Comment faire adhérer les salariés à la procédure de notes de frais ?

Si vous avez cliqué sur cet article c’est que la gestion des notes de frais dans votre entreprise est une véritable galère... Vos collaborateurs perdent trop de temps à faire leurs notes de frais et en ont ras-le-bol ? Ne vous sentez pas seul car c’est le cas pour une grande majorité des entreprises !

Alors quelles sont les difficultés et quelles sont les solutions pour faire adhérer ses salariés au process de notes de frais ? Réponses !

Quelles sont les difficultés ?

“Valérie, comment on fait déjà pour se faire rembourser une dépense ?”, vous avez très certainement déjà entendu cette phrase et plus d’une fois... Car oui, pour certains de vos collaborateurs les notes de frais ne sont pas quelque chose de récurrent. Pour d’autres si, mais le process est trop complexe pour qu’ils le retiennent de A à Z. Vous devez donc sans cesse répéter et expliquer le processus de remboursement des frais professionnels à vos équipes.

Il faut souligner que la difficulté de ce process n’aide vraiment pas les salariés à y adhérer... Le salarié doit garder tous ses justificatifs de paiement, faire une note de frais par dépense, faire valider cette note par son manager puis l’envoyer à la comptabilité qui la passera au crible, et une fois toutes ces étapes passées si elle est validée ; le salarié sera enfin remboursé. Sur le papier, cela parait simple mais dans la vraie vie c’est une tâche chronophage, qui n’a aucune valeur pour l’entreprise et qui prend du temps à tous !

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises font leurs notes de frais en format papier ou sur Excel et cela n’aide vraiment pas les salariés à y mettre du leur. C’est long, c’est compliqué et ce n’est vraiment pas pratique ! En plus, vous êtes quasi certain d’avoir des erreurs, et c’est normal ! Ce n’est pas une tâche à valeur ajoutée donc vos collaborateurs ont moins d’intérêt à être “super” pointilleux. Mais ne leur jetons pas non plus la pierre, cela peut être aussi dû à un manque de formation, de connaissance ou par oubli.

La gestion des notes de frais fait perdre beaucoup de temps (et donc de l’argent) et cela ne s’arrange pas lorsqu’il y a des oublis ou des erreurs faites par les salariés... Selon l’étude HRS et la GBTA, 1 note de frais sur 5 est à revoir car elle comporte des erreurs, une perte de temps supplémentaire...

Alors c’est parti, on prend le problème à la racine et on trouve une solution pour que les salariés adhèrent au process et ainsi fiabilise la gestion des notes de frais !

Coup de pouce de la rédac' : Un de vos collaborateurs a égaré son justificatif professionnel ? Ça arrive ! Téléchargez notre modèle d'attestation sur l'honneur :

Les solutions

Vos collaborateurs n’adhèrent pas au processus de remboursement des notes de frais car cela est chronophage, complexe et que cela leur fait prendre un temps fou ! Alors découvrons ensemble les solutions pour leur faciliter la tâche.

1) Déterminer une politique de dépense

Une politique a pour but de réguler les frais professionnels des collaborateurs. Définissez des règles relatives aux dépenses professionnelles afin d’harmoniser les process de remboursement des notes de frais. Dès lors qu’un salarié fait une demande de remboursement de frais professionnels, il devra respecter cette politique. Par exemple, les déplacements doivent-ils être gérés via une agence spécifique ? Devez-vous indiquer un montant maximal pour les déjeuners d’affaires ?...

Mettez aussi à plat vos processus de gestion des notes de frais en définissant les processus de validation (le workflow de validation) : N+1 doit-il systématiquement valider les notes de frais des membres de son équipe ? le N+2 doit-il avoir son mot à dire ?

Le fait de mettre à plat sa politique de dépenses et vos processus va permettre à l’ensemble des salariés de gagner du temps dans la gestion des notes de frais. Vous éviterez aussi les risques de redressement en cas de contrôle URSSAF.

Comment établir cette politique ? Voici les principales étapes :

• Etape 1 : Analyser les types de frais que votre entreprise rembourse
• Etape 2 : Déterminer les limites de dépenses pour chaque type de dépenses
• Etape 3 : Vérifier le cadre légal
• Etape 4 : Etablir une liste de partenaires

Certains de vos collaborateurs sont souvent en déplacement et doivent avancer des sommes conséquentes ? Mettez en place des avances sur frais professionnels ! Voici justement un modèle gratuit :

2) Communiquez !

C’est une étape (voir un fil rouge) incontournable... Pour que vos salariés deviennent les rois des notes de frais, vous devez communiquer pour les sensibiliser au processus mis en place dans votre entreprise. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs moyens :

• Mini formations
• Explication du processus dans l’onboarding
• Notes d’explication
• Mémos
• Sensibilisation lors des réunions managers
• ...

Ne lésinez pas sur vos communications quitte à vous répéter

3) Passez la 2nde en dématérialisant

Ces deux premiers conseils vont certainement améliorer les choses mais cela ne pourra pas optimiser le processus à 100%. Alors si vous souhaitez passer la 2nde pour arrêter de perdre du temps et de l’argent une solution s’offre à vous : la dématérialisation du process de gestion des notes de frais.

Ok... quèsaco ? C’est tout simplement le fait de numériser les justificatifs de paiement et d’automatiser toute la procédure de A à Z !

Aujourd’hui, la dématérialisation des notes de frais passe par la mise en place d’un logiciel note de frais. Cet outil simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de vos collaborateurs. Plus de papier ! Une application ou le salarié peut saisir sa note de frais en direct en seulement quelques clics :

• Il prend en photo son justificatif sur son téléphone et l’envoie via une application dédiée ou depuis son ordinateur
• Les informations sont renseignées automatiquement grâce à un système de reconnaissance optique des caractères (OCR)
• Le manager (ou une autre personne) est informé de la note de frais et peut la valider en un clic
• Le salarié peut jeter son justificatif grâce à la valeur probante

Vos salariés ne perdent plus de temps et ne font plus d’erreurs, ainsi votre gestion des notes de frais est fiabilisée !

Pour que vos salariés adhèrent à la procédure de notes de frais il faut simplifier le processus de remboursement des frais professionnels. Et qui dit simplification dit digitalisation ! Dites adieu à la perte de temps et d’argent, optimiser votre gestion grâce à un logiciel dédié. Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation des notes de frais ? Téléchargez gratuitement notre livre blanc !