Aaaaaah la gestion des talents, une sacrée mission pour les RH ! Le recrutement, la formation, les entretiens professionnels, les compétences... les talents sont un sujet à la fois aussi complexe que passionnant. Voir un collaborateur grandir et s’épanouir dans son quotidien, ça fait toujours du bien, non ?
Aujourd’hui, zoom sur les compétences et plus particulièrement un outil : la cartographie des compétences. Voici les points essentiels à connaître en tant que RH.
1. Qu’est-ce que la cartographie des compétences ?
La cartographie des compétences est un outil RH qui permet d’enrichir la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) d’une entreprise.
Pour définir cet outil simplement, on peut dire que la cartographie des compétences est un référentiel de l’ensemble des compétences d’une entreprise à un instant T. Cette cartographie peut être optimisée par métier, service, savoir, savoir-faire, savoir-être... L’idée est d’évaluer le niveau de chaque compétence détenue dans l’entreprise pour analyser les potentiels besoins. On parle des compétences techniques mais aussi comportementales (les fameuses soft skills).
L’objectif de cet outil est avant tout d’avoir une véritable vision stratégique des compétences. En cartographiant les compétences détenues dans une entreprise, les RH vont ensuite pouvoir analyser celles qui font défaut, et donc les besoins en acquisition. Ils vont aussi évaluer l’adéquation entre les compétences des collaborateurs et leur fiche de poste.
Suite à l’analyse du référentiel, des plans de formation et/ou de recrutement vont pouvoir être lancés afin de palier un potentiel manque de compétences. C’est en ça que la cartographie des compétences s’intègre directement dans la GPEC.
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2. Quelles sont les étapes pour réaliser une cartographie des compétences ?
Étape 1 : Définir les objectifs de la cartographie
Avant de commencer, posez-vous les questions essentielles sur le « pourquoi » de votre démarche :
- Quel est le but principal ?
(ex. : améliorer la gestion des talents, planifier la relève, identifier les besoins de formation ou renforcer la compétitivité de l’entreprise) - Quelles décisions souhaitez-vous influencer ?
(ex. : recrutement, formation, réaffectation des ressources, restructuration) - Quels résultats attendez-vous ?
(ex. : une meilleure visibilité sur les compétences existantes, des plans d’action pour combler les écarts, un référentiel pour accompagner les évolutions métiers)
Conseils pratiques :
- Documentez vos objectifs : rédigez un brief détaillé qui servira de fil conducteur à toutes les étapes suivantes.
- Impliquez les décideurs dès le départ afin de vous assurer que la cartographie réponde aux enjeux stratégiques de l’entreprise.
Étape 2 : Déterminer le périmètre d’action
Il s’agit de délimiter l’étendue de votre analyse. Cela peut concerner :
- Un niveau spécifique : un service, un département ou une équipe.
- Une typologie de métiers : regroupant certains postes ou fonctions.
- L’ensemble de l’entreprise : à réaliser en plusieurs phases si la structure est importante.
Pourquoi définir un périmètre restreint au départ ?
- Tester et ajuster la méthode : débuter sur une zone pilote permet de valider votre approche et d’identifier d’éventuelles difficultés.
- Faciliter l’adhésion des collaborateurs : un périmètre limité favorise l’implication et la qualité des retours.
Conseils pratiques :
- Réalisez une cartographie pilote sur une unité d’organisation avant d’étendre l’analyse à l’ensemble de l’entreprise.
- Tenez compte des spécificités métiers et des processus internes afin de choisir un périmètre pertinent.
Étape 3 : Organiser un groupe de travail pluridisciplinaire
La réussite d’une cartographie repose sur une approche collaborative. Constituez une équipe regroupant :
- Les professionnels RH : pour leur expertise en gestion des talents et en organisation.
- Les managers opérationnels : qui connaissent bien les compétences requises sur le terrain.
- Les collaborateurs concernés : pour apporter un regard concret sur les missions et compétences réelles.
- Les représentants du personnel (si nécessaire) : pour garantir la transparence et l’adhésion au projet.
Actions à mener :
- Planifiez des réunions régulières pour discuter de l’avancement, échanger sur les difficultés et valider les choix méthodologiques.
- Définissez les rôles et responsabilités de chacun au sein du groupe (coordination, collecte de données, analyse, rédaction du référentiel).
Conseils pratiques :
- Utilisez des outils collaboratifs (plateformes de partage de documents, visioconférences, etc.) pour faciliter la communication.
- Organisez des sessions de formation interne sur la démarche de cartographie afin que tous les membres maîtrisent les objectifs et la méthodologie.
Étape 4 : Concevoir une grille d’évaluation des compétences
Pour évaluer de manière objective et homogène, il est indispensable de définir une échelle d’évaluation et des critères précis pour chaque niveau. Par exemple, vous pouvez adopter une échelle en quatre niveaux :
- Maîtrise insuffisante
- Maîtrise fragile
- Maîtrise satisfaisante
- Très bonne maîtrise
Points clés à aborder :
- Définir des critères précis pour chaque niveau :
- Maîtrise insuffisante : Connaissances ou pratiques très limitées, nécessitant un accompagnement intensif.
- Maîtrise fragile : Compétence en cours de développement, application possible mais avec des lacunes.
- Maîtrise satisfaisante : Compétence bien acquise, opérationnelle dans la majorité des situations.
- Très bonne maîtrise : Expertise reconnue, pouvant servir de référence ou d’appui aux autres.
