Les effets positifs de la culture du feedback et de la reconnaissance dans une entreprise ne sont plus à prouver.
Les chiffres ne mentent d’ailleurs pas : 80 % des employés ayant reçu un feedback constructif dans la semaine se disent engagés dans leur travail (Gallup).
Seulement, nombreux sont les collaborateurs et managers qui ne savent pas réellement comment faire un feedback qui débouche sur du positif, qui mène l’interlocuteur à s’améliorer ou à être plus motivé.
C’est pour vous aider à développer cette compétence que nous vous proposons ce petit guide du feedback impactant - que vous soyez manager ou non !
L’avantage d’un feedback impactant pour les managers
Qu’on s’entende, bien que le feedback ne soit pas réservé au manager, un feedback mal construit de son supérieur, leader ou référant ça vous mine et peut vous pousser au désengagement. A l’inverse s’il est pertinent et percutant, le feedback peut devenir un véritable levier d’engagement des collaborateurs.
En valorisant les réussites et en abordant les axes d’amélioration avec bienveillance, il renforce la motivation et la confiance des équipes. Plus qu’un simple retour, un feedback impactant montre à chaque collaborateur qu’il est considéré, favorisant ainsi son sentiment d’appartenance à l’entreprise. Au-delà de ce sentiment, un feedback bien fait permet de s’améliorer et peut donc développer un sentiment de challenge, qui pousserait son récepteur à donner plus de lui-même pour faire mieux ! En créant un espace d’échange constructif, il devient aussi un levier puissant pour booster la performance collective et instaurer un climat de travail positif et stimulant.
Pour aller plus loin dans l’engagement de vos équipes. Retrouvez dans ce guide les conseils d'experts pour stimuler la motivation de vos collaborateurs, transformer votre ambiance de travail et gagner en performance !
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Les 4 étapes pour faire un feedback constructif
Il existe une méthode simple et efficace pour faire un feedback à l’un de vos collaborateurs ou collègues.
Celle-ci se déroule en quatre étapes clés :
- Étape 1 : Énoncez les faits. Commencez votre feedback en vous tenant aux faits, à la situation ou à l’attitude qui vous amène à donner votre retour. Citez ce qui est positif ou négatif dans ces faits.
- Étape 2 : Décrivez l’effet que cela a eu, tant d’un point de vue factuel qu’émotionnel. Expliquez les conséquences (positives ou négatives) des faits concernés, ainsi que l’émotion qu’ils ont pu générer (joie, agacement, colère…).
- Étape 3 : Formulez une demande claire. Expliquez concrètement comment votre interlocuteur peut faire différemment ou mieux par la suite.
- Étape 4 : Mettez-vous d’accord sur un plan d’action. Proposez à votre interlocuteur de mettre en place des actions concrètes, soit pour faire en sorte qu’une situation positive se poursuive, soit pour éviter qu’un fait négatif ne se présente de nouveau.
Voici un exemple concret pour vous aiguiller dans votre prochain feedback.
Admettons que vous vouliez faire un feedback positif à l’un de vos collègues, pour le remercier de vous avoir aidé à finaliser une présentation. Voici comment vous pourriez construire votre feedback :
- Faits. “Hier, tu m’as aidé à finaliser la présentation à faire au client, on me fournissant tes inputs et en me donnant ton avis sur les arguments avancés dans la présentation.”
- Effet généré. “Grâce à ton aide, j’ai pu finir la présentation avant le temps imparti, et j’ai eu plus de temps pour préparer la réunion avec le client, et cette réunion s’est très bien déroulée. J’ai senti beaucoup de reconnaissance envers toi.”
- Demande. “Je me demandais si l’on pouvait restructurer nos process de préparation de présentations en s’inspirant de ce qui s’est passé. Je te préviendrais à l’avance, pour que tu puisses introduire cette routine dans ton planning.”
- Plan d’action. “Est-ce que tu serais d’accord pour mettre en place ce process ? Si oui, de quoi as-tu besoin de ma part pour que cela te prenne le moins de temps possible ?”
Prenons désormais un autre exemple, pour un feedback plus axé sur l’amélioration.
Vous êtes un manager qui doit expliquer à son collaborateur qu’il n’est pas assez attentif aux détails dans les travaux qu’il lui rend.
- Faits. “Hier, tu m’as rendu un livrable dans lequel j’ai trouvé des fautes d’orthographe et d’inattention. Ce n’est pas la première fois que ça arrive.”
- Effet généré. “Du coup, je dois souvent repasser dessus, corriger, vérifier les chiffres que tu as utilisés… Si je ne le fais pas, le client risque de remarquer, et cela risque d’entacher notre image de marque. Ça me fait perdre beaucoup de temps, et je suis souvent agacé de devoir repasser derrière toi.”
- Demande. “Pourrais-tu à l’avenir relire plus attentivement tes livrables s’il te plaît ?”
- Plan d’action. “Es-tu d’accord pour que, pour les cinq prochains livrables, tu prennes quinze minutes de plus pour te relire ? Évidemment, je prendrai en compte ce temps dans l’élaboration de ton planning.”
Tout de suite, ça passe mieux, n’est-ce pas ?
