Où est passée la feuille des heures de travail d’Antoine ? La paie doit être clôturée dans 4h et nous n’avons toujours pas reçu le certificat d’arrêt de travail de Mélanie ! Ces situations vous sont familières ? Chaque fin de mois, vous stressez à l’idée qu’une erreur se glisse dans le calcul du temps de travail de vos salariés ?
C’est on ne peut plus compréhensible. En effet, le temps de travail détermine la rémunération que percevront vos salariés ainsi que les obligations de l’entreprise en matière de charges sociales et de préservation de la santé et la sécurité des collaborateurs. Une petite erreur peut conduire à un rappel de salaires ou à une sanction pénale par l’inspection du travail.
Pour éviter de vous trouver dans ces situations, comment bien calculer le temps de travail de vos salariés ? Voyons ça de plus près.
Le temps de travail effectif, la base pour bien calculer le temps de travail
Selon le Code du travail, le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié se tient à la disposition de son employeur et n’est pas libre de vaquer à ses occupations personnelles. En échange de ce temps de travail effectif, le salarié perçoit une contrepartie financière.
Tout l’enjeu est alors de déterminer quels temps sont considérés comme du temps de travail effectif ? S’il va de soi que le temps pendant lequel le salarié exécute ses tâches et missions en lien avec son contrat est du temps de travail effectif, d’autres temps le sont aussi. C’est le cas notamment :
- Des heures de délégation des représentants du personnel
- Des heures de formation dès lors que la formation se déroule pendant le temps de travail habituel du salarié
- Des congés payés et autres congés spécifiques comme le congé de naissance
- Des heures d’intervention du salarié en astreinte
- Du temps passé en visite médicale.
À noter que certaines conventions collectives ou accords collectifs de travail peuvent élargir la notion de temps de travail effectif à d’autres cas de figure. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, vérifiez bien ce point.
Enfin, une fois que vous avez établi les heures considérées comme du temps de travail effectif, il suffit de les additionner pour obtenir le temps de travail par salarié.
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Comment calculer le temps de travail ?
Le calcul du temps de travail effectif est différent selon que la durée de travail est décomptée en heures ou en jours.
Pour les salariés mensualisés en heures
L’article L3121-27 du Code du travail fixe la durée légale de travail à temps complet à 35 heures/semaine, ce qui revient à 151,67 heures/mois. Pour arriver à 151,67 heures/mois, il suffit d’appliquer la méthode de calcul suivante : (35 heures x 52 semaines) /12 mois = 151,67 heures.
Aussi, rappelons qu’une convention ou un accord collectif peut prévoir une durée de travail inférieure ou supérieure à la durée légale. Ainsi, tous les salariés dont la durée du travail est inférieure à la durée légale ou conventionnelle sont considérés comme à temps partiel. Chaque collaborateur perçoit donc un salaire en fonction de la durée de travail qui lui est appliquée.
Pour les salariés en forfait-jours
L’employeur décompte la durée de travail des salariés en forfait-jours en fonction du nombre de journées ou de demi-journées travaillées. Et à ce sujet, la loi limite le nombre de jours travaillés à 218 jours par an, journée de solidarité comprise.
La méthode de calcul du temps de travail du salarié en forfait-jour sur la base de 218 jours par an est la suivante :
- Nombre de jours calendaires sur l’année : 365
- Nombre de samedis et de dimanches : 104
- Nombre de jours ouvrés de congés payés sur la base de 5 semaines : 25
- Nombre de jours fériés tombant un jour ouvré : 7 jours en 2021
= 229 jours.
Ainsi, si le salarié travaille sur une base de 218 jours, il aura droit à 11 jours de repos (218 – 229 = -11).
Le calcul des heures supplémentaires
Selon l’article L3121-29 du Code du travail, toutes les heures effectuées au-delà de 35h sont des heures supplémentaires, étant entendu que la réglementation sociale fixe le contingent annuel d’heures supplémentaires à 220h (art. D3121-24 du Code du travail). Le salarié doit donc noter ses heures supplémentaires et transmettre le décompte à son manager et/ou au service RH/paie chaque mois.
À noter que les salariés au forfait-jours ou ayant un statut de cadre ne sont pas soumis à cette réglementation. Aussi, pour les salariés à temps partiel, on ne parle pas d’heures supplémentaires, mais d’heures complémentaires jusqu’à la 35e heure.
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La digitalisation, la garantie d’un calcul des temps de travail sans erreurs !
Digitaliser la gestion et le suivi des temps c’est utiliser un logiciel spécialisé pour automatiser une partie des tâches administratives RH liées au suivi des temps de travail, des présences, des absences telles que :
- Les heures de travail, les heures supplémentaires
- Les temps de pause, de repos
- Les congés et absences.
Le logiciel de gestion des temps et activités est donc une solution digitale plus complète que certains outils de suivi des temps gratuits, permettant d’optimiser la gestion du temps de travail. Pour cela, le logiciel est personnalisé et paramétré en tenant compte de critères comme :
- Les obligations légales ou conventionnelles,
- Les types de contrats et temps de travail existants dans l’entreprise.
En digitalisant la gestion des temps de travail, vous suivez en temps réel les heures de travail et pouvez ainsi corriger les éventuelles erreurs de saisie. L’outil assure une fiabilité des données et simplifie la collecte de la paie (EVP). Aussi, c’est un gain de temps énorme pour vous. Terminé de courir après les managers et salariés pour récupérer leurs feuilles de temps de travail !
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