Rédiger une convocation d'entretien d'embauche peut être un défi, mais pas avec notre guide pratique. Nous vous proposons des modèles de lettres, des exemples et des explications pour vous aider à créer une convocation parfaite. Que ce soit pour un entretien en visioconférence ou téléphonique, vous saurez comment inviter un candidat et répondre à ses demandes. Découvrez également comment rédiger un courrier de présence ou faire un mail de convocation. Réussissez votre processus de recrutement avec notre guide.
Comprendre l'importance de la convocation pour un entretien
La convocation à l'entretien d'embauche est une étape décisive dans le processus de recrutement. Elle a une double fonction : d'une part, elle confirme l'intérêt de l'entreprise pour le profil du candidat, et d'autre part, elle offre l'opportunité à ce dernier de rencontrer l'employeur. C'est à ce moment-là que le candidat a la chance de faire une bonne impression et de décrocher le poste convoité. La convocation est donc un outil clé pour l'entreprise, qui doit soigner sa rédaction et veiller à donner toutes les informations nécessaires au candidat. Il faut notamment préciser la date et l'heure de l'entretien, le lieu où il se déroulera, et le nom du chargé de recrutement.
Préparer la convocation à l'entretien : les bases
La préparation de la convocation d'entretien commence par le choix du type d'entretien que vous souhaitez organiser : en personne, par téléphone ou en visioconférence. Chacun a ses propres avantages et ses propres contraintes. Ensuite, il faut déterminer les informations essentielles à inclure dans la convocation, telles que la date, l'heure, le lieu (ou l'URL pour une visioconférence), le nom de la personne qui mènera l'entretien, ainsi que l'objet de la réunion. Enfin, le ton du courrier doit être choisi soigneusement : il doit être professionnel, mais également accueillant et respectueux.
Le choix du type d'entretien : téléphonique, visioconférence ou en personne
Pour le type d'entretien, plusieurs options s'offrent à vous. Un entretien téléphonique est pratique lorsque la distance est un obstacle ou pour un premier tri rapide des candidats. Il permet également de réduire les coûts et le temps de déplacement.
L'entretien en visioconférence est une alternative intéressante aux entretiens en présentiel, surtout en période de pandémie. Il nécessite cependant une bonne connexion internet et un environnement calme pour les deux parties.
L'entretien en personne reste le format le plus traditionnel. Il permet une interaction plus humaine et une meilleure évaluation du langage corporel du candidat. Cependant, il nécessite une organisation logistique plus importante (salle de réunion, disponibilité des interlocuteurs, respect des règles sanitaires...).
Le choix entre ces types d'entretien dépendra donc de plusieurs facteurs comme la distance, le temps disponible, le nombre de candidats à interviewer, les ressources de l'entreprise et le contexte sanitaire.
Les informations essentielles à inclure dans la convocation
Pour une convocation de qualité, certaines informations sont cruciales à mentionner.
- Identification du candidat : il faut indiquer clairement le nom et le prénom du candidat afin d'éviter toute confusion.
- Objet de la convocation : il est nécessaire de préciser qu'il s'agit d'une convocation à un entretien d'embauche pour le poste en question.
- Date et heure de l'entretien : ces détails permettent au candidat de s'organiser et de se préparer en conséquence.
- Lieu de l'entretien : si l'entretien est en présentiel, indiquez l'adresse exacte, et pour un entretien à distance, fournissez le lien de la visioconférence.
- Personne en charge de l'entretien : la mention du nom du recruteur donne un point de contact au candidat.
- Format de l'entretien : précisez s'il s'agit d'un entretien individuel ou en groupe, cela permet au candidat de se préparer de manière adéquate.
- Pièces à apporter : si le candidat doit apporter des documents spécifiques (CV, lettre de motivation, références, etc.), cela doit être clairement indiqué.
- Instructions spécifiques : si vous avez des instructions particulières (code d'accès, durée de l'entretien, thèmes à préparer), n'hésitez pas à les ajouter.
Choisir le ton approprié pour le courrier
Le ton de votre courrier est déterminant pour la première impression que vous laisserez au candidat. Un ton professionnel est essentiel, car il reflète le sérieux de votre entreprise. Cependant, il convient aussi d'être accueillant pour rassurer le candidat et l'encourager à venir.
