DPAE : bien préparer l'embauche de vos salariés

Le recrutement d'un salarié implique plusieurs obligations pour l'employeur. Anciennement DUE, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est l'une de ces formalités obligatoires. À qui s'adresse-t-elle ? Quand et comment faire une DPAE ? Nous apportons ici des réponses concrètes à ces questions.

Qu'est-ce qu'une DPAE ?

La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) est une procédure qui permet à l’employeur de signaler son intention d’embaucher un salarié. Elle doit être effectuée auprès de l’Urssaf, et regroupe différentes formalités obligatoires en une démarche unique. Selon l'article L1221-10 du Code du travail, le recrutement d'un salarié nécessite systématiquement une DPAE. Cette obligation vise à lutter contre le délit de travail dissimulé. Elle doit être effectuée au plus tard 8 jours avant la date effective de l’embauche du salarié.

La DPAE nécessite plusieurs informations sur l'employeur et le salarié. Lors de la déclaration, il est demandé de renseigner : 

• L'identité et les coordonnées de l'employer : nom, SIRET, adresse, convention collective applicable.
• L'identité du salarié : nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale.
• La date et l'heure de l'embauche.
• La nature du contrat de travail (CDI, CDD, contrat d'apprentissage, ...)
• La durée de la période d'essai, si applicable.
• L'affiliation du salarié aux organismes sociaux (CPAM, assurance chômage…). 

À quoi sert une déclaration préalable à l'embauche ?

La formalité de la DPAE ne s'effectue qu'une seule fois auprès d'un interlocuteur unique : l'Urssaf. C'est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l'employeur liées à l'embauche.

Elle permet à un établissement de remplir certaines déclarations auprès de différents organismes en un seul formulaire. Les voici :

• déclarer une première embauche dans l'établissement
• demander l'affiliation au régime d'assurance chômage
• demander l'adhésion à un service de santé au travail
• lister les salariés de l'entreprise en vue de préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

 

En outre, cette déclaration d'embauche affranchit le salarié des obligations suivantes :

• son immatriculation au régime général de la Sécurité sociale pour l'ouverture de ses droits
• la déclaration de son embauche auprès du service de santé au travail pour la visite médicale obligatoire

Quand l'employeur doit-il réaliser la DPAE ?

L'employeur déclare l'embauche du salarié dans un délai de 8 jours avant le début effectif du contrat de travail. La DPAE s'envoie à l'Urssaf. Cette déclaration est un moyen de preuve de la date réelle de prise de poste auprès des services de contrôle.

 

 CDD : une nouvelle DPAE est-elle nécessaire ?

Pour le renouvellement d'un CDD, plusieurs cas de figure existent.

Première embauche en CDD

• Cas : un employeur recrute un salarié en CDD pour la première fois.
• Obligation : l'employeur doit effectuer une DPAE auprès de l'Urssaf avant la prise de poste du salarié.

Renouvellement de CDD sans interruption

• Cas : le salarié voit son CDD renouvelé immédiatement à la suite du précédent, sans jour de pause.
• Obligation : si le renouvellement est prévu dans le contrat initial ou fait l'objet d'un avenant avant le terme du contrat, une nouvelle DPAE n'est pas nécessaire.

Renouvellement de CDD avec interruption

• Cas : il y a une interruption, même d'un jour, entre la fin du premier CDD et le début du suivant.
• Obligation : une nouvelle DPAE est obligatoire pour chaque nouveau contrat, en raison de l'interruption entre les deux périodes d'emploi.

Succession de CDD avec le même salarié (sans interruption)

• Cas : plusieurs CDD se succèdent sans interruption avec le même salarié.
• Obligation : si les contrats sont successifs et sans interruption, la DPAE initiale suffit.

Succession de CDD avec le même salarié (avec interruption)

• Cas : le salarié termine un CDD, puis est réembauché après une période sans contrat.
• Obligation : une nouvelle DPAE doit être effectuée pour chaque nouvelle embauche après une interruption.

Transformation d'un CDD en CDI

• Cas : un salarié en CDD est embauché en CDI immédiatement après la fin de son contrat à durée déterminée.
• Obligation : aucune nouvelle DPAE n'est requise lors de la transformation d'un CDD en CDI sans interruption.

Prolongation exceptionnelle d'un CDD

• Cas : le terme du CDD est repoussé sans modification des autres clauses du contrat.
• Obligation : aucune nouvelle DPAE n'est nécessaire en cas de prolongation du CDD par avenant, tant qu'il n'y a pas d'interruption.

CDD intérimaire

• Cas : un salarié est embauché par une entreprise de travail temporaire pour une mission en intérim.
• Obligation : c'est à l'entreprise de travail temporaire d'effectuer la DPAE pour chaque mission.

