En tant qu’Office Manager, vous gérez peut-être le système de télétravail de vos collaborateurs. Et si c’est le cas, sans doute avez-vous remarqué que bon nombre d’entre eux disent qu’ils se sentent plus productifs lorsqu’ils travaillent de chez eux.
Pourtant, vous le savez : pour créer une cohésion d’équipe, il est crucial de donner envie à vos collaborateurs de retourner en présentiel - et de s’y sentir bien.
Découvrez ici 7 bonnes pratiques pour créer un espace de travail qui booste l’efficacité et la motivation de vos collaborateurs au quotidien. 👇
Quel rôle l’Office Manager a-t-il sur la productivité des collaborateurs ?
L’Office Manager est le relais entre les collaborateurs et le Top Management dans une TPE ou PME.
Véritable clé de voûte de la vie de l’entreprise, son poste polyvalent l’oblige à être touche-à-tout. Il va tour à tour :
- Assister la direction dans ses tâches administratives
- Gérer les informations-clés de l’entreprise, en rédigeant des synthèses, de bilans, de comptes-rendus, mais aussi en transmettant des informations depuis le Top Management vers les postes opérationnels, et l’inverse
- Assurer la communication interne dans l’organisation
- Gérer la trésorerie dans certains cas - et notamment les budgets relatifs aux locaux
Or, toutes ces missions ont un véritable effet sur la productivité des collaborateurs.
Grâce à un Office Manager engagé pour le bien-être en entreprise, les collaborateurs peuvent disposer d’un environnement de travail où la communication avec le Top Management est fluide, où les informations circulent correctement, et où un budget spécifiquement consacré à la QVT est géré.
Les locaux professionnels : un élément-clé pour la productivité de votre entreprise
Même si le télétravail s’est démocratisé, bon nombre de collaborateurs continuent à aller au travail en présentiel - et à souhaiter s’y épanouir ! Or, pour s’assurer qu’ils s’y sentent bien, l’aménagement des locaux est crucial - depuis l’organisation des différents espaces (de travail individuel, de réunion, de pause…) jusqu’au mobilier choisi.
Au-delà du simple bien-être en entreprise, l’aménagement des locaux est également affaire de productivité. C’est logique : mieux vos collaborateurs se sentent dans les locaux, plus ils sont motivés à y faire du bon travail - et plus ils se sentent reconnus également en tant qu’individus dont les besoins sont pris en compte !
D’où le fait que l’aménagement de vos espaces de travail est un véritable axe de compétitivité. Vous rendez vos collaborateurs existants plus performants, vous les fidélisez, et vous attirez des talents en développant une marque employeur orientée QVCT.
7 conseils pour aménager des bureaux orientés productivité
Faites le plein de bonnes pratiques pour améliorer le bien-être et la productivité dans vos locaux, et créer un environnement de travail sain et motivant pour vos collaborateurs.
Penser à l’ergonomie des espaces de travail
Tout d’abord, pour être productifs, vos collaborateurs ont besoin de se sentir bien dans leurs corps pour travailler dans vos bureaux. C’est là que l’ergonomie, soit l’adaptation de l’environnement aux humains qui le peuplent, est cruciale.
Veillez à sélectionner du mobilier de bureau adapté à chacun des métiers. Par exemple, un commercial sédentaire qui est au téléphone toute la journée n’aura pas besoin du même type de chaise qu’un manager régulièrement en réunion ou en déplacement.
Si vous disposez d’un budget limité, il suffit de vous focaliser sur l’ergonomie du bureau et des chaises de bureau, qui doivent limiter les risques de maladies professionnelles. Elles doivent éviter toute tension dans les bras, les poignets, le dos et les cervicales des collaborateurs.
Agencer vos locaux pour la collaboration
La productivité de bon nombre de vos salariés dépend de leur capacité à aisément collaborer avec leurs pairs. D’où l’importance de leur aménager des espaces dédiées à la collaboration.
Vous pouvez tout d’abord dédier des pièces aux moments de collaboration. Les salles de réunion traditionnelles sont à soigner. Mais pensez également à aménager de petits espaces à part des autres collaborateurs pour pouvoir échanger rapidement sur un projet ou autre (par exemple des salles plus confortables avec un tableau blanc pour des réunions type brainstorming).