- Neutralité : évitez les expressions trop familières ou trop formelles. Restez neutre et respectueux.
- Politesse : utilisez une formule de politesse appropriée. Par exemple, "Madame, Monsieur" ou "Bonjour [prénom] [nom]".
- Clarté : soyez clair et précis. N'utilisez pas de jargon inutile qui pourrait confondre le candidat.
- Positivité : maintenez une note positive dans votre courrier. Cela contribuera à créer une atmosphère agréable et motivante.
N'oubliez pas que le ton de votre courrier peut influencer la perception du candidat sur votre entreprise. Par conséquent, assurez-vous qu'il est en adéquation avec votre marque employeur.
Modèle de lettre de convocation à un entretien d'embauche
Exemple de courrier pour un entretien en personne
Voici un exemple de courrier de convocation pour un entretien en personne:
Madame/Monsieur [Nom du candidat], Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] au sein de notre société [nom de la société]. Nous avons été très intéressés par votre profil et souhaitons vous rencontrer pour un entretien en personne. Cela nous permettra de discuter plus en détail de votre parcours, de vos compétences et de vos ambitions professionnelles. Nous vous proposons de nous retrouver le [date] à [heure] à l'adresse suivante : [adresse de l'entreprise]. Vous serez reçu(e) par [nom du responsable du recrutement]. Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer votre présence par retour de courrier ou par téléphone au [numéro de téléphone]. Dans l'attente de votre réponse, nous vous prions d'agréer, Madame/Monsieur [Nom du candidat], l'expression de nos salutations distinguées. [Nom de l'expéditeur] [Fonction de l'expéditeur]
Ce courrier contient tous les éléments essentiels d'une convocation à un entretien.
Exemple de courrier pour un entretien téléphonique
Pour un entretien téléphonique, le courrier peut être légèrement différent. Voici un exemple :
Objet : Convocation à un entretien téléphonique pour le poste de [Poste] Cher(e) [Nom du candidat], Suite à l'examen attentif de votre candidature, nous souhaitons vous convier à un entretien téléphonique. Ce premier échange nous permettra de discuter plus en détail de votre parcours et de vos motivations pour le poste de [Poste]. L'entretien se déroulera le [Date] à [Heure]. Il sera conduit par [Nom du responsable], notre [Fonction du responsable]. Nous vous appellerons au numéro que vous nous avez communiqué. Assurez-vous d'être dans un environnement calme et d'avoir à portée de main votre CV et votre lettre de motivation. Nous vous remercions pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise et nous réjouissons de cette future conversation. Cordialement, [Votre nom]
Ce modèle contient toutes les informations nécessaires pour que le candidat se prépare correctement à l'entretien.
Exemple de courrier pour un entretien en visioconférence
Pour la convocation à un entretien en visioconférence, il est essentiel d'inclure des informations spécifiques à ce format. Voici un exemple :
Cher(e) [Nom du candidat], Nous avons le plaisir de vous convier à un entretien d'embauche pour le poste de [intitulé du poste] au sein de notre entreprise [nom de l'entreprise]. Cet entretien se déroulera en visioconférence via [nom de la plateforme de visioconférence] le [date] à [heure]. Veuillez vous assurer que votre connexion internet est stable et que votre appareil est fonctionnel pour cette visioconférence. Le lien d'accès à la visioconférence est [lien de la visioconférence]. Votre interlocuteur sera [nom du recruteur]. Cet entretien sera l'occasion d'échanger sur votre parcours, vos compétences et vos motivations. Nous vous remercions de confirmer votre présence en répondant à ce courrier. Cordialement, [Nom du recruteur] [Signature]
Ce courrier précise les modalités spécifiques à l'entretien en visioconférence, notamment le lien de connexion et la nécessité d'une bonne connexion internet.
Comment rédiger un mail de convocation à un entretien ?
Pour rédiger un mail de convocation à un entretien, assurez-vous que l'objet du mail est clair et précis, indiquant qu'il s'agit d'une convocation pour un entretien d'embauche. Commencez par une salutation formelle, puis introduisez l'objet du mail. Précisez le poste pour lequel le candidat est interviewé. Donnez ensuite les informations détaillées de l'entretien : date, heure, lieu (ou lien pour un entretien en ligne), et le nom de la personne qui mènera l'entretien. N'oubliez pas d'inclure toute autre instruction ou exigence pertinente. Terminez le mail par une formule de politesse et vos coordonnées pour toute question. Assurez-vous que le ton est professionnel et accueillant.
