Les bonnes pratiques pour gérer et allouer votre budget formation

La formation professionnelle est-elle un enjeu stratégique pour vous ? 64 % des entreprises la considèrent comme un levier stratégique . Elle permet de développer les compétences des salariés, mais aussi d’accroître leur productivité. Il s’agit donc d’un vrai atout pour la compétitivité d’une société. 

Néanmoins, il est indispensable de mettre en place un plan de formation clair et précis pour obtenir des résultats. Cela passe notamment par la gestion d’un budget alloué à la formation. Eurécia vous explique les bonnes pratiques à adopter pour optimiser les ressources consacrées à la formation.
 

Qu'est-ce que le budget de formation en entreprise ?

Sans budget, pas de formations, l’équation est assez évidente. Le développement des compétences des salariés est un investissement auquel les entreprises doivent consacrer des ressources. 

Optimiser les résultats des formations est impératif. Il en va de la durabilité et de la croissance de l’entreprise. La gestion du budget alloué aux formations est l’une des missions principales du responsable de formations. 

Le budget est la somme attribuée à la formation chaque année par la direction. Il doit permettre de : 

• créer des formations internes, puis de les organiser ; 
• inscrire des salariés à des formations externes ; 
• recruter des formateurs ; 
• payer la location de salles, les plateaux-repas ou les bouteilles d’eau pour les participants ; 
• acquérir du matériel de formation (ordinateur, vidéoprojecteur, micro, etc.) ; 
• faire développer des formations en ligne, des webinaires, des logiciels… 
• rembourser les notes de frais des salariés en formation ; 
• etc.

💡 Bon à savoir : L'assise légale du budget formation
Le secteur de la formation professionnelle a été réformé en profondeur par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 dite « loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel » . Ce texte oblige les entreprises à développer les compétences de leurs collaborateurs. Pour cela, elles doivent élaborer un plan de formation et allouer les moyens nécessaires à sa réalisation.

Au-delà de l’organisation de formations pour leurs salariés, les entreprises contribuent à la formation professionnelle continue par le versement de taxes à l’URSSAF (la taxe d’apprentissage, la contribution à la formation professionnelle, la contribution supplémentaire d’apprentissage, etc.).

Avec l'évolution constante du marché de la formation et la concurrence accrue pour attirer les meilleurs talents, il devient crucial pour les entreprises d'optimiser leur approche en matière de développement des compétences.
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Les astuces pour gérer votre budget formation

Il existe quelques astuces simples à mettre en place pour gérer votre budget formation efficacement. 

• Définir en amont les objectifs de l’entreprise. En analysant les besoins de la société service par service, vous parviendrez à financer des formations répondant précisément aux problématiques de la société. 
• Anticiper les besoins en formation. Pour obtenir le budget nécessaire, il peut être avantageux d’interroger périodiquement les responsables de service, les managers ou même les salariés sur leurs attentes en matière de formation. De cette manière, vous disposerez d’arguments intéressants pour négocier le budget formation auprès de la direction. 
• Hiérarchiser les besoins. Les demandes de formation sont certainement nombreuses au sein de votre entreprise. Néanmoins, certaines sont urgentes à satisfaire. Hiérarchiser le suivi de formation vous permettra de répondre aux besoins les plus vifs en priorité. 
• S’appuyer sur le cofinancement des formations. Pour parvenir à financer toutes les formations nécessaires, vous pouvez aussi proposer aux salariés d’utiliser une partie de leur CPF (Compte professionnel de formation). 
• Créer des parcours de formation personnalisés au salarié. Pour optimiser les résultats d’une formation financée par l’entreprise, il est important d’impliquer le salarié concerné. Il suivra la formation avec attention uniquement s’il se sent engagé. Pour cela, il est important de s’assurer avec lui du bien-fondé des formations lui étant proposées.
• Miser sur le partage de connaissances en interne. Vous avez un budget limité pour la formation ? Avez-vous pensé à réaliser des transferts de compétences entre les salariés seniors et les juniors ? La formation interne est moins coûteuse comparées à la formation externe. 
• Utiliser le retour d’expérience pour investir uniquement dans les formations les plus performantes ou utiles. Les avis, recommandations ou les commentaires des salariés vous seront très utiles pour construire un catalogue de formations efficaces. Au fur et à mesure, vous aurez la certitude d’investir seulement dans des formations utiles.

 💡 Pour rappel, lors des entretiens professionnels, l’employeur doit informer le collaborateur sur les différents dispositifs de formation dont il dispose : CPF, VAE, CEP. Les entretiens professionnels sont l'occasion de faire le point sur les besoins en formation des collaborateurs, et partager ces informations.
Communiquez à vos collaborateurs toutes les informations clés sur les différents programmes de formation grâce à notre kit de fiches récapitulatives.

Comment calculer le budget formation ?

Pour calculer le budget formation de votre entreprise, vous devez vous y prendre à l’avance. Réaliser des sondages des personnes clés, des analyses de besoins ou des retours d’expérience tout au long de l’année. De cette manière, vous disposerez de toutes les informations nécessaires au moment de calculer votre budget (nombre de salariés concernés, sujet des formations à réaliser, déplacements à assurer, nuits d’hôtel à prévoir, etc.).  

Ensuite, il est nécessaire de faire un benchmark des formations proposées en externe en fonction des besoins exprimés au sein de la société. Demandez des devis aux différents organismes de formation. Vous serez ainsi en mesure d’établir un budget précis à consacrer à chaque formation. 

De la même façon, si vous choisissez de faire réaliser certaines formations en interne, il est important de budgétiser chaque poste de dépense (location de salles ou de matériels, développement du support de formation, etc.). 

N’oubliez pas de prévoir un poste pour les dépenses imprévues. Par exemple, l’arrêt maladie long d’un salarié expert peut nécessiter la formation urgente d’un autre salarié pour le remplacer. Il serait dommage de ne pas pouvoir le faire du fait du manque de souplesse de votre budget. 
 

Quelles sont les possibilités de financement des formations en entreprise ?

Comme nous avons pu le voir plus haut, certaines formations peuvent être financées en partie par l’employeur et en partie par le CPF du collaborateur. Ce peut être le cas, notamment, si la formation est utile à l’employeur et permet également au salarié d’envisager une évolution de carrière. 

L’employeur peut aussi compter sur le financement des OPCO (Opérateurs de compétence). Il en existe 11 en France, chacun gérant une branche professionnelle différente. Ces organismes peuvent participer en tout ou partie au financement d’une formation. Ils attribuent leurs aides après étude d’un dossier de demande de subvention. Ils les délivrent en fonction de grilles tarifaires établies par eux.

 

Comment élaborer un budget de formation ?

Élaborer un budget de formation est simple si vous suivez ces quelques étapes. 

• Recueillir les besoins de l’entreprise. 
• Se baser sur les retours d’expérience des années précédentes.
• Hiérarchiser les besoins en fonction de leur urgence. 
• Demander des devis et négocier les tarifs. 
• Prévoir un budget pour les imprévus de formation. 
• Défendez votre budget auprès de la direction. 

🔎 Les trois points à retenir :

• Un budget de formation se prépare longtemps à l’avance. 
• Il demande d’analyser avec précision les besoins de l’entreprise et les coûts de chaque action de formation.
• Il est possible d’augmenter le budget de formation en cofinançant les formations avec le CPF du collaborateur ou en demandant une subvention aux OPCO.