CDD pour remplacement d'un salarié absent

• Cas : embauche en CDD pour remplacer un salarié temporairement absent.
• Obligation : une DPAE est obligatoire pour le salarié recruté en remplacement.

Rupture de période d'essai en CDD

• Cas : si un salarié en CD quitte son poste pendant la période d'essai (rupture à l'initiative du salarié ou de l'employeur).
• Obligation : une nouvelle DPAE est réalisée pour son remplaçant, car il s'agit d'une nouvelle embauche. La DPAE initiale ne peut pas être transférée à un autre salarié, même si les postes sont identiques.

Pour quelles embauches envoyer une DPAE ?

Une DPAE s'établit uniquement pour chaque embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale. Cette déclaration est obligatoire. Elle concerne tous les secteurs d'activité, toutes les formes juridiques et tous les types de contrats de travail. Pour les assistantes maternelles, les entreprises de travail temporaire et les départements d'Outre-mer, il existe des dispositions particulières.

Quid des DPAE pour les apprentis et stagiaires ?

L'employeur a l'obligation de procéder à une DPAE auprès de l'Urssaf pour l'embauche d'un apprenti. Ce dernier est un salarié de l'entreprise au sens du Code du travail, contrairement aux stagiaires. Pour ces derniers, aucune DPAE n'est à établir. Il convient en revanche de les mentionner dans une partie spécifique du registre du personnel.

Comment transmettre la déclaration préalable à l'embauche ?

Depuis le 1er juillet 2022, l'employeur ne peut plus envoyer les DPAE à l'Urssaf par mail. La transmission par flux CFT disparaît également d'ici fin 2022. Il convient de préconiser l'envoi de la DPAE par voie dématérialisée.

 

Comment déclarer la DPAE ?

1. Se connecter à son espace employeur sur le site de l’Urssaf ou via Net-entreprises.
2. Remplir les informations demandées (coordonnées de l’entreprise, informations sur le salarié, type de contrat…).
3. Valider et envoyer la déclaration avant la date limite, au plus tard la veille de l’embauche.
4. Conserver l’accusé de réception de la déclaration, qui peut être demandé en cas de contrôle.

En cas de doute, l’Urssaf propose un accompagnement pour faciliter cette démarche.

 

Comment annuler ou supprimer une DPAE si l'embauche n'a pas lieu ?

Une erreur s'est glissée dans la DPAE ? L'entreprise dispose de deux jours pour la modifier sur l'espace employeur. Passé ce délai, il faut établir une nouvelle DPAE. Celle-ci annule et remplace la précédente. Il est possible de modifier la date et l'heure d'embauche, l'identité du salarié et le type de contrat de travail.

Si l'embauche n'a pas lieu lors d'une première DPAE, il convient de contacter l'Urssaf dans les meilleurs délais. L'organisme annule l'ouverture du compte employeur. Outre le cas d'une première embauche, il n'y a pas de démarche à faire. La DPAE n'induit pas une embauche effective. Elle n'implique donc aucune conséquence. C'est une déclaration d'intention.

Comment récupérer l'accusé de réception d'une DPAE ?

L'employeur reçoit l'accusé de réception de la DPAE immédiatement après envoi. Mieux vaut l'imprimer ou la conserver numériquement. Elle reste disponible sur le compte net.entreprise.fr. Pour la trouver, il suffit de cliquer sur DPAE, puis de chercher dans la colonne "accusé de réception". Depuis le site de l'Urssaf, l'employeur réimprime la DPAE en passant par l'onglet "mes documents", puis "accusé de réception DPAE".

 

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de DPAE ?

L'absence de Déclaration Préalable à l’Embauche expose l’employeur à des sanctions civiles, administratives et pénales qui peuvent avoir des conséquences financières et juridiques.  

Sur le plan civil,  l’Urssaf peut exiger la régularisation des cotisations sociales éludées, accompagnée de majorations de retard et pénalités financières.  

Sur le plan administratif, l’employeur encourt une amende correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 056 € par salarié non déclaré en 2024. En cas de travail dissimulé avéré, l’amende peut atteindre 7 500 € par salarié.  

Sur le plan pénal, la non-déclaration intentionnelle est considérée comme du travail dissimulé, passible d’une amende pouvant atteindre 45 000 € et trois ans d’emprisonnement pour une personne physique. Pour une entreprise (personne morale), l’amende peut aller jusqu’à 225 000 €, avec un risque d’interdiction temporaire d’exercer.  

L’employeur reste seul responsable de la DPAE et ne peut en aucun cas se décharger de cette obligation sur un tiers (service RH, cabinet comptable). Il doit également remettre une copie de la DPAE au salarié ou mentionner dans le contrat de travail l’organisme social auprès duquel la déclaration a été effectuée.  

Pour éviter tout risque juridique et financier, il est essentiel de s’assurer que la DPAE est bien transmise avant la prise de poste du salarié.

 

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La rédaction

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