.
En bref, des clics et des clics à n’en plus finir !
Bonne nouvelle : avec une solution digitale RH, vous diminuez votre nombre de clics et d’actions de plus de la moitié ! En effet, vous avez la possibilité d’éditer une seule et unique fois un modèle de contrat de travail. Puis, vous n’avez plus qu’à compléter les champs vides à partir des données qui sont directement récupérées dans le logiciel RH. En deux minutes montre en main, votre contrat de travail est prêt. Pas mal, non ?
3. Générer et faire signer le contrat de travail à distance
Une fois que le contrat de travail prêt, certains logiciels RH offrent la possibilité de le faire signer en ligne. Ainsi, il vous suffit de le générer et d’envoyer un mail à votre nouvelle recrue avec le lien d’accès au contrat de travail pour qu’il puisse le signer à distance.
Et après ça ? Détendez-vous et concentrez-vous sur d’autres tâches, car votre logiciel se charge d’envoyer automatiquement un mail de rappel au nouveau salarié !
Enfin, vous êtes alerté dès que le contrat de travail est signé. Envoyez la déclaration préalable à l’embauche et le tour est joué ! Vous en avez fini avec le contrat de travail sans même vous en rendre compte. Et surtout, terminé les craintes que le contrat de travail ne soit pas signé le jour de l’arrivée officielle du nouveau salarié.
Si vous pouviez affecter ce temps consacré à produire et générer des contrats de travail ailleurs, dans quelle mission aimeriez-vous que ce soit ?
En somme, s’équiper d’un logiciel RH est un moyen de prendre la main sur votre temps et vos missions. Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez dédier à d’autres tâches qui vous stimulent vraiment !
Et si l’on vous donnait un avant-goût de ce à quoi ça pourrait ressembler ?
Essayez gratuitement et sans plus attendre notre solution RH pour générer automatiquement vos contrats de travail.