Les éléments à inclure dans le mail
Pour une convocation d'entretien par mail, l'objet du mail doit être clair et mentionner qu'il s'agit d'une convocation à un entretien d'embauche.
- Introduction : commencez par une salutation professionnelle adressée directement au candidat.
- Présentation de l'entreprise : donnez un aperçu de votre entreprise, son secteur d'activité, et votre culture d'entreprise pour donner au candidat un contexte.
- Description du poste : il est recommandé de fournir une description détaillée du poste pour lequel le candidat est convoqué. Cela peut être fait en pièce jointe ou via un lien de redirection.
- Instructions de réponse : indiquez au candidat comment confirmer sa présence à l'entretien, il est préférable de demander une réponse rapide et précise.
- Déclaration de confidentialité : mentionnez que les informations contenues dans le mail sont confidentielles et destinées uniquement au destinataire.
Il est essentiel que le mail soit soigné, structuré, et exempt d'erreurs de grammaire et d'orthographe.
Rappelez-vous, le but est d'inciter le candidat à se présenter à l'entretien et à se préparer en conséquence.
Un exemple concret de mail de convocation
Pour illustrer concrètement la rédaction d'un mail de convocation, voici un exemple :
Objet : Convocation à un entretien pour le poste de [nom du poste]
Madame, Monsieur [Nom du candidat],
Nous avons étudié votre candidature avec attention et nous sommes intéressés par votre profil. Nous souhaitons ainsi vous inviter à un entretien d'embauche pour le poste de [nom du poste] au sein de notre entreprise [nom de l'entreprise].
L'entretien aura lieu le [date] à [heure] dans nos locaux situés au [adresse]. Vous serez reçu(e) par [nom du recruteur], [position du recruteur].
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence par retour de ce mail.
Cordialement,
[Votre nom]
Ce mail suit les règles de politesse et de formalité tout en restant cordial et respectueux. Il contient toutes les informations nécessaires pour le candidat et se termine par une demande de confirmation de présence pour s'assurer de la disponibilité du candidat.
Candidat : comment répondre à une proposition d'entretien ?
Les erreurs à éviter lors de la réponse
Répondre à une convocation à un entretien d'embauche nécessite une attention particulière pour éviter certaines erreurs courantes.
Ne pas confirmer rapidement : un délai de réponse trop long peut donner l'impression que vous n'êtes pas réellement intéressé par le poste. Il est donc recommandé de répondre dans les 24 à 48 heures après réception de la convocation.
Utiliser un langage inapproprié : il est essentiel de maintenir un ton professionnel dans votre réponse. Évitez le langage informel, les abréviations et les emojis.
Oublier de remercier : un simple merci dans votre réponse peut avoir un impact positif. C'est une marque de politesse qui montre votre appréciation pour l'opportunité.
Ne pas vérifier l'exactitude des informations : assurez-vous que les détails de l'entretien (date, heure, lieu, etc.) sont corrects avant de confirmer votre présence. Si vous remarquez une erreur, il est important de la signaler immédiatement au recruteur.
Ignorer les instructions données : si le courrier de convocation contient des instructions spécifiques (documents à apporter, tests à préparer, etc.), assurez-vous de les suivre. Ignorer ces instructions peut donner une mauvaise impression.
Modèle de réponse positive à une proposition d'entretien
Répondre positivement à une proposition d'entretien nécessite d'exprimer clairement votre enthousiasme et votre disponibilité. Commencez par remercier le recruteur pour l'opportunité offerte. Vous pouvez ensuite confirmer votre présence à la date et à l'heure proposées, ou suggérer un autre moment si vous n'êtes pas disponible. Veillez à maintenir un ton professionnel tout en démontrant votre motivation pour le poste. Voici un exemple de réponse positive à une proposition d'entretien :
Objet : Confirmation de ma présence à l'entretien pour le poste de [nom du poste]
Madame, Monsieur [Nom du recruteur],
Je vous remercie de m'avoir convié à un entretien pour le poste de [nom du poste] au sein de votre entreprise [nom de l'entreprise]. Je suis ravi(e) de cette opportunité et je confirme ma présence le [date] à [heure].
