Factures, bons de commandes, bulletin de salaires... Alors que la transformation digitale envahit peu à peu toutes les sphères de l'entreprise, qu'en est-il aujourd'hui de la dématérialisation au sein des services des ressources humaines ? On fait le point avec Cateline Puccetti, Product Manager au sein d'Eurécia, l'éditeur toulousain de solutions de gestion RH et management en SaaS.
L'évolution de la dématérialisation RH, c'est toute une histoire !
La dématérialisation RH a commencé à la fin des années 70, début des années 80, avec la dématérialisation du badgeage qui est passée d'un contrôle d'accès physique à un contrôle avec puces, permettant ainsi de faciliter l'enregistrement du temps de présence et du temps de travail des salariés. Ce sont les processus de gestion administrative qui ont été initiés les premiers et qui sont encore aujourd'hui les plus digitalisés. Si cette dématérialisation a surtout facilité dans un premier temps les échanges entre les organismes publics et les entreprises, elle s'inscrit aujourd'hui dans de nouveaux usages et permet de décloisonner et fluidifier les échanges au sein de l'entreprise, des processus ou des services dématérialisés entre les entreprises et les collaborateurs.
Quel est aujourd'hui le degré de maturité des entreprises ?
Nous sommes encore très loin des 100 % de processus dématérialisés. Même si les RH affichent leur volonté de dématérialiser leurs processus, il y a encore beaucoup de papiers, tant au niveau des contrats de travail qui requièrent l'usage de la signature électronique que des reçus pour soldes de tout compte, des demandes de congés, des évaluations de formation ou encore des documents d'embauche. La législation sur la dématérialisation du bulletin de paie de 2009, soutenue par loi Travail, incite les entreprises depuis le 1er janvier 2017 à délivrer à leurs salariés les bulletins de paie sous forme électronique.
Une dématérialisation qui va au-delà de la gestion administrative
La dématérialisation de la gestion des talents se généralise, tant au niveau de la gestion du plan de formation que de la gestion des compétences. Les RH commencent à exploiter les données issues de cette dématérialisation pour en faire de l'analytique. Ainsi, le fait de croiser des données va permettre d'analyser le réel intérêt et les bénéfices d'une formation, par exemple, ou de mesurer l'efficacité de certains processus de recrutement. Autre tendance émergeante, la qualité de vie au travail. De nouveaux outils de bien-être se rajoutent à la carte des SIRH. Ils permettent par exemple, de mesurer l'humeur des collaborateurs. Ces données deviennent essentielles pour les professionnels des ressources humaines aujourd'hui dans leur démarche de marque employeur et d'optimisation de performance.
La dématérialisation n'est pas si facile à mettre en place
Aujourd'hui, la législation tente de favoriser la dématérialisation RH, mais il existe encore de nombreuses contraintes qui freinent sa généralisation au sein des entreprises, telles que l'usage de coffre-fort électronique ou encore les différentes réglementations françaises et européennes qui concernent le droit de conservation et de stockage des documents administratifs. Enfin, pour que cette dématérialisation RH soit un succès, un accompagnement des équipes au sein de l'entreprise et un service des ressources humaines impliqué dans la démarche sont nécessaires.
Article original publié sur RH Matin
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