Entre les notes de frais égarées, le défilé mensuel dans les bureaux pour distribuer les bulletins de salaire et les feuilles d’heures de travail à récupérer auprès des managers, vous passez plus de temps sur des tâches administratives et chronophages que sur des missions humaines à plus forte valeur ajoutée. Et si vous changiez cela ?
Avec la gestion électronique des documents (GED), c’est possible ! Ce procédé qui consiste à dématérialiser les documents et à automatiser les tâches administratives de votre entreprise présente plusieurs avantages. Lesquels ? On vous explique.
GED : quels sont les avantages pour gérer vos ressources humaines ?
#1- Un gain de temps
En tant que RH, votre quotidien est rythmé par des tâches administratives certes nécessaires, mais terriblement chronophages ! On pense par exemple aux contrats de travail. À chaque nouveau recrutement, il faut établir le contrat, le faire signer et réaliser la déclaration d’embauche.
En passant à la GED, vous allez retrouver du temps. Un logiciel de gestion électronique des documents vous permet de créer des modèles de contrat de travail et de les générer automatiquement à partir des informations personnelles du salarié que vous aurez préalablement intégré dans son dossier dématérialisé.
Vous pouvez même gagner encore plus de temps en optant pour la signature électronique. Tout le monde en tire des bénéfices : vous accélérez votre processus de recrutement et le collaborateur profite d’une bonne expérience candidat. Bien évidemment, cela vaut pour toutes vos démarches administratives (avenants, déclaration d’embauche…).
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#2- Le stockage sécurisé de vos documents RH et administratifs
Avec un logiciel de GED, vos documents sont stockés dans un espace sécurisé. Ainsi, vous ne risquez plus de voir des informations confidentielles circuler d’une boîte mail à une autre et les retrouver entre les mains des mauvaises personnes.
De même, la réglementation relative à la RGPD est respectée. Par exemple, certains logiciels comme celui que nous proposé chez Eurécia permettent de stocker les bulletins de salaire dans un coffre-fort numérique entièrement sécurisé. Les salariés, avec leur accord, peuvent ainsi accéder, récupérer et consulter leurs bulletins de paie à tout moment.
#3- Plus de risque de perdre des documents
Vous avez souvent besoin de mettre le nez dans vos dossiers et documents RH. C’est le cas lorsqu’un collaborateur vous demande de lui transmettre une copie de son bulletin de salaire d’octobre 2019 ou quand l’Inspection du travail vous rend visite pour réaliser un contrôle. Dans l’une ou l’autre de ces situations (et en particulier dans la 2e), vous perdez un temps et c'est surtout stressant !
En optant pour la GED, vous pouvez dire adieu au stress ressenti lorsque vous ne retrouvez plus un document important. Vos documents RH sont stockés et centralisés dans un seul et même espace. Vous les classez par nature (bulletins de salaire, procédures, etc.) et avez la possibilité de faire une recherche par salarié ou par date en toute simplicité. Autrement dit, vos documents sont accessibles à tout moment et en seulement quelques clics.
#4- Partager vos documents rapidement et simplement
Vous souhaitez diffuser le règlement intérieur à l’ensemble du personnel ? Transmettre l’avenant au contrat à un collaborateur ? Communiquer les procédures de suivi des temps de travail aux managers ? Avec un logiciel de GED c’est possible et en un temps record ! En effet, vous avez la possibilité de filtrer les destinataires dans les paramètres.
Grâce à cette fonctionnalité, vous êtes assuré que vos documents arriveront aux bons destinataires.
Si après votre lecture, vous êtes décidé à mettre en place la GED dans votre entreprise, suivez nos conseils.
Comment mettre en place la GED dans votre entreprise ?
Le processus de la GED comprend plusieurs étapes que vous devez suivre :
- La numérisation des documents papier et/ou l’intégration de vos documents RH numériques dans le logiciel
- Le traitement des documents. Pour faciliter leur accès, il est nécessaire de les classer, de les référencer et de les indexer. Concrètement, il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création) et son contenu
- Le stockage des documents. Le choix du système de stockage va dépendre de la durée de vie des documents, du volume, etc.
- La diffusion. Quels documents peuvent être modifiés ? Par qui ? Qui peut les consulter ?
- L’archivage. Cette étape consiste à archiver les documents qui doivent obligatoirement être conservés (ex : bulletins de paie), mais dont vous ne vous servez plus.
Avec le module Portail RH d’Eurécia, vos documents RH sont centralisés en ligne, et disponibles 24/24 sur un espace sécurisé et accessible à l’ensemble de vos collaborateurs. Vous souhaitez en voir plus ? Profitez d’un essai gratuit de 30 jours de notre solution :
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