- Inclure à la fois les compétences techniques et les soft skills :
(ex. : gestion de projet, communication, esprit d’équipe, leadership)
Conseils pratiques :
- Faites valider cette grille par des experts métiers et les managers pour vous assurer qu’elle reflète bien la réalité du terrain.
- Prévoyez des ateliers de calibration afin d’uniformiser les évaluations et réduire la subjectivité entre évaluateurs.
Étape 5 : Collecter et compiler les données
Une fois la grille établie, il faut recueillir les informations sur les compétences :
- Méthodes de collecte :
- Auto-évaluations : Demandez aux collaborateurs d’évaluer eux-mêmes leur niveau.
- Évaluations croisées : Sollicitez l’avis des managers et des pairs pour compléter ou confronter l’auto-évaluation.
- Entretiens individuels ou ateliers collectifs : Pour approfondir certaines compétences ou clarifier des évaluations.
- Outils de collecte :
- Des questionnaires en ligne.
- Des entretiens structurés.
- Des outils d’évaluation existants (tests, mises en situation, etc.).
Conseils pratiques :
- Assurez-vous de la confidentialité des données recueillies pour encourager l’honnêteté et la transparence.
- Mettez en place un système de feedback constructif pour que chaque collaborateur comprenne ses points forts et axes d’amélioration.
Étape 6 : Créer et structurer la cartographie
Il s’agit de compiler toutes les données récoltées dans un référentiel centralisé et accessible. Voici quelques points à considérer :
- Choix de l’outil :
- Tableur Excel : Suffisant pour une première approche ou pour des structures de petite taille.
- Logiciel dédié : Des solutions de gestion des talents ou de cartographie des compétences offrent des fonctionnalités avancées (actualisation dynamique, analyses statistiques, reporting, etc.).
- Structure de la cartographie :
- Colonnes et rubriques : Par exemple, identifiant du collaborateur, poste, service, compétences techniques, soft skills, niveau d’évaluation, commentaires/observations.
- Filtres et catégorisations : Facilitez l’analyse en créant des vues spécifiques (par service, par niveau de maîtrise, etc.).
- Aspect dynamique et évolutif :
- La cartographie doit être régulièrement mise à jour pour refléter l’évolution des compétences suite aux formations, aux expériences professionnelles ou aux changements de poste.
- Prévoyez un calendrier de révisions et d’actualisation des données (annuel, semestriel, etc.).
Conseils pratiques :
- Assurez-vous que l’outil choisi soit ergonomique et accessible aux parties prenantes (managers, RH, collaborateurs concernés).
- Envisagez l’intégration de la cartographie dans votre SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) pour une meilleure synergie avec d’autres outils (gestion de carrière, formation, etc.).
Étape 7 : Communiquer et former
La réussite d’une cartographie des compétences passe aussi par une bonne communication interne :
- Présentez le projet à l’ensemble des collaborateurs en expliquant les objectifs, la méthodologie et les bénéfices pour chacun.
- Formez les utilisateurs : Organisez des sessions de formation pour expliquer comment remplir les grilles d’évaluation et comment consulter la cartographie.
- Assurez un suivi et recueillez les retours pour améliorer l’outil et la démarche.
Conseils pratiques :
- Mettez en place un guide utilisateur ou une FAQ pour répondre aux questions courantes.
- Créez des retours d’expérience réguliers pour ajuster la démarche en fonction des besoins et des remarques des utilisateurs.
Étape 8 : Analyser et exploiter les résultats
La cartographie n’est pas un simple état des lieux : elle doit servir à la prise de décision stratégique.
- Identifier les écarts entre les compétences disponibles et les compétences nécessaires à court, moyen et long terme.
- Définir des plans d’action :
- Programmes de formation ciblés.
- Projets de mentoring ou de coaching.
- Stratégies de recrutement pour combler des manques spécifiques.
- Initiatives de mobilité interne pour optimiser l’utilisation des compétences.
- Suivre l’évolution des compétences et l’impact des actions mises en place à l’aide d’indicateurs de performance (KPIs).
Conseils pratiques :
- Utilisez des outils d’analyse (tableaux de bord, rapports statistiques) pour visualiser les tendances et anticiper les besoins futurs.
- Planifiez des réunions de suivi régulières avec les décideurs pour ajuster la stratégie en fonction des évolutions observées.
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3. En quoi la digitalisation permet d’améliorer la réalisation d’une cartographie des compétences ?
Pour qu’une cartographie des compétences soit efficace, il faut qu’elle soit visuelle et opérationnelle. Et c’est ce que va vous permettre un logiciel de gestion des Compétences. Grâce à un système d’automatisation des actions, il va permettre de simplifier cette cartographie. Ainsi, vous allez pouvoir analyser d’un simple coup d’œil les compétences détenues et les besoins à court et moyen termes. C'est un outil indispensable pour la réalisation du bilan de compétences.
Un logiciel de gestion des compétences, c’est avant tout une interface intuitive et interactive qui va faciliter votre vie de RH, avec notamment :
- une visualisation graphique des compétences requises par métier
- une visualisation des tendances d’évolution du métier
- un accès complet aux profils et compétences
- une évaluation graphique de l’adéquation des compétences du salarié avec son métier
- le détail de l’écart entre un poste et les compétences d’un salarié
Bref ! Si vous souhaitez réaliser une cartographie des compétences efficace et performante afin de l’intégrer à votre GPEC, vous ne pouvez pas passer à côté de la digitalisation de vos processus !
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