Prenez soin également d’installer les pôles en fonction de leur fréquence d’interaction. Par exemple, marketing et commerciaux doivent souvent échanger, et donc être placés assez proches dans les locaux. A contrario, ne positionnez pas trop proches les services qui doivent passer beaucoup de temps au téléphone (comme les commerciaux) à côté de ceux qui doivent se concentrer souvent (comme les finances).
Enfin, installez du mobilier dédié pour la collaboration. Par exemple, vous pouvez ajouter une surface supplémentaire au bout du bureau de votre graphiste pour que ses collaborateurs du pôle communication viennent s’y installer pendant leurs briefs ou leurs retours.
Aménager une pièce pensée pour la détente
Entre deux moments de productivité intense, vos collaborateurs doivent prendre une pause réparatrice. Et pour cela, vous devez dédier au moins un espace de vos bureaux à leur détente. Pensez à y installer un ou des canapés confortables, ainsi qu’une machine à café et une théière.
Vous pouvez également vous doter d’une cabine acoustique pour les collaborateurs qui souhaitent avoir un moment d’isolement, ou bien d’espaces informels pour une discussion rapide hors du cadre professionnel (en installant par exemple un guéridon ou une alcôve dans un couloir).
Bien gérer la luminosité de vos locaux
500 Lux : c’est la luminosité recommandée par la norme européenne à un poste de travail afin d’éviter tout trouble oculaire. Qui plus est, la luminosité participe grandement à la productivité et à l'humeur de vos collaborateurs.
Veillez donc à ajouter des lampes sur les espaces de travail - et si possible, des lampes qui permettent de choisir l’intensité d’éclairage (une lumière de couleur blanche pour les moments où ils ont besoin d’être très concentrés, et une lumière de couleur plus chaude pour les moments de travail moins intenses).
Ajouter une touche naturelle à vos bureaux
La végétalisation des locaux professionnels est une véritable tendance, pas seulement en termes de design, mais aussi pour le bien-être des collaborateurs. En effet, il est reconnu qu’ajouter des plantes dans vos locaux favorise une meilleure QVCT, et donc, plus de productivité.
Vous pouvez également choisir du mobilier professionnel conçu dans des matériaux naturels, comme le bois brut, pour simuler un espace plus naturel.
Disposer d’un matériel informatique de qualité
Qui dit productivité au travail dit bien souvent matériel informatique de qualité.
Veillez donc à toujours proposer à vos collaborateurs une flotte d’ordinateurs à jour. Si nécessaire, vous pouvez la louer : ainsi, vous limitez votre production de déchets informatiques, et disposez d’une maintenance optimale comprise dans le budget informatique qui y est dédié.
Associez à cette flotte des claviers et souris ergonomiques. Si besoin, dotez les bureaux de bras articulés, qui permettent de positionner les écrans de manière optimale par rapport au champ de vision du collaborateur. Enfin, pour les collaborateurs qui passent du temps en conférence en ligne ou au téléphone, n’oubliez pas les micro-casques.
Demander l’avis des collaborateurs sur l’aménagement régulièrement
Dernier conseil pour toujours améliorer la productivité de votre espace de travail : le fait de prendre le pouls de la QVT dans votre entreprise régulièrement. Demandez spécifiquement du feedback aux collaborateurs sur leur productivité dans les locaux, et la manière dont elle pourrait être optimisée.
Pour récolter les retours de vos collaborateurs sur leur qualité de vie et conditions de travail, vous pouvez vous baser sur ce modèle de questionnaire QVCT :
Je mesure la QVCT dans mon entreprise
🔍 Pour aller plus loin, découvrez 6 idées pour créer un environnement de travail plus sain et bienveillant.
Pour ce faire, le module “Bien-Être” du SIRH Eurécia vous aide. Il vous permet de favoriser le dialogue social pour identifier des pistes d’amélioration de la QVT (et donc de la productivité) dans votre entreprise. Découvrez ce module dès maintenant !
