En tant que responsable des Ressources Humaines dans votre entreprise, ou RH externalisée auprès des PME, vous avez besoin de faire un état des lieux de l’existant pour identifier les priorités RH ?
Excellente idée ! Et pour mener à bien ce projet, une solution : l’audit RH. Les résultats de cet audit vont vous permettre d’identifier les actions à mettre en place pour perfectionner vos process, fidéliser vos salariés et vous démarquer de la concurrence.
On vous dit tout sur cet audit dans cet article !
Qu'est-ce qu'un audit RH ?
Un audit RH désigne un ensemble d'outils et de techniques visant à évaluer et à analyser les pratiques et les procédures d'un service de Ressources Humaines. Ce bilan RH permet aux dirigeants et aux responsables RH d'améliorer leurs pratiques et leurs stratégies de gestion de la masse salariale de leurs entreprises.
Quels sont les points abordés lors d'un audit RH ?
Cet outil, l'audit RH permet avant tout aux services des Ressources Humaines d'élaborer un diagnostic de leurs pratiques et de leurs modes de fonctionnement (gestion des procédures paie, suivi des temps de travail, conformité légale, communication interne...). Cette démarche, nommée également audit social vise à identifier plusieurs éléments :
- Les atouts du service RH ;
- Les bonnes pratiques managériales ;
- Les stratégies à moyen et à long terme mises en œuvre ;
- Les risques potentiels de gestion.
Pour chaque audit RH, des données quantitatives (taux d'absentéisme, répartition hommes/femmes, nombres et types de contrat, turn-over...), qualitatives (culture de l'entreprise, modes de communication interne, pratiques managériales...) et légales sont collectées. L'ensemble de ces informations est analysé au regard des obligations d'une entreprise envers ses salariés.
Pourquoi faire un audit RH ?
L'audit RH est un outil à part entière de gestion d'une entreprise. Il permet de formaliser et d'analyser des procédures et des pratiques RH influant la stratégie, les activités et les résultats d'une société.
En tant que responsable d'un service des Ressources Humaines, réaliser un audit social est un excellent moyen d'analyser ses pratiques et d'améliorer ses procédures. Cet outil représente un moyen efficace pour prendre du recul sur sa pratique professionnelle et étudier de manière objective les fonctionnements internes d'une entreprise.
Il est d’ailleurs très utilisé par les consultants RH ou RH à temps partagé lors du démarrage d’une mission chez leurs clients.
Vous accompagnez les entreprises dans la structuration de leurs RH ? Découvrez dans ce guide comment accompagner les PME vers la digitalisation de leur administration du personnel.
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Grâce à l'analyse précise des différentes procédures et pratiques RH, l'entreprise peut :
- définir une stratégie à moyen et à long terme au plus proche de ses besoins ;
- réaliser des économies en matière de gestion de la masse salariale ;
- valoriser davantage ses atouts et se démarquer de la concurrence auprès de futurs salariés.
Trop souvent ignoré des dirigeants d'entreprise, l'audit RH est également un excellent moyen de vérifier la conformité de ses pratiques d'après les lois en matière de gestion des ressources humaines. Surtout lorsque l’entreprise ne dispose pas de service RH dédié.
👉 Lire à ce sujet : Quand recruter un profil RH pour ma PME ?
Est-il obligatoire de faire un audit RH ?
Procéder au diagnostic de ses pratiques RH n'est pas obligatoire pour une entreprise. Il est cependant vivement conseillé à toutes les sociétés, quelque soit leurs tailles, de réaliser un audit social à minima tous les cinq ans. Cette démarche d'analyse et d'évaluation témoigne d'une volonté de la part du service RH d'améliorer ses pratiques de gestion de la masse salariale.
L’audit RH représente de nombreux avantages servant les intérêts socio-économiques et stratégiques d'une entreprise. Notre conseil ? Sollicitez les services d'un consultant spécialisé pour réaliser l'audit social de votre service RH. Extérieur aux enjeux de l'entreprise, ce professionnel saura valoriser vos bonnes pratiques RH et vous aidera à améliorer vos procédures et vos modes de fonctionnement, en toute transparence et neutralité.
6 étapes pour réaliser votre diagnostic RH
Vous décidez de vous lancer dans la réalisation du diagnostic RH de votre entreprise ? Voici les six étapes-clés par lesquelles vous devez passer.
Cadrer le projet avec la Direction
Dans un premier temps, planifiez un rendez-vous avec la Direction (le PDG et le Top Management). L’idée est de bien comprendre la situation de l’entreprise, ses objectifs stratégiques, et les points de douleur qu’elle rencontre à cet instant.