L’intérêt de recevoir un feedback quand on est manager
En tant que manager vous pouvez avoir l’impression de manquer parfois de retour sur votre travail, et sur l’impact de votre management sur nos équipes. Pourtant rien de mieux pour comprendre l’impact de ses décisions et de ses actions au quotidien, tout en identifiant des pistes pour ajuster son style de management. En accueillant ces retours avec ouverture, un manager démontre non seulement son humilité, mais aussi sa volonté de progresser, renforçant ainsi la confiance et le respect mutuel. C’est également un moyen d’améliorer la communication et de favoriser une collaboration plus fluide, où chacun se sent écouté et impliqué dans la réussite collective.
Mais pour cela il faut pouvoir en recevoir ! Alors à tort ou à raison, il peut être compliqué de faire un feedback à son supérieur et cela peut soulever quelques questions : Comment va-t-il le prendre ? Est-ce que ça pourrait avoir un impact négatif sur moi ? Est-ce que c’est mon rôle de le faire ? D’où l’intérêt de s’ancrer dans une culture du feedback !
Et si vous adoptiez l’évaluation 360° ? Cet outil permet de recueillir des retours variés des équipes et des pairs, pour vous offrir une vision globale et objective, tant pour les managers que pour les collaborateurs.
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7 conseils en plus pour un feedback impactant
Vous connaissez désormais la méthode ultime pour faire un feedback qui soit bien reçu, et soit constructif pour tous. Voici quelques conseils en plus à appliquer pour vous assurer que vos retours aient l’impact escompté.
Choisir le bon timing selon le type de feedback
Selon que votre feedback est positif ou moins positif, il est de bon ton d’adapter le moment auquel vous le faites.
- Un feedback positif, dont l’objectif est de féliciter votre interlocuteur, peut être fait en public, pour qu’il ait un impact positif sur l’ensemble de l’équipe.
- Un feedback de développement, pour enjoindre la personne à s’améliorer, peut être fait en public ou en privé, selon qu’il sert l’équipe ou non.
- Un feedback de recadrage, pour mettre en garde l’interlocuteur sur un élément inquiétant (comme des retards répétés ou une mauvaise attitude), est généralement à faire en privé.
N’hésitez pas aussi à prévenir en amont la personne, pour qu’elle puisse se préparer à recevoir le feedback de manière constructive.
Parler à la première personne du singulier
Un feedback est éminemment personnel, sauf s’il touche à d’autres membres de l’équipe - auquel cas il peut être intéressant que les autres personnes soient également présentes lors du feedback.
Utiliser le “je” permet de marquer le fait qu’il s’agit d’une opinion, basée sur votre propre expérience. Ainsi, votre feedback sonne moins comme un reproche que comme l’ouverture d’une discussion avec l’autre personne.
Éviter le “feedback en sandwich”
Peut-être connaissez-vous la méthode du sandwich, qui consiste à intégrer votre feedback “négatif” entre deux couches d’éléments positifs.
Si cette méthode peut sembler plus douce, elle a cependant tendance à cacher le point d’amélioration à travailler ! Privilégiez donc un feedback franc et direct. Et si besoin, appuyez sur le fait que votre feedback est fait pour être constructif, pour avoir des débouchés positifs pour la personne.
Faire attention à votre communication non verbale
Le corps parle autant que le langage. Faites donc attention aux signes non-verbaux pour faire comprendre l’objectif du feedback.
Pensez notamment à :
- Maîtriser l’intonation de votre voix pour mettre en place une communication non-violente dans le cadre d’un feedback de recadrage.
- Établir un contact visuel pour humaniser le feedback.
- Faire transparaître vos émotions dans vos gestes, sans pour autant les imposer à l’autre.
Fournir des exemples concrets
Si vous devez faire un feedback sur l’attitude ou la posture de votre interlocuteur, ou encore s’il s’agit d’un feedback sur votre ressenti global, pensez à vous appuyer sur des exemples ou des chiffres parlants.
Par exemple, mettez en avant une situation dans laquelle cette attitude a pu être très visible, ou bien sur les objectifs du collaborateur qui ne sont pas remplis. Cela permet à la personne qui reçoit le feedback de mieux le comprendre et l’assimiler.
Éviter le “Pourquoi ?”
Souvent, lors d’une session de feedback, il est tentant de poser la question “Pourquoi ?” à l’interlocuteur. Pourquoi a-t-il ou elle eu ce comportement ? Or, en demandant des explications à votre interlocuteur, vous risquez de le mettre dans une posture défensive. Il vient alors se justifier, ce qui empêche d’aller de l’avant, de chercher la solution plutôt que les causes du problème.
Garder la discussion ouverte
Malgré ce précédent conseil, souvenez-vous qu’un feedback n’est pas une communication à sens unique, mais plutôt un échange ! Celui qui reçoit le feedback doit pouvoir également partager son ressenti et sa vision de la situation.
Avant de commencer à faire votre feedback, expliquez à l’autre qu’il pourra y avoir un moment d’échange à l’issue de votre retour. Cela lui permettra de rester attentif tout au long de votre retour, et d’échanger sur une base saine si besoin par la suite.
Envie d’encourager la culture du feedback dans votre entreprise ? Dotez-vous d’un logiciel de feedback, comme celui intégré à votre SIRH Eurécia ! Celui-ci permet à tout collaborateur ou manager de transmettre des feedbacks constructifs à chacun, de manière anonyme si besoin, et de valoriser le travail de tous.
Et à vous une équipe motivée, en route vers l’amélioration continue !
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