Haaaaaaaa l’archivage des justificatifs de notes de frais... Un véritable casse-tête pour les équipes du pôle administratif ! Mais depuis quelques années, les entreprises ne sont plus obligées d’archiver leurs fichiers en physique, d’avoir des casiers et des dossiers dédiés aux justif’. Elles ont la possibilité de les dématérialiser tout en étant 100% conforme légalement, c’est ça, l’archivage à valeur probante.
Faisons ensemble le point sur l’archivage à valeur probante !
Comment conserver les justificatif de notes de frais ?
La conservation des justificatifs de notes de frais peut avoir lieu de deux manières.
- Au format numérique.
- Au format papier.
Avant 2017, seul le papier constituait un mode de conservation admis par l’administration fiscale. Il était donc nécessaire de consacrer un espace de stockage conséquent pour archiver les justificatifs.
Heureusement, à compter du 22 mars 2017, un arrêté a autorisé l’archivage des justificatifs de note de frais sur support informatique. L’évolution a été retranscrite à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales .
Un arrêté du 23 mai 2019 a fixé les modalités de numérisation des pièces justificatives établies ou reçues sur support papier. Il renvoie à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales . Celui-ci décrit la procédure de numérisation à respecter.
- Le procédé de numérisation doit garantir une reproduction à l’identique.
- Il est interdit de recourir à un dispositif de traitement de l’image.
- La compression de fichiers doit être garantie sans perte.
- Les fichiers sont numérisés sous format PDF.
- Les fichiers sont assortis d’un dispositif de sécurité figurant sur la liste de confiance française « Trust-service Status List-TSL ». Ce peut être : un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité (RGS), de niveau une étoile au minimum, une empreinte numérique, une signature électronique fondée sur un certificat RGS une étoile, etc.
L’archivage numérique présente 3 principaux atouts : il limite les questions de place à consacrer au stockage ; c’est une solution économique. Enfin, elle facilite les recherches et les contrôles.
Bon à savoir : la numérisation non conforme
Attention, une numérisation non conforme équivaut à une absence de justificatifs pour l’administration fiscale ou l’URSSAF. Vous risquez alors un redressement.
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Quelle est la durée légale de conservation des notes de frais ?
L’article L123-22 du Code de commerce prévoit la conservation des documents comptables et de leurs pièces justificatives pour une durée de dix ans. Le délai court à partir de la clôture de l’exercice fiscal pendant lequel les justificatifs ont été remis à l’entreprise par son salarié.
Voici un exemple :
Vincent J. est commercial. Il réalise une note de frais pour un repas d’affaires et fournit le justificatif de la dépense le 23 mars 2023. Son entreprise clôture son bilan annuel le 31 décembre de chaque année. Le délai de dix ans de conservation pour son justificatif commencera à s’écouler à compter du 1er janvier 2024. L’entreprise pourra se séparer du justificatif à partir du 31 décembre 2034.
L’administration fiscale possède des règles différentes en matière de conservation des notes de frais et de leurs justificatifs. En effet, l’article L102 B du Livre des procédures fiscales prévoit une durée de conservation de six années. Le point de départ de ce délai est :
- La date à laquelle les documents ont été établis ou ;
- La date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres.
La plus récente des deux dates est retenue. Le délai de six ans concerne tous les documents ou justificatifs nécessaires au calcul de l’assiette fiscale ou au contrôle du versement des cotisations sociales à l’URSSAF.
Pourquoi conserver les justificatifs de note de frais ?
Les justificatifs de note de frais doivent être conservés pour prouver les déclarations faites à l’URSSAF ou à l’administration fiscale.
Pour rappel, cette obligation de conservation est imposée par les articles L123-22 du Code de commerce et L102 B du Livre de procédure fiscale.
Les remboursements de notes de frais sont exonérés de cotisations sociales. Lors d’un contrôle de l’URSSAF, les agents de l’organisme cherchent à déterminer s’il n’y a pas eu d’avantages en nature déguisés. Par principe, les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales. Un remboursement de note de frais indus peut donc être considéré comme une fraude à l’URSSAF. C’est-à-dire, comme une manière d’augmenter la rémunération du salarié sans payer les cotisations sociales afférentes. Les justificatifs de note de frais servent alors à prouver le bien-fondé du remboursement de la dépense engagée.