Ce rendez-vous peut également être l’occasion de définir précisément les objectifs du diagnostic RH que vous allez mener, pour cibler les éléments sur lesquels vous devrez particulièrement vous pencher.
Analyser les métriques-clés de performance RH liées à votre situation
Taux de turn-over, d’absentéisme, d’engagement collaborateur, de projets qui ne sont pas menés à bout ou sont en retard…
Veillez à récolter tous les KPI pertinents issus de vos tableaux de bord qui peuvent témoigner de dysfonctionnements RH divers et variés. Regroupez ces métriques-clés dans un même document.
📊 Pour suivre ces indicateurs clés de performance RH, découvrez notre modèle Excel de tableau de bord RH :
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Lancer des enquêtes internes
La base d’un diagnostic RH solide est de sonder vos collaborateurs et managers sur les soucis rencontrés d’un point de vue Ressources Humaines dans l’entreprise. Commencez par déterminer les questions à poser dans votre enquête concernant les points négatifs rencontrés dans l’entreprise.
Vous pouvez par exemple songer à demander :
- Comment les collaborateurs perçoivent la culture de l’entreprise
- Comment ils notent le climat social de l’organisation
- À quel point il est facile de poser des congés dans l’entreprise, de demander un entretien individuel, ou de communiquer avec les managers
- S’ils se sentent reconnus et récompensés dans leur travail…
Veiller à demander des réponses à ces questions sous forme de notation (sur 5 ou sur 10) pour pouvoir tirer des résultats quantitatifs de votre diagnostic RH. Vous pouvez également inclure un champ libre à votre questionnaire, pour récolter des verbatims qui illustrent les réponses données par les collaborateurs.
Enfin, faites en sorte que ces questionnaires soient anonymes, pour mettre les répondants à l’aise et libérer réellement la parole sur des sujets qui peuvent être épineux.
💡 Inspirez-vous de notre modèle de questionnaire QVCT à télécharger :
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Mener des entretiens individuels et/ou collectifs
Pour récolter des données qualitatives, vous aurez également besoin de mener des entretiens collectifs ou individuels avec plusieurs parties prenantes de l’entreprise.
Il peut s’agir d’entretiens avec des personnes représentatives du souci que vous rencontrez : par exemple, des collaborateurs et des managers qui ont vécu des conflits, ou encore des collaborateurs particulièrement désengagés.
Attention à bien préparer ces entretiens, en faisant preuve de bienveillance envers les personnes interrogées. Rassurez-les également sur le fait que ces entretiens n’auront pas d’impact sur leur carrière dans l’entreprise, mais qu’ils vous aideront à créer un environnement de travail plus sain et plus productif.
Analyser vos données et en tirer des actions concrètes
C’est l’étape la plus longue de votre diagnostic RH : vous devez désormais compiler et analyser les données que vous avez récoltées.
Faites un état des lieux de chacune des pratiques RH que vous avez étudiées à travers votre enquête, vos entretiens et vos métriques-clés.
Puis, à chaque souci relevé, trouvez une solution potentielle adaptée. Par exemple, si votre culture d’entreprise ne semble pas bien assimilée par vos collaborateurs, proposez de travailler sur des ateliers de design thinking avec eux sur une refonte de cette culture. Autre exemple : si vos collaborateurs signalent des soucis en termes managériaux (manque d’accompagnement, de reconnaissance…), proposez des actions de formation spécifiquement dédiées aux managers.
Faire la synthèse des éléments analysés
Dernière étape : il est temps de synthétiser votre diagnostic RH dans un document bien structuré et aisément lisible.
La structure idéale d’un diagnostic RH est généralement la suivante :
- Une description de la situation actuelle. Incluez à la fois des chiffres (qui parlent bien à la Direction) et des verbatims de personnes interviewées (qui donnent un aperçu du climat social ou de la culture de l’entreprise).
- Des recommandations d’actions RH à mener, à classer en différentes catégories (rémunération,recrutement, formation, gestion administrative RH…).
- Un planning potentiel des actions. Priorisez les différentes actions en fonction de la valeur ajoutée plus ou moins rapide que peut en tirer l’entreprise.
Un audit RH peut également mettre en évidence le temps perdu sur la gestion administrative de votre entreprise, des défaillances sur vos obligations légales. Sachez qu’en digitalisant vos processus RH vous gagnez du temps dans votre quotidien et assurez votre conformité légale.
Pour en savoir plus, découvrez dans ce guide, les avantages de la digitalisation RH :
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