Je suis impatient(e) de discuter de mes compétences et de leur adéquation avec le poste proposé.
Cordialement, [Votre nom]
Modèle de réponse négative à une proposition d'entretien
Si vous devez refuser une proposition d'entretien, il est crucial de le faire de manière professionnelle et respectueuse. Votre réponse doit clairement exprimer votre décision sans être blessante ou offensante. Commencez par remercier le recruteur pour l'opportunité et expliquez ensuite brièvement les raisons de votre refus, sans entrer dans trop de détails. Assurez-vous de maintenir un ton formel et poli tout au long de votre message.
Voici un exemple de réponse négative à une proposition d'entretien :
Objet : Réponse à la proposition d'entretien pour le poste de [nom du poste]
Madame, Monsieur [Nom du recruteur],
Je vous remercie de m'avoir convié à un entretien pour le poste de [nom du poste] au sein de votre entreprise [nom de l'entreprise]. J'apprécie cette opportunité et le temps que vous avez consacré à examiner ma candidature.
Cependant, après mûre réflexion, je regrette de devoir décliner votre proposition pour cette fois. En raison de [raison du refus], je ne suis pas en mesure de poursuivre le processus de recrutement à ce stade.
Je reste intéressé(e) par les opportunités futures au sein de votre entreprise et j'espère que nous aurons l'occasion de collaborer dans le futur.
Cordialement,
[Votre nom]
Comment confirmer sa présence à un entretien d'embauche par courrier ou mail ?
Pour confirmer votre présence à un entretien d'embauche par courrier ou mail, adoptez une démarche simple et professionnelle. Commencez par l'objet de votre message, qui doit être explicite, par exemple : "Confirmation de présence à l'entretien pour le poste de [nom du poste]".
Dans le corps du message, remerciez le recruteur pour l'invitation, confirmez votre présence à la date et à l'heure indiquées et exprimez votre enthousiasme pour l'opportunité. Veillez à rester concis.
Exemple :
Objet : Confirmation de présence à l'entretien pour le poste de [nom du poste] Madame, Monsieur, Je vous remercie pour votre invitation à l'entretien du [date] à [heure] pour le poste de [nom du poste]. Je confirme ma présence et suis impatient(e) de vous rencontrer. Cordialement, [Votre nom]
N'oubliez pas de vérifier l'exactitude des informations fournies dans le courrier de convocation avant d'envoyer votre confirmation.
Exemple de courrier de confirmation de présence
Pour illustrer concrètement, nous proposons ci-dessous un exemple de courrier de confirmation de présence à un entretien d'embauche.
Objet : Confirmation de ma participation à l'entretien
Madame, Monsieur [Nom du recruteur],
Je suis honoré(e) d'avoir été sélectionné(e) pour un entretien au poste de [nom du poste] dans votre entreprise. Par la présente, je souhaite confirmer ma présence à cet entretien programmé le [date] à [heure].
Je me réjouis à l'idée de pouvoir discuter plus en détail de ma candidature et d'échanger sur les perspectives offertes par le poste.
Dans l'attente de notre rencontre, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
Ce courrier met en évidence l'importance de la gratitude, de la confirmation claire de la participation à l'entretien et de l'expression de l'intérêt pour le poste.
Exemple de mail de confirmation de présence
Confirmer sa présence par mail à un entretien d'embauche demande de la concision et de la clarté. L'objet du mail doit être précis, par exemple : "Confirmation de ma présence à l'entretien du [date]". Dans le corps du mail, exprimez votre gratitude pour l'opportunité et confirmez votre disponibilité à la date et heure indiquées. Voici un exemple :
Objet : Confirmation de présence à l'entretien du [date] Madame, Monsieur, Je vous remercie pour l'invitation à l'entretien d'embauche du [date] pour le poste de [intitulé du poste]. Je suis ravi(e) de cette opportunité et confirme ma présence à cette date. Au plaisir de vous rencontrer, [Votre nom]
Cet exemple illustre comment rester professionnel(le) tout en exprimant votre enthousiasme pour l'opportunité. N'oubliez pas de toujours vérifier les informations et d'éviter les erreurs de grammaire et d'orthographe. Veillez à garder un ton respectueux et formel.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction d'une convocation d'entretien
Rédiger une convocation d'entretien sans fautes est crucial pour donner une première impression positive au candidat. Les fautes de grammaire et d'orthographe sont des erreurs courantes qui peuvent être facilement évitées en relisant attentivement le document avant de l'envoyer.