Du point de vue fiscal, l’entreprise peut récupérer la TVA payée par le collaborateur ayant réalisé une dépense professionnelle. Les justificatifs servent à prouver l’exactitude de la récupération de TVA lors d’un contrôle fiscal. De plus, les dépenses professionnelles des salariés sont considérées comme des charges d’exploitation. Elles peuvent ainsi être déduites du chiffre d’affaires annuel au moment de la déclaration de revenus. Les justificatifs ont alors aussi leur utilité.
Valeur probante, quésaco ?
L’archivage à valeur probante désigne l’acte d’effectuer la copie électronique fiable d’un justificatif papier, et de la sauvegarder de manière pérenne. Celle-ci aura ainsi la même valeur légale que sa contrepartie physique. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, les justificatifs à valeur probante possèdent la même valeur légale que les justificatifs originaux.
Par fiable, il est entendu que le document sera :
- Authentique. C’est-à-dire qu’on doit être en mesure de prouver que le document est bien ce qu’il prétend être. Il s’agit pour cela de « marquer » le document, en lui apposant un horodatage et une signature/un cachet/une empreinte électronique, pouvant attester de la fidélité de celui-ci.
- Intègre. En garantissant un stockage immuable, confidentiel et traçable.
- Intelligible. Le document devra être stocké dans un format standard (par exemple, PDF)
Et côté législation ?
L'article A. 102 B-2 de l’Arrêté du 22 mars 2017 pose les conditions de la numérisation des factures. Pour avoir une valeur probante, les preuves numériques doivent être :
- des copies conformes et inaltérées (numérisées sans traitement et sans perte de qualité)
- enregistrées dans un format standard dit "intelligible" : format PDF ou PDF 1/3 (ISO 19005-3)
- assorties d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique
- horodatées
Les avantages de l’archivage à valeur probante
#1 - Conformité légale
C’est le gros plus de l’archivage à valeur probante ! La dématérialisation des justificatifs de notes de frais vous permet d’éviter tout risque de redressement. Finie la course après les justificatifs, tout est stocké à un seul et même endroit. Plus de stress en cas de contrôle Urssaf, vous avez tout sous la main en seulement quelques clics. Ce système d’archivage vous permet de fiabiliser la conservation des justificatifs et réduit le risque de perte ou la détérioration des fichiers. Vous préservez la valeur légale du justificatif.
#2 - Gain de temps & d’argent
Evidemment, l’archivage à valeur probante est un gain de temps au quotidien pour le service administratif. Vous n’avez plus l’obligation de garder les justificatifs en papier. Terminé le classement des notes de frais dans les grandes armoires pleines de classeurs... Et finies les relances et recherches interminables des justificatifs de vos collaborateurs. Avec la dématérialisation, vous gagnez un temps précieux ! Et qui dit gain de temps dit gain d’argent (on ne vous l’apprend pas).
#3 - Analyse simplifiée et fiabilisée
La dématérialisation des justificatifs de notes de frais se fait à travers un logiciel de gestion des notes de frais. Et ce logiciel va bouleverser votre quotidien (si, si on vous l’assure !). En plus d’être conforme légalement, de gagner du temps et de la place, vous allez faciliter vos analyses. Un logiciel de gestion de notes de frais vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés. Ainsi, vous avez une vision analytique des dépenses fiables, ce qui vous permet de mieux maîtriser vos coûts. Vous pilotez efficacement la gestion des dépenses de vos collaborateurs !
Et concrètement, comment ça se passe ?
Etape 1 : Maxime est allé rendre visite à un de vos clients pour lui faire une démo en direct. Sur ce petit voyage, il a eu divers frais professionnels dont son repas du midi. A 14h, après une pause dej bien méritée, Maxime prend en photo son ticket via son smartphone dans son application myeurecia.
Etape 2 : Grâce à l’OCR (reconnaissance optique des caractères), l’application va traduire les informations du ticket de Maxime en texte : date, montant, devise... Il n’a plus qu’à valider. Tout est renseigné automatiquement, et ça fait gagner beaucoup de temps à Maxime !
Etape 3 : Sébastien, le manager de Maxime, reçoit une notification (sur son téléphone et par mail) pour valider ou refuser la note de frais. Tout ça est réglé en seulement quelques clics !
Etape 4 : C’est tout l’avantage de la valeur probante 
Maxime peut d’ores et déjà jeter son justification papier !! La photo qu’il a prise a exactement la même valeur légale en cas de contrôle.
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