Lundi matin vous ouvrez votre agenda et là, surprise, votre journée est remplie de réunions ! Vos collègues ne seraient-ils pas atteints de réunionite aiguë ? De quoi ? Et oui la fameuse réunionite, un terme plutôt familier pour désigner la manie d’organiser des réunions de travail improductives, voire contre-productives, que l’on subit et dont il semble difficile de s’extirper.
Alors docteur, ça se soigne comment la réunionite ? Découvrez nos 5 conseils !
1. Partir d'un problème précis
Une réunion ne devrait pas avoir lieu de manière régulière, mais doit répondre à un objectif précis. Parfois, l’habitude prend le dessus, et des réunions récurrentes perdent tout leur sens : on débriefe, on se met à jour, on se dit ce qu’on a fait dans la semaine... Si vous sentez qu’une réunion n’a pas de sens, osez en parler ! Pourquoi on se retrouve chaque vendredi ? Est-ce qu’on en a vraiment besoin ? Peut-on trouver une autre formule ? Etc.
S’il n’y a pas de problème ou d’objectif, il n’y aura pas de dynamique. Et cela encourage une perte de productivité. Il faut qu'une réunion ait lieu uniquement pour répondre à un problème précis, bien délimité, et non par automatisme.
Il ne s'agit pas de combler un temps mort, de trouver des idées de sujets à traiter pour avoir quelque chose à dire à la prochaine réunion. Il faut à l'inverse prévoir un temps d'échange collectif parce qu'un problème survient et qu'une prise de décision s'impose.
2. Communiquer sur l'objet de la réunion quelques jours avant
Il faut absolument que toutes les personnes qui participent à la réunion soient prévenues à l'avance du point qui va y être traité. Par exemple, optez pour un mail d’invitation accompagné de la problématique précise et des différents points qui seront abordés. Eviter de mettre ces informations en PJ car elles sont rarement ouvertes...
Cette technique va permettre de mettre tous les participants au même niveau d’information. Tout le monde a le temps d'y réfléchir à froid en amont. Et de se renseigner éventuellement plus sur le sujet. Cela permet le jour J de ne pas donner un avis à chaud, et d'avoir eu le temps de s'informer sur la question et les enjeux.
3. Faire des propositions précises en amont pour résoudre le problème
Les personnes à l'initiative de la réunion devraient idéalement proposer en amont de la réunion des solutions pour le problème soulevé, ou à minima, des pistes de réflexion.
La réunion permettrait seulement de valider une prise de décision, ou de discuter de propositions alternatives, puis d'acter sur l'une d'entre elles.
Par exemple, si l'objet de la réunion est de déterminer le prix d’un nouveau produit, on peut imaginer diffuser en amont :
- La problématique : nous lançons un produit dans notre gamme premium : à quel tarif doit-il être vendu ?
- Les données principales : rappel du coût de production, des objectifs commerciaux, des prix de la gamme, etc.
- Les propositions : vendre le produit à 15€ pour les abonnés et 17€ pour les autres. Une offre découverte a 12€ sur les 3 premiers mois.
Ces propositions vont permettre aux invités de la réunion de préparer leur argumentaire, réfléchir à une autre proposition... bref, à arriver en réunion bien préparés.
4. Noter les implications pratiques de ce qui s'est dit en réunion
Écrire ce qui s'est décidé permet de s'en rappeler et d'engager plus fortement tous les interlocuteurs. Cela permet aussi de résumer l'essentiel de l'information et de se rendre compte comment on a avancé sur un sujet.
N’hésitez pas à faire un compte-rendu de vos échanges et à le partager dans la foulée de la réunion !
5. Seules les personnes indispensables doivent prendre part à la réunion
Comment savoir quelles personnes doivent participer à une réunion ?
Deux questions simples permettent de peaufiner la liste d’invités ! En se posant ces questions :
- Est-ce qu'un tel est concerné par cette problématique ?
- Est-ce que son statut lui permet de pouvoir prendre des décisions sur ce sujet ?
Si la réponse à l'une de ces questions est non, alors la personne n'a pas lieu de participer. Pour l'informer, un simple compte-rendu suffira.
En France, les profils cadres passent près d'un tiers de leur temps en réunion... Imaginez ce chiffre rapporté à leur temps de carrière !
Les entreprises ont conscience de ce phénomène et souhaitent de plus en plus combattre cette dynamique. Certaines méthodes ont vu le jour pour combattre la réunionite aiguë comme par exemple les journées sans réunions, les réunions debout, l'interdiction du powerpoint ou encore la réunion-minute.
Entre toutes ces réunions, vous avez pris un retard fou dans vos missions ? Pas de panique, pour vous aider à prioriser vos tâches quotidiennes, téléchargez notre modèle de matrice d'Eisenhower.
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