Il est aussi impératif de ne pas oublier les informations essentielles. Manquer de préciser le lieu, la date, l'heure de l'entretien ou le nom du responsable du service qui mènera l'entretien peut créer de l'incompréhension et du stress pour le candidat.
Enfin, le manque de politesse et de respect peut être perçu comme un manque de professionnalisme. Il est donc important d'utiliser un ton approprié et de saluer le candidat de manière respectueuse.
Pour éviter ces erreurs, voici quelques conseils à suivre :
- Utilisez un correcteur orthographique pour vérifier votre texte.
- Relisez attentivement chaque section de votre convocation d'entretien avant de l'envoyer.
- Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont présentes et correctes.
- Utilisez un ton professionnel et respectueux tout au long de la convocation.
- N'oubliez pas de conclure la convocation par une formule de politesse appropriée.
Les fautes de grammaire et d'orthographe
L'envoi d'une convocation à un entretien d'embauche présente un double enjeu : valoriser l'image de l'entreprise et inciter le candidat à s'y préparer sérieusement. Dans ce contexte, les fautes de grammaire et d'orthographe peuvent nuire gravement à la crédibilité de l'entreprise et démotiver le candidat. Les fautes les plus courantes concernent souvent la conjugaison et l'accord entre le sujet et le verbe.
- Une conjugaison incorrecte des verbes peut rendre le texte difficile à comprendre. Par exemple, confondre l'infinitif et le participe passé d'un verbe (écrire au lieu de écrit, venir au lieu de venu) peut modifier le sens d'une phrase.
- L'erreur d'accord entre le sujet et le verbe est également courante. Il faut toujours veiller à ce que le verbe s'accorde en nombre avec son sujet.
Pour éviter ces fautes, l'utilisation d'un correcteur en ligne comme Reverso peut s'avérer utile. Il détecte les erreurs de conjugaison, d'accord, ainsi que les confusions entre mots similaires. Il est donc recommandé de relire attentivement la convocation avant de l'envoyer et d'utiliser un outil de correction automatique pour s'assurer de l'absence de fautes.
L'oubli des informations essentielles
L'omission d'informations essentielles dans la convocation peut entraîner des malentendus et créer de l'inconfort pour le candidat.
- Type d'entretien : Si l'entretien se déroule en groupe ou individuellement, le candidat doit le savoir à l'avance pour se préparer en conséquence.
- Instructions spécifiques : Tout code d'accès, document à apporter ou thème à préparer doit être clairement indiqué.
- Itinéraire : Si l'entretien se déroule en présentiel, les directions pour accéder à l'entreprise peuvent être utiles, surtout si le lieu est difficile à trouver.
- Lien direct et nécessaire avec l'emploi : Conformément à l'article L. 1221-6 du Code du travail, les informations mentionnées dans la convocation doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou l'évaluation des aptitudes professionnelles.
Il convient donc de s'assurer que tous ces éléments sont bien présents dans la convocation avant de l'envoyer au candidat.
Le manque de politesse et de respect
Le manque de politesse et de respect dans une convocation d'entretien d'embauche peut nuire à l'image de votre entreprise et démotiver le candidat.
Cela passe par plusieurs aspects :
- Formules de politesse : Ne pas oublier d'inclure une formule de politesse en début et en fin de message. Par exemple, "Cher(e) [Nom du candidat]" en début de message et "Cordialement" ou "Bien à vous" en fin de message.
- Respect du candidat : Évitez les tournures condescendantes ou trop familières. Le ton doit être respectueux et professionnel.
- Ponctualité : Si vous fixez un rendez-vous, assurez-vous d'être à l'heure. Un retard peut être perçu comme un manque de respect envers le candidat.
- Clarté de l'information : Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont clairement présentées pour éviter tout malentendu ou stress inutile pour le candidat.
Il est donc important de relire attentivement votre convocation avant de l'envoyer pour s'assurer qu'elle respecte ces règles de politesse et de respect.
