Vous êtes décidé à vous sortir de la galère de la gestion des notes de frais et vous avez entendu parler de la dématérialisation des notes de frais… On suppose que vous vous posez pas mal de questions ! Alors pour vous aider, voici les 4 questions à se poser (et leur réponse)
Vous souhaitez optimiser votre gestion des notes de frais grâce à la dématérialisation ?
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#1 - Quelle est la différence entre une note de frais papier et dématérialisée ?
La dématérialisation c’est le fait de transformer des données initialement matérielles en données immatérielles. La dématérialisation des notes de frais comprend deux processus :
- La dématérialisation des justificatifs de paiement,
- L’automatisation de la gestion des notes de frais.
Le processus de A à Z est digitalisé pour le plus grand plaisir de tout le monde : la comptabilité, les salariés et les managers.
#2 - Légalement, qu’est-ce que vaut une note de frais dématérialisée ?
De nos jours, la digitalisation est une priorité pour beaucoup d’entreprises. Les objectifs sont multiples : automatisation des process, gain de temps, gain de place, fiabilisation des données… Bref, cela concerne de nombreuses entreprises ! Pour faire face à ce besoin de modernisation, le Code du Travail s’est adapté.
C’est exactement le 23 mai 2019 que la loi a autorisé que l’archivage des documents fiscaux et légaux soit aussi bien physique que numérique. Les archives numériques des justificatifs de notes de frais ont strictement la même valeur légale que le papier, c’est la valeur probante.
#3 – Qu’est-ce que je vais gagner ?
Hé bien sachez qu’il y a de nombreux avantages à la dématérialisation des notes de frais ! Pour vous convaincre, on fait le zoom de ce que vous allez gagner :
- Gain de temps : vous normalisez les process, évitez les ressaisies et systématisez la récupération de la TVA…
- Optimisez vos coûts : vous avez une vision stratégique et analytique des dépenses de votre entreprise - ainsi vous maîtrisez mieux vos coûts.
- Conformité légale : vous êtes confronté à un contrôle URSSAF ? Pas de panique, avec la dématérialisation, vous êtes assuré d’être 100% conforme légalement.
- Fiabilisez et sécurisez vos données : il est obligatoire de conserver les justificatifs de notes de frais pendant 5 ans. La dématérialisation et la valeur probante des justificatifs va vous permettre de sécuriser vos données.
#4 - Comment dématérialiser la gestion des notes de frais ?
La dématérialisation des notes de frais passe par la mise en place d’un logiciel de gestion des notes de frais. Mais qu’est-ce qu’il fait concrètement ce logiciel ? C’est simple.
- Le salarié va prendre en photo son justificatif de dépense sur son téléphone et il va l’envoyer directement via l’application dédiée ou depuis son ordinateur.
- Grâce au système intelligent de reconnaissance des caractères (OCR), les informations du justificatif sont renseignées automatiquement sur le logiciel. C’est pratique et il n’y a plus de sources d’erreurs.
- La note de frais est validée (ou non) par le manager ou la personne en charge de valider les dépenses professionnelles de l’entreprise. Et c’est rapide ! En un clic le tour est joué.
- Grâce à la valeur probante, le justificatif du paiement peut être jeté à la poubelle !
Alors, prêt à vous lancer ?
Vous pouvez dès maintenant digitaliser vos notes de frais en essayant gratuitement notre logiciel Eurécia pendant 30 jours.
